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最終更新日

20210222

バックオフィスとは?業務を効率化する方法とおすすめサービス13選

#マーケテック

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給与前払いサービス「enigma pay」

ここでは「バックオフィス」について解説します。バックオフィスは企業の売上に直結しない事務管理部門のこと。企業の形態や職種による業務内容のちがいが少なく、生産性向上の面でも見落とされがちですが、近年、アウトソーシングやITツールの導入によって業務効率の改善を図る動きが広がっています。

そこでこの記事では企業活動に欠かせないバックオフィスに着目。バックオフィスの定義や業務の課題、効率化のメリットや方法などのポイントについてくわしく解説します。経営改善に必要なデジタルサービスやツールに興味をお持ちの企業担当者の方にとって有益な情報が満載です。どうぞ最後までお読みください。

バックオフィスとは

バックオフィスとは、企業組織において顧客に直接対峙・対応しない部門や業務をいいます。営業販売や製造部門が含まれないため、企業や職種による業務内容の違いが少なく、近年では、業務効率化を目的としたアウトソーシング(外部委託)やITツールの導入が進んでいます。

バックオフィスの定義

「バックオフィス(back office)」は、企業や法人などの組織において顧客に直接対峙・対応する「フロントオフィス(front office)」を支援する部門のこと。具体的には人事・経理・財務・法務・総務といった、事務処理部門や管理業務全体がバックオフィスに分類されます。

一方、フロントオフィスには営業や販売、カスタマーサポートやマーケティングをはじめ、製造業における開発・製造・生産などの部門を含むのが一般的です。バックオフィスはフロントオフィスの業務を後方支援するため「直接部門」の反対語として「間接部門」とも呼びます。

バックオフィス業務の課題

バックオフィスは、企業や業種によるちがいが少ない一方で、高い専門知識とノウハウが求められる職種でもあります。そのため繁忙期に他部署の人材を補充するといった対応が難しく、人事異動や採用活動で人員を増やしてもすぐには対応できないことが一番の課題です。

一方で、バックオフィスの業務は会社の売上に直結しないため、社内では重要性をなかなか認識されないという課題も。フロントオフィスの繁忙期にはバックオフィスが支援にかり出されて業務の中断を余儀なくされるケースも少なくありません。

また、バックオフィスは会社の書類整理やシステム管理に直接関わる業務が多く、テレワークの導入や勤務形態の改善も遅れがちになるという課題もコロナ禍の影響で浮き彫りになっています。

バックオフィス業務を効率化するメリットと方法

バックオフィスは、企業の売上や利益の向上に直結する部門ではありませんが、業務を効率化するメリットは決して少なくありません。ここではバックオフィス業務を効率化するメリットと具体的な方法を解説していきます。

バックオフィス業務を効率化するメリット

バックオフィスの業務は、PCを使った書類作成やデータ入力といった事務作業が中心です。人事や財務、経理など特定の時期に仕事が集中する傾向がある一方、ほとんどの業務は定型のルーティンワークになります。

そこでITツールやアウトソーシングを導入して重複する業務を統合したり、類似作業を集約したりすることができれば人件費などのコスト削減が可能になり、作業ミスも減って生産性が向上。さらに従業員のエンゲージメントやモチベーションが高まり、企業価値の向上にもつながります。

バックオフィス業務を効率化する方法

マニュアル作成によるノウハウの平準化

バックオフィスの業務を効率化する方法は大きく分けて3つあります。そのひとつが、作業マニュアルを作成してノウハウの平準化をはかること。専門知識が必要な職務は属人化しやすい傾向があります。作業マニュアルを作成することでタスクの標準化と可視化を実現すれば、担当者がいないと対応できないといった属人化のトラブルを防止することも可能です。

アウトソーシングを利用する

バックオフィス業務を効率化するふたつめの方法は、アウトソーシングを活用すること。業務を外部の専門家に委託することで、人材不足の解消や業務効率の改善をすみやかに実現できます。

アウトソーシングにはそれなりにお金がかかりますが、担当者の退職や人事異動のたびに業務が滞ることがなくなりますし、各部署の定型業務を一括して外注すれば人員やコストの削減にもなります。

クラウドサービスを導入する

バックオフィスの業務を効率化する3つめの方法は、クラウドサービスを導入すること。社内にネット環境があればクラウドツールを導入することで煩雑な業務を効率化できます。

クラウドツールは業務管理、勤怠管理、人材管理などジャンルごとに分かれているため、業務によって対応できるツールが異なります。適切なツールを選択すればパッケージ型ソフトよりも低コストで導入可能です。

クラウドサービスは、インターネット経由で社内外から利用できるためテレワークにも対応可能。社員全員の職務進捗状況などのデータを部署全体で一元管理できるため、業務の可視化も可能になります。

バックオフィスの業務効率化におすすめのサービス13選

ここではバックオフィスの業務効率化に役立つおすすめのWebサービスを分野別に紹介します。

業務管理全般

kintone(キントーン)/サイボウズ株式会社

「kintone(キントーン)」は、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型の業務改善支援プラットフォームです。

kintoneの特長は自社の業務内容にマッチするビジネスアプリを簡単に作成したりカスタマイズができること。プログラミングのスキルは一切不要。作成したアプリは社内で共有できるほか、専用SNSを通じて相談や意見交換も可能です。料金はライトコースで月額780円からです。

Bizer(バイザー)/Bizer株式会社

「Bizer(バイザー)」は、Bizer株式会社が運営するクラウド型バックオフィス業務用管理プラットフォームです。

会社の起業やスモールビジネスの障壁となる役所の煩雑な手続きや、経理などの管理業務をまとめて管理。必要な作業をクラウドが自動で通知します。困ったことをオンラインで専門家に相談することも可能。料金は税込月額2,980円。トライアル30日間の無料トライアルも用意されています。

InnoPM(イノピーエム)/株式会社クラウドワークス

「InnoPM(イノピーエム)」は、株式会社クラウドワークスが提供しているプロジェクト工数管理専用のクラウド型マネジメントサービスです。

工数登録はドラッグ&ドロップのみで簡単に可能。プロジェクトのスケジュールや進捗状況もガントチャートでわかりやすく可視化します。料金はベーシックプランで月額30,000円から。無料お試し期間も用意されています。

人材管理

HRMOS(ハーモス)/株式会社ビズリーチ

「HRMOS(ハーモス)」は、株式会社ビズリーチが運営する人財活用プラットフォームです。

現状把握と分析に必要なデータを元に課題の特定や目標設定、KPIの設定など戦略的な採用活動を実現。採用後の評価を可視化して社員を「人財」として活用できるように支援します。料金は見積もりの依頼が必要です。

jinjer(ジンジャー)/株式会社ネオキャリア

「jinjer(ジンジャー)」は、株式会社ネオキャリアが運営するクラウド型の人材管理システムです。

マルチデバイス対応なのでPCやスマホはもちろん、チャットツールやApple Watchなどでも入力可能。従業員の勤怠管理をはじめバックオフィス業務すべての情報をjinjerで一元管理できます。料金は1ユーザー月額300円から。無料トライアルも利用可能です。

勤怠管理

ジョブカン/株式会社Donuts

「ジョブカン」は、株式会社Donutsが運営するクラウド型の勤怠管理システムです。

フレックスや変形労働などあらゆる勤務形態に対応。用途に合わせて細かい設定・運用ができます。シンプル操作で必要な機能だけを組み合わせて利用することも可能。料金プランは、無料プラン(機能制限あり)と4つの有料プランがあります。

クラウド勤怠/株式会社マネーフォワード

「クラウド勤怠」は、株式会社マネーフォワードが運営するクラウド型のオンライン勤怠管理システムです。

働き方改革で義務化される有給休暇や残業時間の管理を自動化。基本勤務制やフレックスタイム制など様々な就業ルールの勤怠管理に加えて、面倒なシフト管理にも対応できます。集計した勤怠データを給与ソフトに出力することも可能。料金は、各プランの基本料金とオプション料金などの合算となります。まずは1ヶ月の無料お試しコースをご利用ください。

jinjer(ジンジャー)勤怠/株式会社ネオキャリア

「jinjer(ジンジャー)勤怠」は、株式会社ネオキャリアが運営するクラウド型の勤怠管理システムです。

PCやスマホ、タブレットなど多彩なデバイスに対応可能。従業員の勤怠管理を一元化できます。料金は従量課金制。プロダクトごとに料金が異なりますので、必要な機能を選択の上、見積もりを依頼してください。

経理業務

freee(フリー)/freee株式会社

「freee(フリー)」は、freee株式会社が提供するクラウド型の会計ソフトです。

確定申告に必要な書類や帳簿、決算書などを簡単操作で自動作成。銀行口座やクレジットカードの明細取得も自動でできるので面倒な入力作業は不要です。料金はスターターコースで月額980 円。無料のお試しコースも利用できます。

クラウド給与/株式会社マネーフォワード

「クラウド給与」は、株式会社マネーフォワードが運営するクラウド型の給与管理ソフトです。

従業員や扶養者の情報は本人入力のみで二度手間を削減。給与計算や年末調整の進捗管理、給与明細の発行までブラウザを利用してオンライン上で完結できます。同社が提供する「クラウド勤怠」との連携も可能。料金は、各プランの基本料金とオプション料金などの合算となります。まずは1ヶ月の無料お試しコースをご利用ください。

enigma pay(エニグマペイ)/株式会社enigma

株式会社enigmaが運営する「enigma pay(エニグマペイ)」は、従業員の給与を前払いで受け取れる福利厚生サービスです。

その日の労働分の給料を給料日前に受けとれるので、予定外の出費にも対応できます。給料の前払いが可能な会社は従業員はもちろん求職者にとっても魅力があり、従業員の定着率や採用内定率の向上につながります。料金は個別に見積もり依頼が必要ですのでお問い合わせください。

書類管理

CloudSign(クラウドサイン)/弁護士ドットコム株式会社

「CloudSign(クラウドサイン) 」は、弁護士ドットコム株式会社が運営するクラウド型の電子契約締結アプリケーションです。

テレワークの障壁となる「紙と印鑑」の契約業務の電子化をはじめ、発注書や納品書、請求書、領収書などの書類を電子化して一元管理できます。料金はスタンダードプランで月額10000円から利用できます。

board(ボード)/ヴェルク株式会社

「board(ボード)」は、ヴェルク株式会社が運営する、クラウド型の業務・経営管理システムです。

見積書や請求書発行をはじめ営業管理や経費の支払管理・売上見込の把握などを一元管理。スタートアップ企業や中小企業の経営業務効率化に最適なサービスです。料金は、Personalコースで月額980円(税抜)。他に利用状況に応じて発生する「有料アドオン費用」「郵送代行費用」があります。

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