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Salesforceとの連携が可能なおすすめのワークフローシステム

#セールステック

2020年11月25日更新

ワークフローとは業務の一連の流れのことで、あらかじめ行う作業を定義しておくことで作業者間の情報の伝達を円滑にするものです。

これをコンピュータに組み込んだのがワークフローシステムで、業務プロセスに必要な手順を明確化することができます。

そこでこの記事では、ワークフローシステムの概要とともに、Salesforceとの連携が可能なおすすめのシステムもご紹介します。

そもそもワークフローシステムとは

ワークフローシステムは、図式化された業務手続の流れをコンピュータに組み込み、一連の業務手続が自動化するシステムです。「稟議システム」「決裁システム」などと呼ばれることもあり、備品の購入や出張の可否、人材の採用といった申請をして承認を得る一連のワークフローを電子化することができます。

かつてワークフローは紙文書を利用した業務手続で、稟議、経理処理、受発注処理などの際には紙文書を作成し、承認者の承認を得なければなりませんでした。これは、承認証憑として証拠能力を持たせやすいといった一覧性が高い一方で、承認者が不在の場合承認が得られないばかりでなく、文書の保管場所も必要など効率やコスト面で大きなデメリットとなっていました。

このためワークフローシステムで手続きを電子化することによって、プロセスの可視化や申請者と承認者の業務の円滑化が可能にな李、申請から承認までの時間と労力、そしてコストの大幅な削減を実現することが可能になりました。

また当初は導入コストが高く、ビジネスツールとして定着しにくかったワークフローシステムも、近年ではクラウドサービスが本格化したことで低コストで導入が可能になり、多くの企業で利用が進んでいます。

Salesforceと連携可能なワークフローシステムの導入メリット

ワークフローシステムの中には、Salesforceと連携可能なシステムもあります。Salesforce は、セールスフォース・ドットコム社が提供する営業支援（SFA）・顧客管理（CRM）を目的としたクラウドサービスで、担当者および案件、また案件に関係するドキュメント類ややり取りを一元的に管理することが可能です。

Salesforceと連携が可能なワークフローシステムでは、決裁が完了した見積情報をSalesforce へ自動登録することができるので、顧客に対し正確な見積書を提出するといったことができます。また、新規取引などの問い合わせ対応のワークフローであれば、ワークフローに沿って Salesforceに自動登録することで常に最新の正しいデータを活用した営業活動を実現できます。

このように、Salesforceと連携したワークフローシステムなら、さまざまな業務の一元管理のほか、幅広い機能のカスタマイズをすることが可能になります。

Salesforceとの連携が可能なおすすめのワークフローシステム

ワークフローシステムは企業規模や業務内容などによって選定のポイントが変わってきます。ここでは、Salesforceとの連携に着目し、おすすめのワークフローシステムをいくつかご紹介します。

AppMoveワークフロー（アップムーブ）　

AppMoveワークフローは、Salesforce標準の承認機能をより強力にすることができ、かつ日本企業の業務に適した承認フローを実現できるワークフローシステムです。

Salesforceを導入したうえで合議制の稟議を回すことができるほか、承認者不在時の委任や振替、商談の規模に応じた承認ルートの変更も可能で、定期的な組織改編時の切り替えもスムーズに行うことができます。このため高いセキュリティを誇るSalesforce上で動作するだけでなく、迅速な承認申請や、リモートワークのサポートも実現します。

Workato（ワーカート）

Workatoはアプリケーションおよびソフトウェアを構築および統合するAPI（Application Programming Interface）により、さまざまなシステムとクラウド間連携を容易にするiPaaS（Integration Platform as a Service）です。このため、SalesforceをはじめとしてGoogleやWorkday、Dropbox、Slackといった日本の多くの企業で利用されているクラウドサービスや、350以上のアプリケーションとの連携に対応しています。

またWorkatoでは、従来人が行っていた複数のクラウドサービスにまたがるデータやプロセスを自動処理することにより、業務の効率化はもちろん、ビジネススピードの向上も実現します。特にクラウド間連携では、専用のソフトウェア開発が不要なため、開発コストを大幅に削減することが可能です。

mitoko（ミトコ）

mitokoは、Salesforceをコミュニケーションプラットフォームとしてより使いやすく進化させ、社内コミュニケーションの活性化に貢献するグループウェアです。

Salesforceとは自動連係するため、取引先などのオブジェクトとの関連づけも効率的で二重登録をする必要がありません。またmitokoのコミュニケーションの範囲はヒトだけにとどまらず、IoT技術を利用することでモノ・コトにまで広がります。このため、無駄のないリソース管理が可能になります。

Questetra BPM Suite（クエステトラ）

Questetra BPM Suiteは、主に法人単位や部署単位での利用に適したクラウド型のSaaS BPMS（業務プロセス管理システム）です。

ループや分流といった複雑な構造を持つワークフローをコーディング不要で構築でき、マウス操作によって簡単にシステム化することができます。日常業務のデジタル化だけでなく、無人化・自動化の推進にも貢献します。また、Salesforceとの連携ではワークフローに連携処理を組み込むことによってAPIへの接続を可能にします。

AppsWF（アップス）

AppsWFは、日本国内実績No.1の本格的クラウドワークフローシステムです。ルートの定義や権限といった基本的な設定から、代理申請、並列フロー、動的承認など、高度な要求にも幅広く対応しています。

また、マスタ管理では、組織・役職・ロールなど柔軟な設定をすることができ、フローの設定でもGUI操作により直感的な設定が可能です。そしてSalesforceとの連携ではその機能を活かしつつ、本格的なワークフローを構築することができます。

Asana（アサナ）

Asanaは、Facebookの共同創業者であるダスティン・モスコヴィッツと元Googleエンジニアのジャスティン・ローゼンシュタインによって立ち上げられたプロジェクト管理ツールです。

業務効率化に必要な機能が充実し、シンプルなデザインと使いやすさから注目を集めています。アプリ版も完備し、プロジェクトやタスク管理機能に優れ、1,000以上のアプリと連携が可能です。このためSalesforceとの連携でも、セールスフォースの顧客管理や業績貢献の恩恵を高め、必要なタスクを把握しやすくなっています。