【人事・労務担当者必見】社員情報の管理における6つの課題と対策

2021年7月27日更新

企業における従業員情報の管理は項目が多く、集計や入力など業務を行う人事や労務部門の負担は非常に大きくなります。また、これらの業務が効率的におこなわれていないために、多くのムダが発生していることも少なくありません。

その大きな要因は、従業員情報が一元管理できていないことによるものです。

そこでこうした課題を解決するためにはクラウド人事・労務ソフトの導入がおすすめです。この記事では、社員情報管理における課題と対策について解説します。

社員情報の管理における6つの課題

人事・労務に関わる業務では、法改正・制度改正の情報を常に把握し、従業員が不利益を被らないよう細かな配慮が必要です。

しかしながら、これらの業務が膨大であるにもかかわらず、慢性的な人手不足で業務改善が後回しになっている企業は少なくありません。また、長年にわたり生産性向上について議論されてはいるものの、実現には至らずさまざまな課題を抱えています。その代表的なものが次の６つです。

課題1：紙の記入・入力作業が多い

人事や労務部門において従業員の情報収集は、あらゆる業務の出発地点となりますが、そのスタートは紙でおこなわれていることが少なくありません。このため、たとえ給与計算や勤怠管理などの業務がシステム化されていてもこの情報を入力する必要があります。

このように、人事・労務に関わる業務は情報収集の方法がアナログであるため、以降の業務までアナログ処理が必要になってしまっています。

課題2：従業員の負荷が大きく提出に時間がかかる

年末調整をはじめとした申告書類の作成は面倒な作業やチェックが多く、従業員自身が記入をおこなうと負担が大きく提出にも時間がかかります。

また、配付と回収は人事や労務部門にとっても繁忙期で負担が大きいばかりか、記入ミスや印鑑漏れなどの間違いがあれば修正依頼や差し戻しをしなければなりません。

課題3：情報がバラバラになってしまっている

従業員に関する情報がバラバラに管理され、一元管理できていないことも人事や労務部門の業務の負担を重くする課題のひとつです。企業によっては社員情報を含むシステムが、部署や用途ごとに管理されていることも少なくありません。このため、採用計画や人材配置、決定組織の状態把握などの際には重複したデータの確認、および正否の確認、さらにはデータ集計、手動更新などの手間が発生してしまいます。

課題4：業務が属人化してしまっている

属人化とは特定の人が特定の業務を担当し、その人しか業務内容を把握できていないことをいいます。特に人事や労務部門においては業務内容が多岐にわたり、頻度も難易度もことなることから、属人化が起こりやすい傾向があります。

こうした状態が常態化していると、業務内容を客観的に把握できなくなり、人手不足にもかかわらず過剰に人材を投下してしまったり、引き継ぎができなくなるだけでなく、メンバー間で不公平感が漂うことにもなりかねません。

課題5：採用・配置・育成・評価に時間が割けない

人事や労務部門は、自社の価値を高めるために採用・配置・育成・評価などを通じて将来に向けた戦略を練らなければなりません。しかしながら、目の前のタスクに忙殺され、これらの業務に時間を割けない企業も多くみられます。

課題6：人的ミスや行政監査リスクがある

いまだアナログ処理の多い人事や労務部門の業務は、どうしても書類紛失などをはじめとした人的ミスが起こりやすくなります。

また、企業に対しては経営活動の正確性と妥当性を判断するために公認会計士あるいは監査法人によって「外部監査」「監査役監査」「内部監査」などがおこなわれます。しかし業務量が膨大なことから、経営管理体制の不備を指摘され改善を勧告される恐れもあります。

社員情報の管理を自動化するならクラウド人事・労務ソフトがおすすめ

人事や労務部門におけるさまざまな課題を解決し、これまで紙やExcelでおこなっていた人事や労務部門の業務を自動化することで、効率アップを図るにはクラウド型の人事・労務ソフトの導入がおすすめです。これらは一般的に労務管理システムとも呼ばれ、従業員の勤務状況や就業に則り書類を自動で作成できるほか、通常情報は一度入力すれば完了するため、その都度書類を作成する必要もなくなります。

クラウド人事・労務ソフトの主な機能

クラウド人事・労務ソフトは、人事・労務部門の業務に幅広く対応するためその機能も多彩です。

従業員情報の管理機能

マイナンバー情報や、扶養家族など、従業員情報をシステムで一括管理することができます。

各種申告書類の作成機能

年末調整に必要な給与支払報告書や源泉徴収票、所得税徴収高計算書など各種各種申告書類の作成及び電子申請が可能です。

就業規則の管理機能

従業員の増減、会社形態の変更などによる就業規則を決定・修正をシステム上でおこなうことができます。

福利厚生の管理機能

従業員満足度の向上のため、従業員が働きやすい福利厚生への変更もシステム上で可能です。

入・退社の手続き機能

入・退社時に必要な情報収集のほか、社会保険や雇用保険の資格取得書類の作成及び手続きをおこないます。

クラウド人事・労務ソフトの導入メリット

クラウド人事・労務ソフトは、人事や労務部門の業務を幅広くカバーできるため、多くのメリットがあります。

書類作成のスピードアップ

労務関連の書類作成では、扶養家族有無やマイナンバー情報、控除申告など、個々の従業員から情報提供が必要なケースが多く、これが業務量を増大させる一因です。そこでクラウド人事・労務ソフトでは従業員自らが入力が可能になっています。これにより、業務の大幅な効率化が可能です。

また、電子申請に対応することで書類の提出のスピードも大幅に向上できます。

法改正への迅速な対応

労働関係の法改正にはシステムのアップデートで迅速に対応することができます。特に近年は働き方改革の推進などにより労働関係の法改正が相次いでいるため、これらへの素早い対応は人事や労務部門の負担を大幅に軽減します。

社内基幹システムとの連携

クラウド人事・労務ソフトは社内の基幹システムとの連携することにより、さらなる業務効率化を可能にします。基幹システムとなるのは勤怠管理システムは給与計算システムなどで、これらと連携すれば勤怠管理から給与計算までも一括して自動化することも可能です。

またこのほかにも有給管理システムやシフト管理システムなどと連携すれば、人事や労務部門における業務の一元的な処理も実現します。

社員情報の管理における課題解決ならSmartHR

ここまでのようにクラウド人事・労務ソフトは人事や労務部門の課題を解決し、さまざまなメリットをもたらしますが、導入にあたってはどのようなものを検討すればよいのでしょうか。

そこで、おすすめなのがSmartHRです。

SmartHRは労務管理クラウドとして３年連続シェアNo.1を誇り、クラウド型人事労務システムの満足度もNo.1です。さらに2015年の正式公開以降登録社数は40,000社以上に達し、このうち99％以上が継続利用を続けています。

もちろんSmartHRなら、人事情報を簡単に収集することができ、社会保険等の書類は自動で作成することが可能です。また、オンラインでシームレスな各種申請や、従業員情報のデータベース化にも対応しています。

さらに採用管理、勤怠管理、評価管理など、さまざまなサービスとの連携することができ、多様化するニーズに対応するため、外部サービスとの連携強化も継続中です。

このように社員情報の管理の課題解決に最適なSmartHRについてより詳しく知りたい方は、ぜひこちらから資料のダウンロードをおすすめします。