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【2023年度版】時間外手当の基礎知識|例外や計算方法、おすすめの給与計算ソフト

#HRテック

政府が推進する働き方改革や労働者側の意識変化もあり、働き方の多様化が進んでいます。

2019年4月の法改正では、法定労働時間や時間外手当についての変更もあり、厳格化されました。

その影響で、残業手当、休日労働、深夜労働、未払い残業代など、会社の就業規則などの見直しが必要となる場面も増えています。

一方で、時間外手当の計算は、条件によって仕組みや計算方法が非常に複雑なものとなっています。

ここでは、時間外手当についての基礎知識や内容と共に、例外と計算方法、おすすめの給与計算ソフトを紹介していきます。

■時間外手当・時間外労働に関する基礎知識

時間外手当とは?

時間外手当とは、労働者が通常の労働時間外に労働を行った場合に、その時間に対して支払われる手当のことです。

労働基準法によって、1日8時間、週40時間を上限とした労働時間を超えた分は時間外労働として扱われます。一部の業種や事業規模などによって例外もありますが、原則として法廷労働時間を超えた労働をさせてはならないことになっています。時間外手当の支払いについては、法律によって最低限の基準が設けられており、基本給の25%以上が支払われることが求められています。

時間外労働の上限は?

時間外労働の上限は月45時間、年間360時間までです。ただし、企業側が労働者に時間外労働をさせる場合は、労働基準法第36条(通称:36“サブロク”協定)に基づき、時間外労働協定の届出を出す必要があります。

例外として特別な事情があれば、年720時間以内、複数月(2~6カ月)の平均80時間以内、月100時間未満の時間外労働は可能になっていますが、これは業種や業務により細かく定められているので事前の確認が必要です。

さらに、2019年4月の法改正によって、違反した場合には雇用者側に6カ月以下の懲役または30万円以下の罰せられることになりました。労働者の健康と安全を守るために非常に重要な規定であり、企業や団体はこれらの規定を遵守することが求められています。

法定内残業と法定外残業の違い

残業は、法定内残業と法定外残業に分けられます。

法定内残業は、労働基準法において設けられた1日あたりの労働時間8時間、週あたりの労働時間40時間を超えない範囲内での残業時間のことを指します。例をあげると、雇用者と労働者が労使協定で週30時間の労働を締結していて週35時間労働した場合は“週5時間の残業”ですが、法定内残業ということになります。法定内残業に該当する場合は、労使協定で取り決めがなければ、会社の決めた所定労働時間を超えていても割増賃金が発生しないことがあります。

対して、法定外残業とは、1日8時間、週40時間の法定労働時間を超えた残業のことです。つまり、法律で定められた上限を超えた時間を残業として行うことを指します。この場合は、前記した通常賃金の25%以上を上乗せした割増賃金を支払う必要があります。

■時間外手当が発生しないケース

条件や締結した労使協定によっては、労働基準法で定められた時間外手当が発生しない場合があります。
ここでは、どのような場合の勤務時間が除外されるかの基準を紹介していきます。

管理監督者の労働

管理監督者の労働については、一般的な労働者とは異なる特別な取扱いがあり、法定内残業時間内であっても時間外手当が支払われない場合があります。この場合の管理監督者というのは、“部長”、“マネージャー”などの職位ではなく、経営者と一体的な立場にあるかが基準になります。ただし、法定外残業時間に対しては、必ず時間外手当を支払うことが法律で求められています。管理監督者の基準については、厚生労働省が発表した「労働基準法における管理監督者の範囲の適正化のために」で規定されています。

参考:
厚生労働省/労働基準法における管理監督者の範囲の適正化のために

裁量労働制

裁量労働制というのは、あらかじめ1日や週の労働時間を取り決めて労働することです。定められた労働時間を実現すれば、残りの労働時間を自由に調整できる制度です。このような裁量労働制の場合、労働時間が柔軟に調整できるため、法定内残業時間内であっても時間外手当が支払われない場合があります。
また、裁量労働制においても、法定外残業時間に対しては、必ず時間外手当を支払うことが法律で求められています。労働する時間帯が深夜になる場合、休日に労働した場合にも時間外手当が発生します。

固定残業代制

固定残業代制とは、あらかじめ残業時間を取り決めそれに見合った時間外手当(みなし残業代)を固定給に含めて雇用者が支払うということをいいます。そのため、残業の有無に関わらず時間外手当を支払う必要はありません。また、取り決めた残業時間に満たない場合も返金などは必要ありません。

フレックスタイム制

フレックスタイム制では、あらかじめ働く時間の総量(総労働時間)を決めた上で、⽇々の出退勤時刻や働く⻑さを労働者が⾃由に決定することができます。

裁量労働制との違いとして、フレックスタイム制には1カ月や3カ月という、あらかじめ定めた清算期間で時間外労働の清算を行う必要があります。1日単位や週単位での時間外手当は考慮されませんが、清算の際に法定労働時間を超過していた場合には時間外手当が発生します。また、2019年4月施行の働き方改革関連法による労働基準法の改正で、フレックスタイム制の清算期間が最長3ヶ月に延長されました。それにより、清算期間が1ヶ月を超える場合のみ、所轄の労働基準監督署長へ労使協定を届け出ることが義務づけられたので注意が必要です。

■時間外手当の割増率と計算例

画像引用元:厚生労働省

時間外手当は通常の給与支給額より割増した賃金を支払う必要があり、条件によって“割増率”が違います。
ここでは、時間外手当の割増率と時間外手当の計算例を紹介します。

時間外手当の割増率

時間外手当の割増率は条件によって異なります。1日8時間、週40時間の法定労働時間を超えた場合、25%以上の割増賃金を支払い、さらに1カ月60時間を超えた場合は、超えた労働時間は50%以上の割増賃金を支払うというのが条件です。また、深夜時間帯の労働時間も通常の賃金より25%割増する必要があります。さらに、休日の労働で深夜帯に勤務した場合は休日割増の時間外手当35%以上に、深夜割増の時間外手当25%以上がプラスされ60%以上の割増賃金となるので注意が必要です。
労働基準法におけるこの条項は2018年の改正によって変更された部分ですが、中小企業においても2023年4月から適用となっています。

参考:
厚生労働省/改正労働基準法

時間外手当の計算例

例として所定労働時間が9時から17時、休憩1時間(実働7時間)の場合の時間外手当を計算してみます。
この労働者が19時まで残業した場合は、実働時間は9時間となります。所定労働時間より2時間多く労働していますが、17時から18時までの間は法定内残業(法定労働時間8時間)にあたるため通常賃金と同じ金額の残業代ですが、18時から19時までは、法定外残業になるので25%以上の割増賃金が発生するという仕組みになっています。

時間外手当の計算に給与計算ソフトを使うべき理由

前記した通り時間外手当の計算は非常に複雑です。そのため、昨今では給与計算ソフトを導入している企業が増えています。では、給与計算ソフトを使うとどのようなメリットがあるのでしょうか。

人的ミスが発生しにくい

まず、給与計算ソフトを使えば、ヒューマンエラーによる計算ミスや漏れなど、人的ミスが防げます。給与計算は、基本給や各種手当のほかに、控除する保険料や税金などの計算も行わなければならず、非常に煩雑な作業です。従業員ごとに各条件が異なるケースもあり、計算方法も複雑で、人的作業で行うのは非常に大変です。その点、給与計算ソフトは、パーソナル情報や条件などをあらかじめ入力しておけば、ほとんどの計算を自動で行ってくれるので、大幅な工数削減にも繋がります。

勤怠管理に役立つ

政府が進める働き方改革や労働者の意識も多様化しており、現在は様々な勤務体系が多くの企業で導入されています。その分、時間外手当を含めた給与計算や勤務管理は複雑化しているのが現状です。給与計算ソフトにはシフト制やフレックスタイム制などの勤務体系に対応した勤怠管理機能を持つものがあり、それに連動して時間などの管理も併せて自動計算することができます。このことで担当者や管理者の負担も減らすことが可能になり、円滑に業務を進めることが可能になります。

法令改正に適応しやすい

法令改正があった場合には、給与計算の方法が変わり、その度に計算割合などを変更しなければいけない場合も十分に考えられます。ソフトを使っていれば、アップデートによって法令改正に対応してくれるので、複雑な設定作業なしに自動で対応可能です。特に現在リリースされている給与計算ソフトはクラウド方式が多くなっており、大半が自動でアップデートされるようになっているのも大きな利点のひとつです。

時間外手当の計算に役立つ給与計算ソフト7選

給与計算ソフトは多くの種類がリリースされています。ここでは、特に時間外手当の計算に適したソフトを紹介していきます。

freee(フリー)人事労務 /freee株式会社

freee人事労務 は、クラウド型の給与計算ソフトウェアで、時間外労働の計算機能があります。残業時間の自動集計や時間外手当の自動計算に加え、給与計算や、社会保険料、源泉徴収税の自動計算にも対応しており、給与計算を含めた労務管理業務を一元化できる労務管理ソフトです。2023年6月よりプランが新しくなり、オプションが更に豊富に。はじめの1ヶ月は有料プランの機能を無料でお試し利用することも可能です。

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機能 給与計算の自動化、給与明細の作成、給与振込・賞与振込の効率化、勤怠管理、年末調整の計算、社会保険の算定基礎届、住民税の更新、経費精算額の自動反映など
費用 4つのプランがあり、1名ごとに400円/月〜1,100円/月 ※2023年6月からの新プラン

公式サイトはこちらから

EXPLANNER/S(エクスプランナー・エス)/日本電気株式会社

EXPLANNER/Sは、人事管理と給与計算をトータルでサポートしてくれる給与計算ソフトです。
細かい人材データを管理できる、様々な機能や強固なセキュリティに定評があります。作業を効率化できるRPA連携やハイパーグリッドによる様々なカスタマイズ性にも優れたソフトです。

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機能 給与・賞与計算、昇給計算・年末調整の計算、社会保険の計算、勤怠管理他、人事データベースの管理全般
費用 20万円~(パッケージ価格)

公式サイトはこちらから

フリーウェイ給与計算/株式会社フリーウェイジャパン

フリーウェイ給与計算は、従業員5人までなら永久無料の給与計算ソフトです。
さまざまな給与体系に対応し、時間外単価(月給計算の場合のみ)の自動計算も行ってくれます。従業員6人からも月額1,980円と、料金は安価です。シンプルで使いやすいソフトなので、初めて給与計算ソフトを導入する中小企業などにもおすすめです。

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機能 給与・賞与計算、時間外単価の自動計算(月給計算の場合のみ)、年末調整の計算、社会保険の計算、所得税の自動更新など
費用 従業員5人までは永久無料、従業員6人からは月額1,980円

公式サイトはこちらから

jinjer(ジンジャー)給与 /jinjer株式会社

ジンジャー給与は、給与の自動計算はもちろん、"ジンジャー勤怠"や"ジンジャー人事労務"などのシリーズソフトと連携することで、人事情報や勤怠情報など、給与に関わる情報の確認作業を全て一元化できるソフトです。料金は月額300円/1人〜で従業員数や利用できる機能によって変わります。無料期間も設定されているのでお試ししてからの導入も可能です。

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機能 給与・賞与計算、月変算定、年末調整の計算、社会保険の計算、支払い明細の設定、従業員データベースなど
費用 従業員5人までは無料、従業員6人からは1名ごとに300円/月〜

公式サイトはこちらから

ジョブカン給与計算/株式会社 DONUTS

ジョブカン給与計算は、社労士・給与計算担当者の声を基に開発した便利機能が豊富です。
残業代や手当のルールを無制限に設定可能。ジョブカンシリーズの連携、保険料・税率なども自動でアップデートされます。従業員5名までは無料、6名以上もユーザー1名につき400円/月で利用が可能です。

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機能 給与・賞与計算、支給・控除項目の計算式適用、月変算定、年末調整の計算、社会保険料、所得税の自動計算など
費用 1名ごとに400円/月〜

公式サイトはこちらから

マネーフォワード クラウド給与/株式会社マネーフォワード

マネーフォワード クラウド給与は、従業員の勤怠管理、給与計算、源泉徴収税、社会保険料などを一括して管理できるソフトです。給与計算はもちろん、時間外労働の自動計算や、社会保険料などの計算にも対応しており、銀行との振込連携も可能。1ヶ月の無料トライアルもあり、マネーフォワード クラウド勤怠などのシリーズソフトと連携できるのも強みです。

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機能 給与・賞与計算、時間外労働の自動計算、月変算定、年末調整の計算、社会保険料、所得税の自動計算、銀行との振込連携など
費用 個人向け:980円、法人向け:3,980円/月〜

公式サイトはこちらから

MINAGINE(ミナジン)就業管理/株式会社ミナジン

MINAGINE就業管理には「勤怠×給与おまかせパック」という勤怠管理システムと給与計算アウトソーシングの組み合わプランがあります。これにより、労務業務を全て自動化。クラウド型勤怠管理システムなので、法改正の反映も自動で行われます。料金は使う機能や規模によって見積りが必要ですが、無料期間を設定することも可能になっています。

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機能 勤怠管理、有給管理、36協定チェッカー、PCログ取得、給与管理のアウトソーシング(「勤怠×給与おまかせパック」を使用した場合)
費用 要見積り

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