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最終更新日

20220711

「電子帳簿保存法」改正の基本とは?対応策をわかりやすく解説

#HRテック

2022年に改正された電子帳簿保存法。経理や会計の現場実務ではどのように対処すればいいでしょうか?この記事では、電子帳簿保存法に関する概要および2022年の改正内容、経理や会計部門にとっての対応策を解説していきます。

2022年に改正された電子帳簿保存法。経理や会計の現場実務ではどのように対処すればいいでしょうか?

この記事では、電子帳簿保存法に関する概要および2022年の改正内容、経理や会計部門にとっての対応策を解説していきます。

電子帳簿保存法とはどのような法律か?

「電子帳簿保存法」改正の基本とは?対応策をわかりやすく解説

電子帳簿保存法(電帳法)とは、法人税法や所得税法などの国税に関する帳簿や書類を電子データで保存する際のルールを定める法律です。

電子帳簿保存法では、対象となる帳簿や書類について以下の3区分が定められています。

1.電子帳簿等保存
2.スキャナ保存
3.電子取引

電子帳簿保存法は1998年(平成10年)の施行以来、ITの発展と共に改正が繰り返されています。

参考:「電子帳簿保存法の概要」国税庁HP https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/02.htm

2022年改正では具体的に何がどのように変わったか?

「電子帳簿保存法」改正の基本とは?対応策をわかりやすく解説

電子帳簿保存法は2022年(令和4年)に改正され、保存方法に関する条件が大幅に緩和されました。

今回改正された目的は、主に経理業務のペーパーレス化を目指すものです。

主な改正内容としては、以下の通りです。

・税務署長の事前承認制度が廃止
・タイムスタンプ要件が緩和
・検索機能要件が緩和
・適正事務処理要件が廃止
・過少申告加算税の軽減措置が整備
・電子取引の電子データ保存の義務化
・2年間の猶予

参考:「令和3年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しについて」国税庁HP
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/12.htm

税務署長の事前承認制度が廃止

これまで、電子的に作成した国税関係帳簿を電子保存するためには事前に税務署長の事前承認が必要でした。

2022年の改正では、こうした事前承認が不要となりました。この改正では事業者の事務負担を軽減を目的としています。

タイムスタンプ要件が緩和

タイムスタンプとは、電子化した書類に日時を記載して原本であることを証明するものです。

2022年の改正で、タイムスタンプ要件が緩和されました。具体的な緩和内容としては、以下の通りです。

・タイムスタンプの付与期間が最長約2か月と概ね7営業日以内にスタンプを付与すればよくなった
・スキャナ保存の場合、国税関係書類への自署が不要になった
・クラウドシステム等、タイムスタンプに変わる電磁記録の保存が証明できる場合はタイムスタンプが不要になった

検索機能要件が緩和

検索機能要件について、「取引日付」「取引先」「取引先」に限定されました。

適正事務処理要件が廃止

2022年の改正では、適正事務処理要件が廃止されています。適正事務処理要件とは、相互けん制、定期的な検査、再発防止策の社内規程整備等です。

不正を防止するために導入されましたが、事務処理が煩雑になるとして、2022年の改正では廃止になりました。

過少申告加算税の軽減措置が整備

2022年の改正では、所得税や消費税等の国税において過少申告加算税の軽減措置が整備されました。

優良な電子帳簿には過少申告加算税が適用され、5%の軽減措置が受けられます。

優良な電子帳簿とは、以下の表の通り定義されています。

例を挙げると、記録事項の訂正・削除を行った場合には、その旨を確認できるシステム(会計クラウドシステムなど)を使用することなどが挙げられます。

優良な電子帳簿保存の要件
優良な電子帳簿保存の要件(国税庁HPより)

電子取引による電子データ保存の義務化

2022年の改正で、電子取引は電子データで保存することが義務化されました。

2022年1月1日から2023年12月31日までの2年間は猶予期間に位置づけられており、2024年までに電子データ保存の義務化に対応する必要があります。

経理や会計部門はどのように対応したらいいのか?

「電子帳簿保存法」改正の基本とは?対応策をわかりやすく解説

電子帳簿保存法の対策にあたって、経理や会計部門ではどのように対応すればいいでしょうか?

電子取引を保存する場合には「真実性の要件」および「可視性の要件」に対応することを意識しましょう。

真実性の要件

真実性の要件とは、電子データが正しいことを証明するための要件です。

真実性の要件を満たすためには、具体的には以下のような施策が有効とされています。

・タイムスタンプを付す
・システムで取引情報の授受および保存を行う
・訂正・削除に関する事務処理規程を定める

こういった要件を満たすことで電子データが正しいこと、あるいは訂正・削除された場合その内容を証明できる業務フローになっていることが必要です。

可視性の要件

可視性の要件とは、電子データをしっかり確認できること、あるいは検索できるといった条件です。

可視性の要件を満たすには、以下の条件を備える必要があります。

・保存場所に操作マニュアルを備え付ける
・電子計算機処理システムの概要書を備え付けること
・検索機能を確保する

こういった条件を満たすことで、どんなユーザーでも電子データを正しく取り扱えるようになります。

電子帳簿保存法改正で想定されるトラブルとその対応策

「電子帳簿保存法」改正の基本とは?対応策をわかりやすく解説

2022年の改正では、電子取引による電子データ保存が義務付けられたとともに、2024年まで2年間の猶予期間が設けられました。

保存義務は2024年1月から適用されるなので、早めに対策を準備しておくといいでしょう。

社内規定等を設ける

電子帳簿保存法改正に対応するために、社内規定等を設けることが必要です。

具体的な施策として、次のようなものが挙げられます。

・社内の電子帳簿を保存する際の規程を準備する
・経費精算システムの処理フローを確立する
・社内の情報ガバナンスを徹底する

こういった規定を設けることで、社内の情報ガバナンスが徹底していることを証明できるでしょう。

各種規程等のサンプルについては、国税庁のHPから入手できます。

参考資料(各種規程等のサンプル)|国税庁HP
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm

インボイス制度

電子帳簿法改正は2023年10月から適用されるインボイス制度にも関連します。

インボイス制度(適格請求書保存方式)とは、消費税の仕入税額控除の方式の一種で、複数の税率に対応するための制度です。

請求書や領収書といった帳簿を電子データで保存しておくことで、インボイス制度にも対応できます。

電子帳簿法改正への対応はインボイス制度への対応にも繋がるのです。

電子帳簿保存法改正に対応している経理・会計向けのおすすめツールは?

「電子帳簿保存法」改正の基本とは?対応策をわかりやすく解説

電子帳簿保存法の改正に対応するためには、クラウドやSaaSを活用した会計ソフトがおすすめです。

代表的な会計ツールとして、以下が挙げられます。

・クラウド会計ソフト freee
・マネーフォワード クラウド
・勘定奉行クラウド
・弥生会計 オンライン
・PCA会計クラウド

これらのツールを活用することにより、電子帳簿と関連する書類データを簡単に紐づけることができます。

それぞれのサービス内容について、詳しく見ていきましょう。

クラウド会計ソフト freee

外部リンク:クラウド会計ソフト freee

クラウド会計ソフト freeeは電子帳簿改正法に完全対応したクラウド会計ソフトです。

・紙のスキャンは撮影して保存
・電子取引は電子データのまま保存
・会計帳簿は電子のまま保存

こうした機能で電子帳簿保存法改正の要件を満たせるのです。

紙の請求書はスマホアプリで撮影するだけですので、時間をかけずにペーパーレス化に対応できます。

マネーフォワード クラウド

外部リンク:マネーフォワードクラウド

マネーフォワードクラウドはバックオフィスの様々なデータを連携して業務上の自動化を実現します。

電子取引データを自動で書類保存することで、電子帳簿法改正に対応します。

さらに、スキャン後に検索要件に必要な情報を自動でデータ化してくれるため、事務処理の負担を大幅に軽減できます。

勘定奉行クラウド

外部リンク:勘定奉行クラウド

勘定奉行クラウドは経理DXによって業務精度・生産性向上を実現する会計ソフトです。

経理業務に最も影響がある「請求書・領収書」を電子データで保存することで、電子帳簿法改正に対応します。

弥生会計オンライン

外部リンク:弥生会計オンライン

弥生会計オンラインは会計業務に必要な機能をシンプルに織り込んだ会計ソフトです。

証憑管理サービスでは、請求書・納品書・見積書といった証票をクラウド上で保存・管理します。

PCA会計クラウド

外部リンク:PCA会計クラウド

PCA会計クラウドはインターネット経由で基幹業務ソフトを利用できるサービスです。

国税関係帳簿書類を電子保存することで、電子帳簿改正法に対応します。

まとめ

電子帳簿改正法は電子帳簿や書類を保存する際に定められるルールです。電子帳簿や書類を電子データで管理することにより、ペーパーレス化や経理業務効率化に繋がるというメリットがあります。

また、2024年に向けて電子データ保存が義務化となるため、企業は電子帳簿保存への対策を考えなければなりません。

ペーパーレス化によって経理の業務効率化を実現することが電子帳簿保存法の主な目的です。

紙の帳簿から電子帳簿に保存する場合、移行手続きが煩雑になるかもしれません。それでも、電子保存を行うことで将来的な経理事務負担を軽くすることを目指すべきでしょう。

電子帳簿保存法の対策を理解して、正しく電子帳簿および書類を管理しましょう。

執筆者プロフィール

岩橋慧(いわはし さとる)
慶應義塾大学商学部卒業後、一部上場企業の経理部門に従事。決算管理、残高管理などを担当する。フリーライターに転身後、経理実務経験や会計知識を活かしたSEOライティングに従事。主にオウンドメディアの記事制作に携わる。

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