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最終更新日

20210810

テレワークのやり方|導入時の流れやメリット、起こりがちな問題は?

#セールステック

この記事では、テレワークのやり方について解説します。
政府が進める働き方改革や状況や新型コロナウイルスの蔓延などの情勢変化によって注目されているのがテレワークです。
企業にとっても社員・従業員にとってもメリットがあり、生産性向上など業務の効率化も実現可能ですが、導入には注意しなければいけない点もあります。
ここではテレワークに関する基礎知識とともに導入時の流れやメリット、注意点、起こりがちな問題について紹介していきますのでぜひ参考にしてください。

テレワークに関する基礎知識

さまざまな状況や情勢の変化により、多くの企業や労働者が注目しているのが「テレワーク」です。
ここではテレワークに関する基礎知識を紹介します。

テレワークの定義

テレワークは、距離を意味する接頭語である「tele」と、仕事を表す「work」を組み合わせた言葉です。
ICTを駆使し、オフィスとは異なる場所で働くことを指します。
昨今、さまざまな状況や情勢の変化、政府が推進しているのもあり、多くの企業が注目している定義です。
「リモートワーク」とも呼ばれ、在宅での勤務や移動中などの合間に行うモバイルワーク、サテライトオフィスなどの施設型勤務もテレワークの定義に含まれます。

テレワークの主な種類

在宅勤務

在宅勤務とは、企業に勤める従業員が自宅で業務にあたる勤務スタイルのことです。出勤日を限定することや1日の中で数時間だけ自宅で作業する部分在宅勤務もあります。

モバイルワーク

モバイルワークとは場所や時間に関係なく仕事を行う労働スタイルのことです。
移動中などにノートPCやタブレット、スマートフォンなどのモバイル機器を利用して仕事を行います。
働く場所はカフェや移動中の社内など、状況によって変わります

サテライトオフィス勤務

サテライトオフィス勤務とは、自社オフィスなどとは別な場所に設けられら仕事場(サテライトオフィス)で働く形態のことです。
本社や本拠地を中心に離れた場所に設置されているので本社の「サテライト=衛星」のようにオフィスが存在するのでこのように名付けられています。
最近では自治体が誘致を行っている場合やシェア型のサテライトオフィススペースを提供するサービスも増えていますが、自社専用のサテライトオフィスや、コワーキングスペースを提供する企業もあります。

テレワーク導入のやり方の流れ

ここではテレワーク導入時の準備など流れを紹介していきます。

STEP1:導入前の準備

まず一番初めにテレワークの導入目的を明確することからスタートします。
ツールなどを導入しいきなり始めるのではなく、目的を明確化し組織全体でその内容を把握することが大切です。
主な導入目的は、「生産性の向上」「採用力強化」「従業員のワークライフバランスの実現」「非常時備えたリスク分散」等、幅広いですが、自社に見合った”明確化”が必要になります。
目的を明確化したら、社内のプロジェクトチームが主導し制度の整備を進めていきます。
部署や部署間の連携なども含めて細かく拾い上げておくことがポイントです。
次に業務フローを洗い出し、各業務のテレワーク化の可否を見極めていきます。
業務によってはテレワーク化する際のハードルやスピードに違いがでることやテレワーク可することが可能なのかを見極めることが必要です。
ここでテレワーク導入に必要なICTツールやシステムを選定していきます。
チャットツールなどのビジネスツールの使いやすさやコスト、導入開始までの期間なども合わせて確認することが大切です。
準備段階最後にテレワークの社内ルールや制度の検討、端末など環境整備を行います。
従業員にとっては今までと勤務スタイルが変化することにもなり混乱しやすくなるので、しっかりとした準備が必要です。

STEP2:試験運用

本格運用開始の前には必ず試験運用を行うことが望ましくなります。
部署などの範囲や期間をあらかじめ決めておくほうが望ましく、導入から運用までの流れがスムーズです。

準備段階で明確化していることなども運用していくなかで改善する課題が見つかるからになります。
試験運用の際に評価する項目を前もって予想しておき、どの項目や内容、成果をチェックしていくか決めておくことが重要です。
従業員の働きやすさや生産性の変化をみることなど、イレギュラーが起きたときの対処法などあらゆるシチュエーションに対応できるようにすることが大切です。

STEP3:本格導入

試験運用の効果測定を基にデータを振り返り、本格導入に向けた改善を行います。
特に業務上の課題が見つかった場合には徹底的に洗い出し改善策を立てることが重要です。
あわせて社内ルールや導入ツールの最終的な調整を行っていきます。
内容を全体に周知した後や本格導入後の修正はあらゆる面で負担が大きくなり、容易に変更などができないため十分に検討しておくことが大切です。

テレワークを導入するメリット

テレワーク導入は企業側・従業員側、双方にメリットがあります。
ここではそれぞれのメリットを紹介していきます。

被雇用者(従業員)側にとってのメリット

雇用者(従業員)側は労働時間を有効活用しやすくなるのがメリットです。
在宅勤務で通勤時間が不要になる場合、通勤にかかる肉体疲労や精神的なストレスを軽減しやすくなります。

また、在宅勤務含めてモバイルワークなど勤務場所を選べる場合、各従業員にとってパフォーマンスを発揮しやすい環境に調整できるため、業務を効率化できるというメリットも見込めます。

雇用者(企業)側にとってのメリット

雇用者(企業)側は、生産性の向上や熱費や交通費の削減などのコストダウンにつながるというのが主なメリットです。
出勤する人数を抑えることができれば、オフィスの面積を縮小して家賃を削減することも可能になります。
業務効率化や時間短縮による生産性の向上や、離職防止など効果も期待することが可能です。
また、常時出勤する必要がなければ遠隔地に住む優秀な人材を獲得できることなど、採用でこれまで獲得できなかった層にもアプローチしやすくなります。

テレワークの導入で起こりがちな問題と対処方法

全てがスムーズに進めば問題ありませんがテレワーク導入時には、起こりがちな問題が出てきます。
ここでは、その問題と対応する対処方法を紹介します。

セキュリティ対策

テレワークでは故意や不注意による情報流出、情報漏えい、データ消失などのリスクがあります。
セキュリティや従業員のモラルなどに十分配慮する必要があり、徹底したルールや周知が必要です。
多くのセキュリティに関する事故は、ちょっとした不注意や意識の低さから起こります。
テレワークでは従業員が会社のPCを自宅などで使用したり、会社のネットワークに社外からアクセスでするためデータ流出のリスクが高くなってしまいます。
万が一このようなことが起これば企業にとって大きな損出となります。
これを避けるために必ず会社で用意した端末で作業し、Web・ネットワーク回線はVPN接続で操作するなど細かい部分までルール化し周知させることが必要です。

コミュニケーション

テレワークは、メンバーと対面する機会が減るため同僚・上司・部下とのコミュニケーションが取りにくいという側面があります。
チームで共同作業する場合など、コミュニケーションのやりとりが円滑になされないと業務効率が低下しやすいということです。
コミュニケーション不足による非効率化を防ぐ為にコミュニケーションツールを導入し、スムーズに連絡を取り合える環境を整えて見直しすることが必要になります。

勤怠管理・労務管理

本社オフィスに出勤しないため、勤怠管理しにくくなるので前もっての対処が必要です。
クラウド管理できる勤怠管理システムやツールを導入すると、テレワーク中の従業員の勤務時間を把握しやすくなります。
また、就業状況を把握しにくいため労働時間の管理、人事評価、労災認定など場合によっては労務管理の方法を変える必要があることに注意が必要です。
運用を開始してからではないと問題点を理解・把握しづらい部分ですが、事前準備の段階である程度のイレギュラーを考えすぐに対処できるよう人事管理担当者と連携を確保しておくことも必要になります。

書類管理

レワークは書類のやり取りを電子化しデータにすることが必要です。
紙の書類のみでは物理的なやり取りに時間と手間がかかりやすいですがデータのやり取りに変更できればさらに効率化できます。

どうしても紙の書類をデータに変更することに反対する従業員やデータ作成に時間がかかるという問題点がでてきますが、ペーパーレス化する業務を選別しておいて段階的に変えていくことやマニュアル化することで対処可能です。

テレワークにおすすめのICTツール8選

テレワークはICTをフル活用しておこなっていきます。
ここでは、そのために必要なおすすめツールを紹介していきます。

KING OF TIME(キングオブタイム)/株式会社ヒューマンテクノロジーズ

KING OF TIMEは、ワークスタイルにあわせたさまざまな機能がある、テレワークに対応した勤怠管理システムです。
誰もが簡単に使えるよう感覚的に操作できるよう設計されています。
様々な人事システムなどと連携も可能になっているのが特徴です。
テレワークに便利な機能としてスマートフォンなどアプリを使って利用できるようになっています。
料金は初期費用無しで利用人数(1人300円)によって変動する仕組みです。

Backlog(バックログ)/株式会社ヌーラボ

Backlogは、様々なプロジェクトで活用できるチームタスク管理ツールです。
プロジェクト管理や課題管理など、チームタスクを効率的に運用できる様々な機能があります。
テレワークに便利な機能としてスマートフォンなどアプリで進捗確認やコメント確認が可能です。
必要であれば他ツールからの移行も相談ができるので安心して導入できます。
料金は利用できる機能によってプラン分けされている仕組みです。
30日間の無料トライアルも用意されています。

Google ドライブ/Google Inc

Google ドライブは、スマートフォンやタブレット、PCなど様々なデバイスでファイルやフォルダを保存・共有できるツールです。
個人・法人、含めて世界中で利用者がいます。
法人(チーム用)のGoogleドライブでは、他の様々なツールやアプリとの統合も可能です。
どのような端末でもファイルなどのデータを確認・編集できるのでテレワーク業務をさらに効率的にできます。
法人(チーム用)の料金は、1ユーザーあたり月額8ドルです。
30日間の無料トライアルも用意されています。

BizBase(ビズべース)テレワークLite/株式会社フレンディット

BizBaseテレワークLiteは、アプリをインストールするだけでスマートフォンをビジネスフォンのように使えるサービスです。
自宅勤務など会社から遠隔地にいても電話応対ができる、テレワークに対応したサービスになっています。
工事不要でアプリをスマートフォンにインストールし、ID・パスワードを設定するだけで利用可能です。
また、内線機能などビジネスフォンで利用できるあらゆる機能が揃っています。
料金は、初期費用・月額費用ともに使う機能で追加される仕組みになっています。

テレ検/コグニティ株式会社

テレ検は、テレワーク商談時にアプリをインストールしたスマホを横に置いておくことで、商談内容をAIが解析してくれるサービスです。
トーク内容や構成をチャート形式で表すことや言語化してウィークポイントを提示してくれます。
レポートは商談後5営業日以内に届くので、リアルタイムで営業に活かすことが可能です。
相手からの質問など、反応を言語化してくれるので次回商談に活用することもできるようになっています。
料金は15分以上の商談で1分300円です。(1契約につき最低利用額5,000円/月)

スカイベリー/a2network株式会社

スカイベリーは、サービス提供している世界約60カ国であれば手続き無しで利用できるモバイルWiFiサービスです。
同社のクラウドSIM技術と専用端末により、ローカルSIMをリモートで自動取得することで実現しています。
グローバルな活動範囲でテレワークを実施する時にとても重宝できるサービスです。
料金は、データ容量やオプションによって変わる仕組みです。
他に初期費用として専用端末代や事務手数料などがかかります。

invox(インボックス)/株式会社Deepwork

invoxは、紙などアナログ請求書データをデータ化し、振込みデータや仕訳データを自動生成してくれるDXシステムです。
総務や経理がテレワークでも出社することなく入力作業などが自動で完了します。
手書きで書いた文字などでも99.9%以上の精度でデータ化できる機能には定評があります。
オンラインバンクや会計ソフトなど多くのシステムなどに連携させることが可能です。
料金は、利用できる機能によってプラン分けされている仕組みになっています。
無料トライアルも用意されています。

MINAGINE(ミナジン)就業管理/株式会社ミナジン

MINAGINE就業管理は、就業制度運用を目的に開発された勤怠クラウドサービスです。
何かに突出した機能ではなく、管理する人が使いやすいように必要な機能がバランスよく構成されています。
レポート機能やアラート機能もしっかりと実装されているので安心して運用することが可能です。
クラウド型サービスなので、管理者がテレワークでもしっかりと管理することができます。
料金は初期費用400,000円で管理する従業員の人数によって月額料金が変わる仕組みです。
無料トライアルも用意されています。

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