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最終更新日

20200623

労務管理システムを導入するメリット、代表的なシステムも紹介

#HRテック

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この記事では労務管理システムについて解説します。

近年、働き方改革による変化や労務コンプライアンスの注目で、労務管理の重要度が増しています。

以前は手作業で行っていた労務管理の作業も、労務管理システムを用いることにより大幅な効率化が可能です。

ここでは、そんな労務管理システムの内容やメリット、代表的な労務管理システムを紹介していきます。

労務管理システムとは

労務管理システムとは、従業員の「労働時間の管理」「社会保険」「労働保険」「年末調整」など、労務に関する作業を自動化し管理するシステムです。

システム上で書類を作成することや電子申請ができるほか、各項目を一元管理することが可能です。労務管理システムを活用することにより、作業効率を高めることや不正防止にも役立ちます。また企業として労働者に対しての労務コンプライアンスを守るためにも活用されています。

労働管理システムを使うことで、手作業で行う書類の作成や関係各所に提出する書類作成などを効率的に行うことが可能になり、労務作業の大幅なスピードアップができるようになります。

労務管理システムのメリット

ここでは労務管理システムを使うメリットを各項目別に解説していきます。

作業効率化

労務管理システムを導入する一番のメリットとも言えるのが、作業効率化です。

労務に関する資料を全てデータで管理するので、書類作成の時間や書類を探す手間などが大幅に軽減できます。

手作業の場合は、書類を配布しそれを回収するので、提出されるまでの時間もかかりますが、労務管理システムは全てデータ入力です。そのため、労務管理をする人の効率化ばかりではなく、従業員側もデータ入力だけで済むというメリットがあります。

管理する側は、提出や進捗状況を一元管理できるので、提出の催促なども必要がなく、やり取りがスムーズです。特に、従業員が多い企業や、拠点数が多い企業などは、大幅に作業の効率化が可能になるでしょう。

法令遵守

近年特に、フレックスタイムの導入やテレワークなど、働き方が多様化している現状があります。

その中で残業時間の管理や有給休暇の取得管理など、従業員に対する労務コンプライアンスが注目を浴びている現状があります。

社会的な注目もあり勤怠管理はますます重要になっており、企業として従業員の勤怠状況をしっかりと管理しておくことが重要です。

労務管理システムは、従業員の出勤や残業の状況も管理でき、勤怠状況が法令厳守されているかの一元管理が可能です。

また、残業などを含めた給与管理もできるので、正確に従業員対して給与が支払われているかを確認することもできます。

不正防止

労務管理システムを使うことは、勤怠の不正防止や間違いの防止にもつながります。

紙ベースのタイムカードは、成りすましや打刻忘れなどにおける不正のリスクがあります。また、従業員側の不正だけではなく、企業側の改ざんなどの不正が起きる可能性があります。

タイムカードではなく、ICカードでの入退出やパソコンへのログイン、生体認証などを用いて管理し、そのデータを労務管理システムと連携することでこれらの不正を回避することが可能です。

労務管理システムを選ぶ際のポイント

労務管理システムは、様々な会社からリリースされており、それぞれで特色や特徴があります。

また、既存のサービスを使うのではなく、一から労務管理システムを構築する方法もありますが、コストが膨大に掛かることや導入までの期間が長くなるなどのハードルがあります。

労務管理システムにはクラウド型とインストール型があり、一般的にはクラウド型が多く使われています。

クラウド型は機能が充実していることやサーバー上で動作するため、管理する側も従業員側も使い勝手が良く、バージョンアップや税金、各種保険料などの変更も自動で行われるという利点があります。

選ぶ際のポイントとして、上記の内容で対応可能な業務・帳票の範囲が自社の規模に合うシステムを選ぶことや、従業員の入力項目、関係する他のシステムとの連携を考慮して選ぶことが大切です。

代表的な労務管理システム

労務管理システムは様々な会社がリリースしており、それぞれで特徴などに違いがあります。
ここでは代表的な労務管理システムを紹介していきます。

SmartHR

SmartHRは、多くのシェアを持つクラウド型の労務管理システムです。労務管理に必要な基本項目は全て網羅されています。

特徴として、雇用契約や入社手続きなどをすべてシステム上で完結することが可能になっている機能があり、アルバイトやパート、派遣社員などを多く雇用する企業は、特に効率化が図れるでしょう。

様々な外部サービスとの連携も充実しており、現在使っている他のシステムのデータをそのまま活用できるメリットもあります。(詳しくはこちら

ジョブカン

ジョブカンは勤怠管理が充実したクラウド型の労務管理システムです。

特徴として、必要な機能だけを組み合わせて利用することが可能になっているので、コストを抑えて運用できるメリットがあります。

シンプルなUIと操作が簡単ということもあり、専任のシステム管理者がいない、中・小規模の企業には多くのシェアがあるサービスです。

また、無料サポートが充実しており、電話やメール、チャットで受け付けてくれます。

freee

freeeは労務管理に関する全ての作業を、できるだけ簡単に行えるようにというコンセプトで作られたクラウド型の労務管理システムです。

給与計算から勤怠管理、年末調整まで、ほぼ全ての労務管理作業が一元化して管理可能になっています。

特徴として、使える機能や従業員の規模でプランがあるので、自社の規模に合わせて選ぶことが可能です。

一定期間無料のおためしも可能になっているので、どの労務管理システムにすれば良いのかわからない場合は、一度試してみるのも良いでしょう。

jinjer労務

jinjer労務は、基本的な労務管理を効率化できるクラウド型の労務管理システムです。

登録する従業員1人あたり月額300円という、安いランニングコストが特徴になります。

現在、労務管理を手書きで行っていて、初めて労務管理システムを導入する場合には、コストが安いこともありおすすめです。

サイレコ

サイレコは労務管理から、人事に関わる管理までをシステム上で行えるクラウド型の労務管理システムです。

労務管理の自動化・定型化からタレントマネジメント、組織マネジメントまで人に関わる業務が幅広く網羅されています。

様々なデータをレポート抽出して、分析を行うことができることや、様々な条件にてアラート設定することも可能になっています。

また、各種データはインポート・エクスポートが可能になっているので、外部システムとの連携や資料作成なども行うことが可能です。

従業員管理は自社に合わせて項目を自由に設定することが可能になっているので、人事評価などにも活用することができます。他にも様々な項目を細かくカスタマイズして運用できる労務管理システムです。

まとめ

・労務管理システムとは、従業員の「労働時間の管理」「社会保険」「労働保険」「年末調整」など、労務に関する作業を自動化し管理するシステムです。

・労務管理システムを使うことにより、「作業の効率化」「法令の遵守」「不正防止」ができるというメリットがあります。

・労務管理システムを選ぶ際には、自社の規模や他のシステムとの連携、従業員の入力項目などを考慮することがポイントです。

・労務管理システムには、インストール型とクラウド型があり、クラウド型の労務管理システムが一般的です。

・代表的な労務管理システムには、「SmartHR」「ジョブカン」「freee」「jinjer労務」「サイレコ」があります。

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