電子契約サービスの選び方&おすすめの電子契約サービス18選をご紹介!

電子契約サービスの選び方&おすすめの電子契約サービス18選をご紹介!
目次

電子契約サービスとは?

電子契約サービスとは、甲と乙が契約締結の際に交わす書面のやりとりをすべてインターネット上で行えるサービスのことです。従来では、契約を取り交わす際には紙書類への書面への署名押印が基本でしたが、電子契約ではこのやりとりを廃止し、インターネット上で電子ファイル(PDFなど)を用いて契約を締結できます。

セキュリティ面への配慮は各電子契約サービスによってそれぞれレベルが異なりますが、いずれも電子署名とタイムスタンプを用いて電子契約書の改ざん、なりすましの防止が可能です。

電子契約サービスを導入する5つのメリット

電子契約サービスを導入する主なメリットは「コスト削減」「業務の効率化」「多様な働き方への順応」「コンプライアンス強化」「ヒューマンエラーの防止」の5つです。それぞれについて詳しく解説していきます。

コスト削減につながる

紙代や印刷代、書類の送料など、紙書類で契約を取り交わす際には、多くのコストが必要になりますが、電子契約サービスではこれらの費用が一切かかりません。

電子契約では紙での契約に必須の収入印紙の購入も不要になるため、大幅なコスト削減ができます。現在、100万円超え500万以下の契約においては2,000円の収入印紙、500万円超え1000万円以下の契約においては1万円の収入印紙が必要です。こうした大きな費用が必要なくなることに加えて、書面の取り交わしにかかる人件費もカットできます。

参考:No.7140 印紙税額の一覧表(その1)第1号文書から第4号文書まで|国税庁

業務が効率化できる

紙書類での契約の場合、原本と写しを別々に作成したり、締結した契約書をファイリングしたり、多くの作業が必要になります。それだけでなく、過去の契約書を確認する際には、膨大な紙の中から探す手間もかかります。電子契約サービスを導入していれば、簡単に検索・閲覧が可能です。

保管スペースも不要でファイリングも必要なく、業務の効率化につながります。

多様な働き方に順応できる

コロナウイルスをきっかけに、リモートワークの普及やオフィス以外の場所で働くノマドワークなど、働き方も多様化してきました。電子契約サービスを利用していれば、契約にかかるすべてのフローをインターネット上で完結できるため、場所と時間に縛られることなく、契約を締結できます。外国とのやりとりや海外に支社を持つ企業などにとっては、特に導入するメリットが大きいと言えます。

コンプライアンスの強化になる

電子契約の場合、いつ・誰が・何に合意したのか、電子契約書上に電子署名とタイムスタンプが記録されます。システムへのアクセスや変更履歴も残るため、紙での契約書と比較して改ざんや不正のリスクは低いと言えるでしょう。法的な効力も担保できます。

ヒューマンエラーを防止できる

細かな内容や複数回にわたるやりとりが必要になる契約書の取り交わしは、どれだけ注意しても完全にミスを防ぐことはできません。契約更新の確認漏れなども、ヒューマンエラーのひとつです

電子契約サービスでは、AIが契約書の内容の確認や契約期限の管理ができる機能を持つサービスもあるので、ヒューマンエラーを防ぐことができます。

電子契約サービスを導入する3つのデメリット

電子契約サービスの導入を検討する際には、メリットだけではなくデメリットも知っておくと、導入後の後悔やギャップが少なくなります。

対応できる契約に限りがある

多くの契約にて電子契約サービスの利用が可能ですが、認められていないものも一部あります。たとえば、訪問販売や電話勧誘販売、マンション管理業務の委託などの契約は、双方の承認や希望があったとしても、現状では電子契約を結べません。こうした場合は必ず紙書類での契約の締結が求められます。

しかし、2021年までは電子契約ができなかった労働者派遣(個別)契約書の電子化が解禁に。近年の急速なデジタル化を考えると、現在電子契約が認められていないものも将来的には認められる可能性も十分にあるでしょう。

参考:【令和3年1月施行】労働派遣契約の電子化が解禁に!

取引先の理解・協力が求められる

長年紙ベースで契約を交わしてきた企業の場合、インターネットを介したやりとりに拒否反応を示したり、新たなフローをめんどくさがったりと電子契約への移行をよく思わない場合もあります。

取引先あっての契約書なので、導入する前に電子契約サービスの利用意向を伝えておくのがおすすめ。その際に、電子契約のメリットや法的証拠力なども伝えておくと、理解や協力が得られやすくなるでしょう。

社内への手厚いサポートが必要になる

電子契約サービスを導入すると、社内の業務フローも大きく変わります。慣れると効率的でメリットの多い電子契約サービスですが、紙書類での契約にかかる業務との違いに社内での混乱が予想されます。

そのため、導入する際にはきちんと業務フローやシステムの使い方に関する説明の場を設け、円滑に移行できるようにする必要があります。

電子契約サービスの選び方

電子契約サービスの選び方にもポイントがあります。ここでは具体的な選び方のポイントを5つ紹介します。

電子契約の種類を選ぶ

電子契約システムは、大きく「当事者型(従来型)」「立会人型(立会型)」の2種類に分けられています。それぞれにメリットとデメリットがありますので、自社に合うものを選択することが大切です。以下にそれぞれの概要とメリット・デメリットをまとめていますので、確認してみてください。

種類概要メリットデメリット
当事者型(従来型)契約を交わす当事者の電子署名を付与する形式。契約当事者双方が署名する必要がある。双方の署名と第三者である電子認証局による本人確認が行われるので、法的効力が強く、安全性も高い。当事者それぞれが電子証明書の取得&維持が必要。そのため、取引先も同一のサービスの利用が求められる。時間・手間・コストが大きい。
立会人型(立会型)当事者の指示に基付いて電子契約サービス事業者が電子証明を付与する形式。電子契約サービス事業者が立会人となって電子署名とタイムスタンプを付与する。サービス利用者が電子証明書を取得する必要なし。契約相手方(受け取り側)が電子契約サービスのアカウントを持っていなくても利用できる。当事者型に比べて本人確認が簡素。なりすましのリスクが高まる。

立会人型のサービスでも、メールアドレスの管理など、厳格に安全性に配慮すれば、なりすましや改ざんのリスクも防げます。当事者型では、契約を交わす双方が同一のサービスの利用が求められるので、取引先の負担も大きくなります。

そのため、中小企業、ベンチャー・スタートアップ、個人事業主などの場合は、気軽で利便性の高い立会人型がおすすめです。

自社の利用用途に合ったシステムを選ぶ

電子契約サービスは、電子契約書の作成だけでなく、会社ごとにさまざまなサービスを提供しています。そのため、自社の利用用途に合った機能が付いているシステムを選ぶことが大切。

「シンプルな機能で構わないからとにかくスピード重視で契約を締結させたい」「海外との取引が多いから複数の言語に対応できるシステムを選びたい「スマホやタブレットからも操作したい」など、利用の目的・用途を明確にしてから、システムを選びましょう。

法的な信頼性の高いものを選ぶ

契約書の法的な信頼性は、

  1. いつ契約が締結したか(契約はいつから有効なのか)
  2. 誰が契約を結んだのか
  3. 契約書が改ざんされていないか

上記3点によって判断されます。

これらを保証すべく、電子契約サービスでは、電子署名、タイムスタンプ、電子証明書の3つの機能を備えています。特に重要なのが、契約者の証明と契約書が改ざんされていないことが証明される電子署名と、契約締結日時と非改ざん性の証明になるタイムスタンプです。

電子証明書も契約書の法的な信頼性を高めるためには重要ですが、利用がオプションで高額の場合も多いため、費用的に厳しい場合は必須ではありません。

対して、電子署名とタイムスタンプの2つは契約書の法的な信頼性を担保するのに必要なので、必ずこれらが備わっているサービスを選びましょう。

安全性に配慮されたサービスを選ぶ

法的な信頼性に加えて大切なのは、安全性が十分に担保されているかどうか。電子契約サービスは安全性に配慮されていますが、そのレベルはリリースしている会社の電子契約サービスによって違いがあります。

費用を安価に抑えすぎてしまうと、セキュリティ機能が不安なサービスを選んでしまい、情報漏えいや改ざんなどで、会社の信頼を落としてしまう事態にもなりかねません。そのため

サービスを選ぶ際には必ず、どのようなセキュリティ機能や対策が講じられているかをきちんと確認した上で選びましょう。

サポート体制が整っているサービスを選ぶ

新たなサービスを導入する際には、スムーズに使うのに苦労したり、トラブルが起きたりすることもあります。疑問点が出てきた時に、すぐに問い合わせ対応ができるサービスであれば、従業員や取引先も安心できます。

サポート体制自体はほとんどの電子契約サービスにありますが、手厚さには各サービスごとに違いがあるので、自社の求めるレベルのサポート体制のサービスを選びましょう。チャットやメールのみでの対応でも問題はありませんが、電話や訪問対応などもあるサービスであれば、なお安心して導入できます。

費用対効果が見合うものを選ぶ

電子契約サービスを利用する大きなメリットは印紙税や郵送代などが不要になり、大幅に経費を削減できること。ただし、電子契約サービスを導入するにも費用がかかりますので、サービス導入・継続にかかる費用と従来契約書作成にかかっていた経費を算出して、総合的に費用対効果が上がるかどうかをきちんと比較するようにしましょう。

電子契約サービスおすすめ18選!

数多くある電子契約サービスの中から、18のサービスを厳選。それぞれの概要や特徴をまとめていますので参考にしてみてください。

freeeサイン(旧:NINJA SIGN by freee)

「freeeサイン」(旧:NINJA SIGN)は、「freee株式会社」が運営する電子契約の締結はもちろん、契約書の作成から管理まで契約書に関わる業務をワンストップでできる電子契約サービスです。契約締結ごとの料金がかからないこと、Googleドキュメントを使うとシステム上でテンプレート・ドラフトの編集ができることなどの魅力があります。

月額費用種類サポート信頼性安全性トライアル
4,980円(税込)〜立会人型メール
チャット
電話
取引先サポート
電子署名で送信
タイムスタンプ
電子サインで送信
二要素認証
IPアドレス制限
あり
期間無制限

「freeeサイン」公式サイトはこちら

クラウドサイン

「クラウドサイン」は、国内シェアトップの電子契約サービスです。弁護士検索や法律相談サービスを提供する「弁護士ドットコム」が運営し、知名度とブランド力があるサービスでもあります。簡単な操作性と充実した機能にも定評があります。承認権限を制限できる機能や、閲覧権限を設定できる機能、契約書類のインポートやA自動入力機能など、便利な機能が豊富です。

月額費用種類サポート信頼性安全性トライアル
11,000円(税込)〜立会人型チャット電子署名で送信
タイムスタンプ
電子サインで送信
二要素認証
IPアドレス制限
SSO
あり
期間無制限

「クラウドサイン」公式サイトはこちら

電子印鑑GMOサイン

「電子印鑑GMOサイン」は、国内インターネットの大手GMOグループの「GMOグローバルサイン・ホールディングスクラウド」が運営するサービスです。状況に応じて、当事者型と立会人型を選択できるので、法的の信頼性も高いサービス。ワークフロー機能も備えており、社内承認や稟議を円滑にするために、他社サービスから乗り換える企業もあるようです。

月額費用種類サポート信頼性安全性トライアル
9,680円(税込)〜当事者型
立会人型
電話
メール
チャット
各種コンテンツ※
電子署名で送信
タイムスタンプ
電子サインで送信
二要素認証
IPアドレス制限
クライアント制限
ファイル通信暗号化
WAF対応
あり
期間無制限
※オプションで導入支援、設定代行などもあり

「電子印鑑GMOサイン」公式サイトはこちら

ジンジャーサイン

「ジンジャーサイン」は、人事労務・勤怠管理・給与計算・ワークフロー・経費精算など、人事関連業務の効率化をサポートするクラウドサービスを運営する「ジンジャー」が運営しているサービス。社内・取引先共に簡単に操作できるシステムで、書類の作成から社内ワークフロー、契約締結、書類の管理まで一括管理できます。「一般財団法人日本データ通信協会」認定のタイムスタンプを自動付与できるのも特徴のひとつです。

月額費用種類サポート信頼性安全性トライアル
1,100円(税込)〜立会人型電話
メール
チャット
電子署名で送信
タイムスタンプ
電子サインで送信
二要素認証
IPアドレス制限
通信暗号化
Adobe認定証明書
あり
期間:1ヶ月
※営業時間外はAIチャットボットが対応
※オプションで専任担当者が初期導入=運用定着まで支援あり

「ジンジャーサイン」公式サイトはこちら

DottedSign(ドットサイン)

「DottedSign(ドットサイン)」は、スマートフォンでも安心かつ円滑に契約締結ができる電子契約サービス。グローバル SaaS企業の「株式会社Kdan Japan」が運営しています。9か国語に対応しており、世界基準で信用される電子契約書を作成できるので、グローバルに活躍する企業におすすめです。

月額費用種類サポート信頼性安全性トライアル
8ドル〜立会人型メール電子署名で送信
タイムスタンプ
電子サインで送信
二要素認証
IPアドレス制限
通信暗号化
SSO
あり
期間無制限
※オプションで導入支援あり

「DottedSign(ドットサイン)」公式サイトはこちら

マネーフォワードクラウド契約

株式会社マネーフォワード」が運営する「マネーフォワードクラウド契約」は、ワークフローや契約の締結、保管管理などをワンストップで行えるサービスです。電子契約だけでなく紙の契約も一元管理できる強みがあるので、紙の契約書も管理しながら、少しずつ電子契約に移行したい企業におすすめです。

月額費用種類サポート信頼性安全性トライアル
2,980円(税込)〜立会人型メール
チャット
サポートサイト
専任スタッフの導入支援
電子署名で送信
タイムスタンプ
電子サインで送信
ワークフロー決裁
二要素認証
閲覧権限制限
通信暗号化
Adobe認定証明書
SSO
あり
期間:1ヶ月

「マネーフォワードクラウド契約」公式サイトはこちら

Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)

「Shachihata Cloud」は、シヤチハタ印や朱肉などの製造販売する「シヤチハタ株式会社」が運営する電子契約サービスです。契約書の作成、回覧、承認、締結までのフローを電子化してくれ、決裁状況を即時に把握できるワークフローを搭載しているのが特徴。契約を結ぶ取引先はゲストユーザーとして無料でサービスを利用できるのも魅力のひとつです。

月額費用種類サポート信頼性安全性トライアル
110円(税込)立会人型メール電子署名で送信
タイムスタンプ
電子サインで送信
ワークフロー決裁
二要素認証
IPアドレス制限
通信暗号化
SSO
あり
期間:30日間
※初回購入時は月額550円(税込)以上での購入が必須※オプションでサポート掲示板やオンライン通話などもあり

「Shachihata Cloud」公式サイトはこちら

Contract One

名刺管理システムなども運営する「Sansan株式会社」が手がける「Contract One」。あらゆる契約書を正確にデータ化し、全社で契約情報を活用できる契約データベースを構築できる電子契約サービスです。電子契約締結機能は外部サービスとの連携が必要になりますが、紙の契約書も含めて押印・締結、印刷、製本、発送、受け取りなどのアナログな工程をすべて代行してもらえます。

月額費用種類サポート信頼性安全性トライアル
要問い合わせ要問い合わせ要問い合わせ電子署名で送信
タイムスタンプ
電子サインで送信
二要素認証
IPアドレス制限
通信暗号化
SSO
要問い合わせ

「Contract One」公式サイトはこちら

DX-Sign

「DX-Sign」「株式会社クロスベイター」が運営するシンプルで使いやすい電子契約サービスです。作業環境に関係なく視認性の高い配色とフォントの大きさを意識していて、直感的に扱いやすい操作性が魅力。導入から定着に至るサポート体制も充実しているため、システムの導入初心者でも安心です。弁護士監修なので、セキュリティも万全ですよ。

月額費用種類サポート信頼性安全性トライアル
8,800円(税込)~立会人型基本操作解説動画
設定サポート
導入サポート
説明会の開催
電子署名で送信
タイムスタンプ
電子サインで送信
ワークフロー決裁
二要素認証
IPアドレス制限
通信暗号化
あり
期間:2ヶ月
※オプションでオンラインコンサルや社内稟議書作成のサポートもあり

「DX-Sign」公式サイトはこちら

LegalForceキャビネ

「LegalForceキャビネ」は、「株式会社 LegalOn Technologies」が運営する契約締結後の適切な管理を支援するAI契約管理システムです。電子契約書の作成や締結はできませんが、他の電子契約サービスと連携することで、契約書にかかる一連の業務を電子化できます。システムに書類をアップロードするだけで、AIで自動データ化。契約書の情報を手で入力する作業、目的の契約書を探す時間をなくします。

月額費用種類サポート信頼性安全性トライアル
要問い合わせチャット
専任オペレーター
管理台帳⾃動情報登録
関連契約書の紐づけ
英語対応
IPアドレス制限
ISMS規格取得
閲覧権限制限
要問い合わせ

「LegalForceキャビネ」公式サイトはこちら

CONTRACTHUB

「CONTRACTHUB」は、情報システム関連サービスを手がける「日鉄ソリューションズ株式会社」が運営する電子契約サービスです。従業員規模1,000人以上の中堅・大手企業で多く導入されており、屈指のシェア率を誇っています。契約書の電子化だけでなく、見積もりや請求などとも連携可能で、効率的な契約業務を確立できます。金融、建設不動産向けの契約システムも提供しているので、該当する業界の企業への導入は特におすすめです。

月額費用種類サポート信頼性安全性トライアル
55,000円(税込)〜当事者型
立会人型
要問い合わせ電子署名で送信
タイムスタンプ
電子サインで送信
二要素認証
IPアドレス制限
通信暗号化
要問い合わせ

「CONTRACTHUB」公式サイトはこちら

イースタンプ

「イースタンプ」は、契約関連業務をワンパッケージで提供するサービス。電子契約に必要な基本的な機能、導入前後のサポートサービスに加え、身分証明書添付機能や過去契約書の保管機能までがすべて揃っています。契約締結の押印の代わりに、手書きサインを利用できたり、取引相手に本人確認書類の提出を求めたりと、独自の機能も光ります。

月額費用種類サポート信頼性安全性トライアル
要問い合わせ当事者型
立会人型
メール
チャット
オンライン
取引先様相談専用窓口
電子署名で送信
タイムスタンプ
電子サインで送信
IPアドレス制限
通信暗号化
要問い合わせ

「イースタンプ」公式サイトはこちら

WAN-Sign

「WAN-Sign」は、官公庁・金融機関・医療機関・製薬業などの厳格なセキュリティ基準を満たす数々の書類管理実績を持つ「株式会社ワンビシアーカイブズ」とGMOインターネットグループが共同開発した電子契約サービスです。セキュリティレベルの高さが特徴で、フォルダごとの閲覧制限、ワークフロー固定機能、IPアドレス制限など、金融機関・医療機関が求めるセキュリティを備えた内部統制機能を標準搭載しています。

月額費用種類サポート信頼性安全性トライアル
当事者型:締結1件ごと300円〜
立会人型:送信1件ごと300円〜
当事者型
立会人型
専任担当者電子署名で送信
タイムスタンプ
電子サインで送信
IPアドレス制限
閲覧権限制限
通信暗号化
Adobe認定証明書
あり
期間無制限

「WAN-Sign」公式サイトはこちら

BtoBプラットフォーム 契約書

「BtoBプラットフォーム 契約書」は、業務効率化ツールBtoBプラットフォームシリーズをリリースする「株式会社インフォマート」が運営する電子契約サービスです。当事者型のシステムであり、ブロックチェーンを活用しているので、厳しい本人確認が必要な業界でも導入しやすいサービス。企業間の契約締結からワークフロー(社内稟議)などを一元管理できます。

月額費用種類サポート信頼性安全性トライアル
11,000円(税込)〜当事者型チャット
メール
電話
カスタマーセンター
電子署名で送信
タイムスタンプ
電子サインで送信
二要素認証
WAF対応
SSO
要問い合わせ

「BtoBプラットフォーム 契約書」公式サイトはこちら

invoiceAgent

「invoiceAgent」は、契約書をはじめとする​​企業間で流通する帳票の最適化を実現させ、ビジネスを加速させる電子帳票のプラットフォームです。電子だけでなく、AI OCRエンジンによる紙文書の読み込み・データ化もできるので、紙の契約書の管理もできます。自社だけでなく、取引先も電子帳簿保存法・インボイス制度への対応もできるスマートなサービスが魅力。

月額費用種類サポート信頼性安全性トライアル
15,000円〜要問い合わせ要問い合わせ電子署名で送信
タイムスタンプ
電子サインで送信
多要素認証
通信暗号化
要問い合わせ

「invoiceAgent」公式サイトはこちら

契約大臣

「契約大臣」は、様々なWebサービスを展開する「株式会社TeraDox」が運営する直感的な操作性にこだわった電子契約サービスです。契約書の作成、送信、受信側の確認、締結をシンプルな操作で行えます。リーズナブルな料金設定にも定評があり、月10件までの契約締結なら月額2,000円で利用できます。

月額費用種類サポート信頼性安全性トライアル
2,200円(税込)〜要問い合わせ・メール
・電話
電子署名で送信
タイムスタンプ
電子サインで送信
多要素認証
通信暗号化
あり
期間無制限

「契約大臣」公式サイトはこちら

みんなの電子署名

「みんなの電子署名」は、月額利用料や契約締結ごとの従量料金など料金が無料、機能制限もない電子契約サービスです。ユーザー数・文書の送信件数無制限やワークフロー機能、電子帳簿保存法にも対応するなど、無料とは思えない機能を持っています。取引先が非会員でも無料で使えますが、2年目以降は、文書の保管料金がかかるので念頭に置いておきましょう。

月額費用種類サポート信頼性安全性トライアル
0円〜立会人型要問い合わせ電子署名で送信
タイムスタンプ
電子サインで送信
通信暗号化
Adobe認定証明書
あり
期間無制限
※2年目以降、文書保管月額10円(1文書あたり)

「みんなの電子署名」公式サイトはこちら

DocuSign

「DocuSign」は、アメリカをメインに海外で圧倒的なシェア率を誇る電子契約サービス。世界180カ国、100万社以上で導入されており、44言語の電子署名に対応しています。世界基準のセキュリティレベルはもちろん、Microsoft Office、Salesforce、Google Workspace、SAPなどの350システムとの連携もできて便利。印影の捺印など日本オリジナルの機能もあります。

月額費用種類サポート信頼性安全性トライアル
2,800円〜立会人型要問い合わせ二要素認証
IPアドレス制限
通信暗号化
二要素認証
IPアドレス制限
通信暗号化
あり
期間:30日間

「DocuSign」公式サイトはこちら

電子契約サービス比較表

電子契約サービスの導入手順

電子契約サービス導入の流れも知っておくと、実際に導入する時に焦ることがありません。社内や取引先の混乱も防ぐことができます。

ニーズの確認

まずは、電子契約サービスを導入する目的を明確にすることが大切です。電子契約サービスは様々な企業が運営し、それぞれに強みや特徴、機能が異なっています。数も多いので、自社が電子契約サービスの導入に求めることや課題解決したいのかによって選ぶサービスは異なってくるでしょう。

自社の電子契約サービスを導入する最大の目的は、コストの削減なのか、業務の効率化なのか、業務の標準化なのかなどを深く考えることで適切なサービスを選ぶことができます。例えば、電子契約サービス導入の最大の目的が業務効率化だった場合、どの業務を円滑にしたいのかを考えましょう。

契約書作成に伴う郵送やファイリングの手間を省きたいのか、他のシステムと連携させてDX化を進めたいのかなど、掘り下げていくことで、適合するサービスが見つかりやすくなります。ニーズを確認し、サービスを選ぶ判断基準を見つけてください。

サービスの比較・選定

サービスを選ぶ基準が決まったら、実際に比較と選定です。この時に複数のサービスを見比べることが大切です。最初からひとつのサービスに絞ってしまうと、後から機能や費用など、様々な面で後悔する場合があります。

比較検討するサービスをピックアップする際には、知名度があるからなど漠然な理由で選ぶことは避け、上章で紹介した電子契約サービスの選び方を参考に自社に合うサービスを検討してください。

契約・登録

比較・選定の後にひとつのサービスに絞ったら、正式に契約していきます。電子契約システムはクラウドシステムとして提供されているものが多いため、基本的に社内のPC、タブレット、スマホなどの端末に専用のソフトウェアのインストールは不要です。いきなり契約するのが不安な場合は、無料トライアルがあるサービスもあるので利用し、使い心地を確認しておきましょう。

運用開始

契約・登録が済み次第、本格的にシステムの運用をはじめましょう。まずは署名、印影の登録、権限管理、アクセス制御などの初期設定を行います。権限の管理では、契約の締結(署名)ができる署名者や、設定変更が可能な管理者など、特定の権限を持つユーザーを設定できます。

システムが問題なく使えるか、想定通りの動きをするかなど、細心の注意を払って確認してください。

マニュアル作成・トレーニング

電子契約サービスを利用し、適切に運用するためには担当者への教育が大切です。担当者がスムーズかつ適切にシステムを利用できるように、マニュアルを作成しましょう。

社内研修も実施し、操作方法などを確認しておくとより円滑な運用ができます。利用に関する不明点やトラブルが発生した際の対処の流れや問い合わせ窓口なども準備しておくと、いざという時にも安心です。

電子契約サービスに関するよくある質問

最後に、電子契約サービスの導入に関してよく挙がる質問や疑問をまとめましたので紹介します。

電子契約は法的に有効ですか?

電子契約サービスを正しく利用し、必要事項の記載があれば、法的に有効性が認められています。電子契約書は紙の契約書と比較して、改ざんやなりすましのリスクが高いため「電子署名」「タイムスタンプ」が必須となりますが、それらがあれば法的な有効性は十分。

電子署名の効力を規定する電子署名法の第3条でも以下として述べられ、正しく電子署名がされた電子文書の効力を認めています。

電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの(公務員が職務上作成したものを除く。)は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名(これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。)が行われているときは、真正に成立したものと推定する。

どのような機能があるのですか?

電子契約を締結するための機能をはじめ、様々な機能が付いています。サービスごとに付いている機能に差はありますが、テンプレート機能、ワークフロー機能、検索機能、契約書の更新期限などを知らせるアラート通知機能、書類保管機能などの機能が代表的です。

電子契約は安全ですか?

電子契約サービスを導入すること自体は、極めて危険性は低いですが、電子契約には、改ざんや情報漏えい・破損リスクなどのセキュリティリスクが伴うので、サービスを慎重に検討する必要があります。

契約締結の当事者の本人性を担保するために、ログイン時の多要素認証を採用しているサービスを選んだり、アクセス権限の設定を階層別にできたりするサービスを選ぶと、より安全性が高まるでしょう。

導入する電子契約サービスのセキュリティ対策は重要ですが、会社全体のセキュリティレベルを上げておくことも前提条件です。ウイルス対策ソフトの導入や通信の暗号化、端末へのアクセス制御など、抜かりなくセキュリティ対策をしましょう。

電子契約の料金はどの程度ですか?

電子契約サービスの料金は、基本料金と契約締結の数ごとにかかる従量制課金で構成されていることがほとんどです。基本料金は一般的に月額1万円から10万円程度、従量制課金の1契約書あたりの料金は100円から200円が相場です。そのため、契約数が多いほど費用がかかってきます。

オプション機能を利用する場合は、オプション料金が加算されます。サービスによっては初期費用の支払いが必要なものもありますので、併せて確認しておきましょう。

特別な機器やソフトウェアが必要ですか?

電子契約システムの多くはクラウド上で利用できるので、基本的に特別な機器やソフトウェアのインストールは必要ありません。

どのように導入すればいいですか?

電子契約サービスを導入する目的を明確化することが第一です。その後、現在の契約書の形式やワークフローを整理し、使用する電子契約サービスを選定します。比較・選定をしたら、正式に契約・登録を行いますが、導入や使用に様々なリスクを感じる場合は無料トライアルを利用するのがおすすめです。電子契約サービスの導入・利用を円滑に進めたい場合には取引先への周知や社内トレーニングも欠かせません。

詳細は、上章で紹介した「電子契約サービスの導入手順」も参考にしてください。

契約内容の変更は可能ですか?

紙の契約書を訂正する場合には訂正印を押すのが一般的ですが、電子契約の場合は訂正印を押す方法では修正できません。電子契約で契約書を訂正したい場合には、新しい契約書を作り再締結するか、変更点についての覚書の作成による訂正が基本です。変更点についての覚書を作成する場合、原本はそのままにして保管しておきましょう。

電子契約サービスまとめ

  • 電子契約サービスは、様々な書面を取り交わす際に必要になるすべての過程をインターネット上で行えるサービスのことです。
  • 電子契約サービスを利用する主なメリットは、「コスト削減」「業務の効率化」「多様な働き方への順応」「コンプライアンス強化」「ヒューマンエラーの防止」の5つです。
  • 電子契約サービスを利用するデメリットは、「対応できる契約に限りがある」「取引先の理解・協力が求められる」「社内の手厚いサポートが求められる」ことの3つです。
  • 電子契約サービスの導入する際に一番に考えるべきなのは、電子契約サービスを導入する目的を明確にすること。その上で、法的な信頼性の高いものや安全性に配慮されたサービスを選択しましょう。
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この記事を書いた人

産経新聞系列の情報誌・コンテンツの取材記者を経て、関西にてキッズファッション誌の立ち上げに携わる。2007年から株式会社マイナビにて約5000件以上の企業取材・制作・ライティングを担う。2017年からは新規事業立ち上げや、大阪府八尾市など地方自治体の広報、関西の大手企業対策の採用ブランディング・制作チームの責任者としても従事。2021年以後は、生活情報・ビジネスツール・転職・副業などの専門コンテンツメディアの記事執筆を行っている。

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