オンライン商談ツールの機能・メリット、使いこなすコツについて

2020年11月11日更新

従来、営業といえば顧客を訪問し、対面で商談を行うのが一般的な方法でした。しかしながら近年では訪問件数の伸び悩みの解消やリードタイム短縮を目的に、オンライン商談が普及しつつあります。

そこでこの記事ではオンライン商談とはどんなものなのかをはじめとして、オンライン商談に用いられるツールの機能やメリット、利用の際のコツなどについて解説します。

オンライン商談とは

オンライン商談はWeb会議システムなど、オンライン上のコミュニケーションツールを使用して商談を行うことです。デバイスにはパソコンやスマートフォン・タブレット端末などが活用され、顧客とのやりとりはオンライン上で完結することができ、社内にいながらにして、遠方の顧客などとも対面さながらに商談を進めることができます。

オンライン商談ツールの主な機能

オンライン商談に利用するツールの多くは顧客側に限っていえば接続のための事前準備などは不要です。このため、Webブラウザを利用できる環境さえあれば問題ありません。また主に次のような機能を持っています。

ビジュアルコミュニケーション

オンライン商談ツールはデバイスに内臓されるなどしたカメラの映像を双方向でライブ配信することができ、遠隔地でも画面を通して商談を行えます。音声通話に関しては、別途電話を利用する場合もあります。

接続コードによる招待

顧客は任意の接続コードをWebブラウザに入力することで、商談をはじめることができます。原則顧客側では、別途専用のアプリケーションなどを必要としないツールが一般的です。

資料の共有

商談に用いる各種資料はデータとしてアップロードあるいはダウンロードが可能です。利用できるのはPDFやWord、Excel、PowerPointなどのデータで、顧客と共有することができます。

画面の共有

顧客には操作中のPC等のデスクトップ画面をみせることができます。提案する商材がサービスやソフトウェアなら、直接操作し、説明を加えながらデモンストレーションを行うことも可能です。

商談の記録

商談中の映像や音声、デスクトップ画面などはそれぞれ記録が可能です。また双方で書き込みできるメモやテキストでのやりとりするチャットなども提供されるため、音声以外の内容の伝達や議事録としての活用することもできます。

商談の支援

発信者側の画面には、事前に用意した商談における営業用の台本となるトークスクリプトを表示させることも可能です。また、商談相手となるユーザーごとの利用制限や利用率および利用時間の確認機能も備えています。

オンライン商談ツール導入のメリット

オンライン商談ツールの導入は、営業担当者、ならびに企業に対してもさまざまなメリットをもたらします。

遠方の企業も顧客対象になる

オンライン商談は場所を選ばないため、訪問営業では顧客対象にするのが難しかった遠方の企業とも商談が可能です。このため各地に出張したり営業拠点を設置しなくても、全国、あるいは海外への営業活動が実現します。

顧客とのアポイントの増加

訪問先への移動の必要がないオンライン商談なら、移動時間が削減されることによって顧客との商談のアポイントの増加に結びつけることができます。また、見込み度合いの強い顧客に対して集中的にアプローチできるため、成約率の向上も期待できます。

さらに、従来移動に要していた時間は、商談の事前準備や提案内容の充実化に割くこともできることから、業務の効率化や生産性の向上にも有効です。

移動コストの削減

訪問営業の場合、商談には移動時間だけでなく移動コストの負担も大きくなりますが、オンライン商談なら、移動に伴う交通費や出張に伴う宿泊費などが発生することはありません。

また、受注確度の低い商談であっても、移動コストだけが嵩むといったリスクを回避することができます。

ペーパーレス化によるコスト削減

商談相手とデータによる資料の共有が可能なオンライン商談はツールを活用すれば、ペーパーレス化が実現します。

会議や打ち合わせ同様、これまでの訪問営業による商談では紙媒体の資料が用いられるのが一般的でした。この場合資料は印刷し、商談相手に事前に送付したり持参しなければなりません。

一方、オンライン商談ツールなら、各種データを作成しておくことで資料の事前準備は完了です。

また、ペーパーレス化はコスト面で有利なだけではなく、資料の紛失防止にも役立ちます。特にオンライン商談ツールの場合、その多くはセキュリティが確保されているため、資料のデータ化は情報漏えい対策の一環としても有効です。

オンライン商談ツールを使いこなすコツ

オンライン商談ツールを使いこなすためには特有のコツがあります。それらを抑えておくことにより、オンライン商談をより成功に導きやすくなります。

オンライン商談専用のスペースを設ける

オンライン商談ツールではあらゆるロケーションが商談の場となります。しかしながら、選択する環境によっては電話や会話といった周囲の雑音が気になり、商談に集中できないことも少なくありません。そこで、オンライン商談であっても、商談に集中できるスペースを用意しておくことでオンライン商談ツールの導入がスムーズになります。

オンライン商談用のスペースとしては、使用頻度の低い会議室などが適していますが、オフィスの空きスペースを活用するなどして、個室ブースを設けてもよいでしょう。

シーンに合わせたトークスクリプトを準備する

オンライン商談では、営業用のトークスクリプトだけでなく、顧客に対してシーンに合わせたトークスクリプトも準備しておく必要があります。これは、利用方法がわからない場合、顧客がオンライン商談ツールを利用することにストレスを抱く懸念があるためです。

実際にトークスクリプトを準備するのは、顧客がオンライン商談ツールへの接続時をはじめとして、事前アポイントやヒアリング、クロージングといったシーンが想定されます。

オンライン商談ツールではトークスクリプトを用意することにより、商談の質をより向上させることが期待できます。

商談先と事前にアジェンダを共有する

オンライン商談では回線のタイムラグなどによってクライアントの微妙な雰囲気の変化などが読み取りにくく、コミュニケーションの食い違いが起きやすいことは否めません。

このため、事前にアジェンダを共有し、互いに商談の目的と流れを整理しておく必要があります。これにより、オンラインでも効率的な商談が可能になります。

共有する資料をわかりやすく作成する

顧客と共有する資料は事前に作成してアップロードしておく必要がありますが、これらは見やすくわかりやすいものでなくてはなりません。また、資料は商談の流れに沿うような内容で作成することも心がけます。

オンライン商談についてのまとめ

・オンライン商談はWeb会議システムなど、オンライン上のコミュニケーションツールを使用して商談を行うことです。

・オンライン商談ツールの主な機能には、ビジュアルコミュニケーション、接続コードによる招待、資料・画面の共有、商談の記録・支援といったものがあります。

・オンライン商談ツール導入のメリットは遠方の企業も顧客対象になること、顧客とのアポイントの増加、移動コストの削減、ペーパーレス化によるコスト削減などです。

・オンライン商談ツールを使いこなすにはオンライン商談専用のスペースを設けること、シーンに合わせたトークスクリプトを準備すること、商談先と事前にアジェンダを共有すること、共有する資料をわかりやすく作成することなどが挙げられます。