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最終更新日

20210915

時間外手当の基礎知識|例外や計算方法、おすすめの給与計算ソフト

#HRテック

この記事では、時間外手当の基礎知識について解説します。
政府が推進する働き方改革や労働者側の意識変化もあり、働き方の多様化が進んでいます。
その中で2019年4月の法改正で、法定労働時間や時間外手当について企業側に求められる内容も変更され厳格化されました。
その影響で、残業手当、休日労働、深夜労働、未払い残業代など、会社の就業規則などの見直しが必要となる場面も増えています。
また、時間外手当の計算は、条件によって仕組みや計算方法が複雑なため注意が必要です。

ここでは、時間外手当についての基礎知識や内容と共に、例外と計算方法、おすすめの給与計算ソフトを紹介していきます。

時間外手当に関する基礎知識

ここでは時間外手当に関する基礎知識とその元となる時間外労働に関して紹介します。

時間外手当とは?

働き方の多様化によって、多くの企業で労働問題が発生しています。

時間外手当とは、労働基準法第36条の法律で定められた法定労働時間を超えて労働した際に生じる割増賃金のことです。
労働基準法では、1日8時間、週40時間の法廷労働時間が定義とされています。それ以上の労働は、法定時間外労働の扱いとなります。

一部の業種や事業規模などによって例外もありますが、原則として法廷労働時間を越えた労働をさせてはならないことになっています。
法廷労働時間を越えて労働させる場合には、労使協定でその旨を締結し双方の同意が必要です。また、書面による労使協定を締結し、それを労働基準監督署へ届け出なければなりません。

時間外手当は法定労働時間を越えて労働をおこなった場合に、使用者が労働者に支払う賃金で通常賃金の25%以上を上乗せして賃金を支給しなければいけません。これを守らなければ違法となるので注意が必要です。

時間外労働の上限規制とは?

労働者と雇用者側で、時間外労働に関する協定を締結しても時間外労働には上限があり、このことを「時間外労働の上限規制」といい、企業側が法定時間を越えて労働させる場合に必要な時間外労働協定のことを「36(サブロク)協定」といいます。
労働基準法第36条に記されていることから36協定と呼ばれ、締結すると時間外労働が可能になります。ただし、企業と労働者の間で36協定を結んでも時間外労働には上限が定められており、この時間を越えて労働することはできません。
時間外労働の上限は月45時間、年間360時間までです。

例外として特別な事情があれば、年720時間以内、複数月(2~6カ月)の平均80時間以内、月100時間未満の時間外労働は可能になっていますが、例外内容に関しては業種や業務により細かく定められているので注意が必要になります。

違反した場合には雇用者側に6カ月以下の懲役または30万円以下の罰則です。
以前は罰則は設けられておらず改善通告だけでしたが、2019年4月の法改正によって変更されているので注意が必要になります。

昨今は労働者側の意識変化や情勢もあり、コンプライアンスとして企業イメージにも関わることとして捉えることが大切です。自動車運転の業務や建設事業、医師など業種によっては業種によっては上限規制の適用外だったり、適用までの猶予期間が設けられたりしている場合があります。

法定内残業と法定外残業の違い

残業は、法定内残業と法定外残業に分けられます。
法定内残業は、労働基準法で決められた法定労働時間を越えずに行われる残業のことで、法定外残業は労働基準法で決められた法定労働時間を越えた残業のことです。

雇用者と労働者が取り交わした労使協定での所定労働時間を越えた場合は残業ですが、この時間が法定労働時間内に収まっていれば「法定内残業」になります。
例をあげると労使協定で週30時間の労働を締結していて週35時間、労働した場合は「週5時間の残業」ですが法定内残業ということになります。
法定内残業に該当する場合は労使協定で取り決めがなければ会社の決めた所定労働時間を超えていても、割増賃金が発生しないことがあります。
法定外残業は、1日8時間、週40時間の法定労働時間を越えた残業のことです。
この場合は前記した通常賃金の25%以上上乗せした割増賃金を支払う必要があります。

時間外手当が発生しないケース

条件や締結した労使協定によっては、労働基準法で定められた時間外手当が発生しない場合があります。
ここでは、どのような場合の勤務時間が除外されるかの基準を紹介していきます。

管理監督者の労働

労働基準法における管理監督者にあたる従業員に対しては、時間外手当を支払う義務は発生しません。
この場合の管理監督者というのは、”部長””マネージャー”などの職位ではなく、経営者と一体的な立場にあるかが重要視され基準になります。
部長やマネージャーのような管理職は、現場を管理する”管理職”ですが、経営者のように人事権やそれ相応の意志決定権がなければ、管理監督者とはみなされなません。
基準に関しては厚生労働省が発表した「労働基準法における管理監督者の範囲の適正化のために」で規定されています。

参考:
厚生労働省/労働基準法における管理監督者の範囲の適正化のために
https://www.mhlw.go.jp/bunya/roudoukijun/dl/kanri.pdf

裁量労働制

労使協定において裁量労働制を締結し、且つ労働時間を8時間以内に取り決めた場合には、一部条件以外では時間外手当は発生しません。
裁量労働制というのは、あらかじめ1日や週の労働時間を取り決めて労働することです。
例をあげると「1日8時間」とした場合は(これをみなし労働時間という)、労働時間が6時間でも10時間でも”8時間”働いたということになります。
上記の例で8時間以上、労働した場合でも時間外手当は、発生しないということです。
ただし、裁量労働制の労使協定で労働時間を1日8時間以上に取り決めた場合や労働する時間帯が深夜になる場合、休日に労働した場合には時間外手当が発生します。

固定残業代制

固定残業代制の場合は、残業の有無に関わらず時間外手当を支払う必要はありません。
固定残業代制とは、あらかじめ残業時間を取り決めそれに見合った時間外手当を固定給に含めて雇用者が支払うということをいいます。
この場合は、残業の有無に関わらず時間外手当は発生しません。ただし、取り決めた残業時間を越えた場合や労働する時間帯が深夜になる場合、休日に労働した場合には時間外手当が発生します。

フレックスタイム制

フレックスタイム制の場合には、取り決めた清算期間内の平均労働時間によって時間外手当が発生するかが決まります。
フレックスタイム制は、清算期間と労働時間を取り決めるため、1日単位での残業を考慮しないということになります。
そのため、清算期間の平均労働時間が法定労働時間内の場合には時間外手当は発生しないといことです。ただし、法定労働時間を超過した場合には時間外手当が発生します。

時間外手当の割増率と計算例

時間外手当は通常の給与支給額より割増した賃金を支払う必要があり、条件によって”割増率”が違います。そのため時間外手当の算出には注意が必要です。
ここでは、時間外手当ての割増率と時間外手当の計算例を紹介します。

時間外手当の割増率

時間外手当は法定労働時間を越えた労働に対して通常の給与分より割増した時間外手当が発生します。
割増率は条件によって異なり、それぞれ条件にあった割増率で計算しなければいけません。
時間外労働が1日8時間、週40時間の法定労働時間を超えた場合、25%以上の割増賃金を支払い、1カ月60時間を超えた場合、超えた労働時間は50%以上の割増賃金を支払うというのが条件です。
また、深夜時間帯の労働時間も通常の賃金より25%割増する必要があります。
労働基準法におけるこの条項は2019年の改正によって変更された部分ですが、中小企業は2023年4月から適用するという猶予期間が設けられています。

参考:
厚生労働省/改正労働基準法
https://www.mhlw.go.jp/topics/2008/12/dl/tp1216-1l-02.pdf

時間外手当の計算例

時間外手当は、労働基準法で定められた条件を正しく理解して計算することが必要です。
例として所定労働時間が9時から17時、休憩1時間(実働7時間)の場合の時間外手当を計算してみます。
この労働者が19時まで残業した場合は、実働時間は9時間となります。
所定労働時間より2時間多く労働していますが、17時から18時までの間は法定内残業(法定労働時間8時間)にあたるため通常賃金と同じ金額の残業代です。
18時から19時までは、法定外残業になるので25%以上の割増賃金が発生します。

22時から5時の間に行われる残業は深夜残業のため、25%以上の割増賃金(深夜手当)が追加され、合計で50%以上の割増賃金となります。
通常の時間外手当25%以上の割増分と、深夜の時間外手当25%以上の割増分がプラスされて計算される仕組みです。休日に労働を行わせる場合は35%以上の割増賃金(休日手当して定められた割増分)となりますが、8時間以上の労働になった場合には時間外手当の割増分は付きません。

ただし、休日の労働で深夜帯に勤務した場合は休日割増の時間外手当35%以上に深夜割増の時間外手当25%以上がプラスされ60%以上の割増賃金となります。

時間外手当の計算に給与計算ソフトを使うべき理由

前記した通り時間外手当の計算は複雑なので効率的でスムーズな管理を行うためには、給与計算ソフトを使うのがさまざまな面でメリットがあります。また、事実をデータとして残しておくことができるので、何か問題が発生した時の証拠となり、解決の助けとなってくれます。
ここでは、メリットとなるさまざまな理由を紹介していきます。

人的ミスが発生しにくい

給与計算は、基本給や各種手当のほかに、控除する保険料や税金などの計算も行わなければいけません。
また、従業員ごとに各条件が異なるケースもあり、計算方法も複雑になるため人的作業だけに頼っては計算ミスなどがおこる可能性もあります。
給与は、従業員にとって大切なものであり、万が一ミスなどが起こっては会社に対しての信頼や、モチベーションにつながる大切な部分です。
どのような条件でも、正確に滞りなく給与計算されるのが不可欠です。
給与計算ソフトは、パーソナル情報や条件などをあらかじめ入力しておけば、ほとんどの計算を自動で行ってくれます。
ヒューマンエラーによる計算ミスや漏れなど、人的ミスが発生しにくいのが特徴です。

勤怠管理に役立つ

給与計算ソフトには、勤怠管理機能を持つものが多くなっています。
政府が進める働き方改革や労働者の意識も多様化しており、現在は様々な勤務体系が一般化され多くの企業で導入されています。
その分、時間外手当を含めた給与計算や勤務管理は複雑化しているのが現状です。
給与計算ソフトにはシフト制やフレックスタイム制などの勤務体系に対応した勤怠管理機能を持つものがあり、それに連動して時間などの管理も併せてソフトによって自動計算することができます。
のことで担当者や管理者の負担も減らすことが可能になり、円滑に業務を進めることが可能です。

法令改正に適応しやすい

法令改正があった場合には、給与計算の方法が変わる可能性があります。
その度に計算割合などを変更しなければいけない場合も十分に考えられます。
ソフトを使っていれば、アップデートによって法令改正に対応してくれることが一般的なので、複雑な設定作業なしに自動で対応可能です。
現在リリースされている給与計算ソフトはクラウド方式が多くなっており、この場合は自動でアップデートされます。

時間外手当の計算に役立つ給与計算ソフト15選

給与計算ソフトは多くの種類がリリースされています。
それぞれで特性や特徴、利用できる機能が違うので自社にあったソフトで運用することが大切です。
ここでは、時間外手当の計算に役立つ給与計算ソフトを紹介します。

人事労務 freee(フリー)/freee株式会社

人事労務 freeeは給与計算を含めた労務管理業務を一つにまとめて、作業を効率化できる労務管理ソフトです。
一つのプラットフォームで給与計算を始めとした勤怠管理や入退社管理、保健手続きなどがこのソフト一つでできるようになっています。
他システムとの連携やAPI連携などの機能もあり、さまざまなデータ連携が可能なのもポイントです。料金は、機能や規模などにより4つのプランに分けられています。

EXPLANNER/S(エクスプランナー)/日本電気株式会社

EXPLANNER/Sは、人材の見える化を目的に設計された労務管理を含めた給与計算ソフトです。
細かい人材データを管理できる、様々な機能や強固なセキュリティに定評があります。
作業を効率化できるRPA連携やハイパーグリッドによる様々なカスタマイズ性にも優れたソフトです。比較的、中規模以上の企業におすすめできます。料金は、200,000円から利用可能です。

フリーウェイ給与計算/株式会社フリーウェイジャパン

フリーウェイ給与計算は、シンプルな画面で簡単に使えるように設計された給与計算ソフトです。
従業員5人までならサポートはありませんが、期限なしの無料で使えるというメリットがあります。
はじめて給与計算ソフトを導入する中小企業やたくさんの機能が必要ない場合などにおすすめです。料金は月額1,980円になっています。

ちゃっかり勤太くん/株式会社エイ・アイ・エス

ちゃっかり勤太くんは、サーマルカメラと連携し顔認証や体温測定ができる勤怠管理ソフトです。
情勢にあわせた勤怠管理を考えている企業にはおすすめできます。
管理画面では多彩なカスタマイズ機能が用意されているので様々な規模・業種に対応可能です。
導入時のサポート体制もしっかりしているので安心して導入することが出来ます。
料金は、初期費用・月額費用共に機能・利用ユーザー数によってプラン分けされている仕組みです。無料期間(30日)も設定されているのでお試ししてからの導入も出来るようになっています。

jinjer(ジンジャー)勤怠 /株式会社ネオキャリア

jinjer勤怠は、従業員の状況に合わせて、専用端末のほかモバイルデバイスなどでも使用することが可能な勤怠管理ソフトです。
クラウド型なので今後法改正あった場合のアップデートやツールのバージョンアップにストレスを感じることなく管理できます。
管理側・従業員側もシンプルなUIで使いやすく設計されており、始めて勤怠管理ツールを導入する企業にもおすすめです。
料金は月額300円からになっており従業員数や利用できる機能によって変わります。無料期間も設定されているのでお試ししてからの導入も可能です

ジョブカン勤怠管理/株式会社 DONUTS

ジョブカン勤怠管理は、あらゆる業種・勤怠形態に関わらず使える勤怠管理ソフトです。
給与計算を含めた多彩な機能を兼ね備えていますが必要な機能だけを利用することも可能になっているのが特徴です。
中小企業など規模にかかわらず導入しやすいことにも定評があります。
メールやチャット、電話などでのサポート体制がしっかりしているので社内に専属の管理者を置かなくても導入可能なのがメリットです。
料金は、従業員数や利用機能によってプラン分けされています。

oplus(オプラス)/Oplus株式会社

oplusは、直感的に利用できるように工夫された各種機能に定評がある勤怠管理ソフトです。
シフトや打刻などの勤怠管理機能のみのため、給与計算を行う場合には他システムやソフトにデータを連携する必要があります。
機能制限はありますが100ユーザーまでは無料で使えるので、はじめて給与計算を始めとした勤怠管理システム導入を模索している企業におすすめです。
有料プランはユーザー数と利用できる機能によってプラン分けされています。

kincone(キンコン)/株式会社ソウルウェア

kinconeは、GoogleカレンダーやMicrosoft 365、LINE WORKS等、他社サービスと連携ができ従業員が使いやすいように設計された給与計算ソフトです。
また、Webブラウザやアプリからの打刻時には、GPSを活用した位置情報取得にも対応しています。
端末の用意とアプリのインストールだけで導入できるので導入ハードルが低いため、はじめて給与計算ソフトを導入する企業におすすめです。料金は、1従業員につき月額200円で利用可能です。

AKASHI(アカシ)/ソニービズネットワークス株式会社

AKASHIは、あらゆる法改正や複雑な勤務体系・就業ルールに対応した勤怠管理システムです。
勤怠管理システムなので給与計算するためには、株式会社マネーフォワードが提供するクラウド型給与計算ソフト「MFクラウド給与」とデータ連携する必要があります。
料金は、機能と従業員数によってプラン分けされている仕組みです。
無料期間も設定されているのでお試ししてからの導入も可能です

バイバイタイムカード/株式会社ネオレックス

バイバイタイムカードは、多種多様な打刻方法を活用できる勤怠管理システムです。
カスタマイズも柔軟に行えるので様々な規模や業種で導入可能です。
規模の小さな企業から大手企業まで多くの実績があり安心して導入できます。
給与計算する場合は、勤怠データを出力し他システムに取り込むことで利用できます。料金は、非公開です。

勤怠管理システムKING OF TIME(キングオブタイム)/株式会社ヒューマンテクノロジーズ

KING OF TIMEは、勤怠管理における様々な機能に特徴がある勤怠管理システムです。管理画面も従業員が操作する画面もシンプルで操作しやすい工夫がされています。
サポート体制もしっかりしており、何度利用しても追加料金がからないので、はじめて勤怠管理システムを導入する企業におすすめです。
給与計算するためには、他社ソフトに連携する必要があります料金は利用ユーザー数によって料金が加算される仕組みです。

TeamSpirit(チームスピリット)/株式会社チームスピリット

TeamSpiritは、複雑な処理をシンプルで使いやすいインターフェースで管理することを実現した勤怠管理システムです。
複雑な勤務体系にも対応できる様々な機能に定評があります。
工数管理や経費清算などの機能も追加料金なしで利用可能です。
給与計算するためにはデータを出力し他社ソフトに連携する必要があります。
料金は、初期費用1500,00円からで月額費用は30,000円からです。

勤之助/HOYA株式会社

勤之助は状況に合わせた様々な打刻スタイルが利用できることが特徴の勤怠管理システムです。
同社が提供している専用端末(オプション)を活用すると、ICカード(FeliCa)をかざすだけでシステムに打刻してくれます。
給与計算を行う場合は、データを出力し給与計算ソフトに連携する必要があります。料金は非公開になっています。

MINAGINE(ミナジン)就業管理/株式会社ミナジン

MINAGINE就業管理は、使う機能がバランスよく盛り込まれた勤怠管理システムです。
複雑な機能を使いこなす必要がないため、管理者がストレスなく勤怠管理できるように設計されています。
経費明細やweb給与明細など、必要な機能をワンクリックで簡単に確認できるようになっているのが特徴です。
料金は使う機能や規模によって見積りが必要ですが、無料期間を設定することも可能になっています。

IEYASU(イエヤス)/IEYASU株式会社

IEYASUは、レポートやグラフなどを用いて管理者が管理しやすいように設計された勤怠管理システムです。
人事実務の専門家集団と共同で開発されたシステムは、あらゆる労務管理を可能にしています。
残業アラート機能など、36協定を遵守するための機能には定評があります。
給与計算する場合にはデータを出力し、他社給与計算ソフトに連携する必要があります。料金は、機能や従業員数によりプラン分けされいます。

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