ビジネスメディアのミツカル記事カテゴリ:セールステックタスク管理ツールとは?機能やメリット、選定時のチェックポイント

最終更新日

20211019

タスク管理ツールとは?機能やメリット、選定時のチェックポイント

#セールステック

この記事では、タスク管理ツールについて機能やメリット、導入時における選定時のチェックポイントを解説します。

一つのプロジェクトを計画通りに進めるには、スタッフ個人のタスクを管理しチーム全体の状況を把握することが大切です。個人・管理者含めてタスク管理は必要ですが、その業務が目的にならないようにしなければいけません。

そこで日々のタスク管理を効率的にできるのがタスク管理ツールです。タスク管理は多くの種類がリリースされていてそれぞれで特徴も違います。導入時の選定には内容を把握し、自社の業務やプロジェクトに合ったツールを選定することが必要です。そのために必要な機能やメリット、選定時のチェックポイントを紹介していきます。

タスク管理ツールの基礎知識

タスク管理ツールは、業務効率を向上させる便利な機能が豊富です。上手に活用すれば自分はもちろん、スタッフ全体の手間を軽減できます。

しかし、効果的に活用するには、導入前にその役割や基礎知識をしっかりと把握することが重要です。まずはじめに、タスク管理ツールの基礎知識を徹底解説していきます。

タスク管理ツールとは?

タスク管理ツールとはプロジェクトを管理するツールのことです。タスクは日本語に訳すと「作業」や「業務」の意味になり、ビジネスシーンでは個人へ割り振られた業務を指す言葉となります。

それぞれの作業や業務を管理、可視化することでタスクの遅延・漏れを防止でき円滑にプロジェクトを進めることが可能です。
タスクに関わる情報を共有できる機能やガントチャートを表示させる機能など多くの機能があります。

タスク管理ツールの役割

タスク管理ツールは、複数人のチームで作業する際、タスクを可視化する目的で用いられます。個々のタスクの調整はもちろん、チャット機能や連携機能も基本機能に備えられているので、プロジェクトの全体像が見えることで仕事を円滑に進めやすくなります。
昨今のさまざまな情勢・状況によりリモートワーク(テレワーク)の導入が進んでいますが、導入企業の業務管理でも活用されています。

導入が多くなってきている背景として、リモート環境ではチームメンバーの働き方が可視化されにくいため、円滑に業務を進めるためにも活用されているのがタスク管理ツールです。

リモート環境での業務はどうしても、各個人の業務が見えにくいことや情報の共有が行き届きにくいという側面があります。タスク管理ツールを導入することでタスクの抜け漏れ防止などにも役立ち、より円滑に生産性を求めた業務を行うことが可能です。

タスク管理ツールの主な機能

タスク管理ツールでは、プロジェクトや業務を円滑に進めるために多くの機能が利用できます。ここでは、タスク管理ツールの主な機能を紹介していきます。

プロジェクト管理

タスク管理ツールではプロジェクト管理ができる機能があります。各プロジェクトごとに参加メンバーを加えプロジェクトボードを作成することが可能です。
タスクの担当者、期限、進捗状況など各メンバーのタスクの情報を表示することで、仕事の量を可視化して共有できます。
ツールによっては、各タスクにコメントやメモを残したり、ラベルで分類したり、ファイルを添付したりすることも可能です。

ToDoリスト

ToDoリストとは、業務に関わるやるべきことを可視化しリスト化したものです。
タスク管理ツールでは、プロジェクトを進める行程でやるべきことをToDoリストで管理・共有することができます。
業務の抜けや漏れを防止することができ、各個人の担当業務が可視化されているので効率的にプロジェクトを進めることが可能です。

スケジュール管理(工数管理)

タスク管理ツールでは、スケジュール管理(工数管理)ができます。
各業務の締切日などを可視化することで管理できるので、抜けや漏れなどを防止しながらプロジェクトを進行させることが可能です。

ガントチャート

ガントチャートとはプロジェクトとの工程管理に用いられる表のことです。
タスク管理ツールでは、プロジェクト管理やToDoリストなどのデータをもとに視覚的に表してくれます。
作業進捗などプロジェクトの全体像を把握できるので、円滑なプロジェクト管理や問題解決にとても有効な機能です。

ボード内検索

ボード内検索はタスク管理ツールにあるデータに素早くアクセスできる機能です。
各個人や管理者がタスクやToDoリストなどに効率的にアクセスできることで、スムーズに業務を行うことができます。

アラーム設定

タスク管理ツールでは通知やアラームを設定できる機能があります。
新しいタスク追加や変更があった場合に通知することができることや、期限が近づいたタスクに対してアラームを設定できる機能です。
スケジュール通りにプロジェクトを進めるためにも必要な機能になります。

タスク管理ツールを導入するメリットと注意点

プロジェクト全体や業務をタスク管理ツールで管理・運用することは多くのメリットがあります。
ここでは導入する具体的なメリットと注意点を紹介します。

メリット

進捗状況がわかりやすい

タスク管理ツールを導入すると、進捗状況がわかりやすいというのがメリットです。
各状況を細かく管理できることや進捗状況をグラフなどで分かりやすく視覚化できる機能が搭載されているので、管理者が各メンバーの状況をひと目で把握することができます。
進捗管理に無駄な時間をかけずに済むので業務の効率化にもつながり、より質の高いプロジェクトが目指せるということです。

ミスの予防につながる

タスク管理ツールはミスの予防にもつながります。
タスクごとの担当者が明確になっているので、対応の抜けや漏れを防ぐことが可能です。
また、タスクの期限と進捗が可視化されているので、遅れがある場合には早期にフォローすることもできます。

多くのタスクを効率よく管理しやすい

プロジェクトのタスクが増えれば管理に多くのリソースが必要になります。
個人がプロジェクトに関わるタスクも効率的に行うことが大切なのと同時に、管理も効率的に行う必要があります。
タスク管理ツールでは、さまざまな機能を活用して効率化して管理することが可能です。

情報を共有しやすい

プロジェクトはチームで進行するため、各担当やチームの情報を共有する必要があります。
タスク管理ツールでは、情報の共有をスムーズに行えるような機能が用意されているので、円滑に情報共有することが可能です。

緊急なタスクにも対応しやすい

プロジェクトでは、急な変更や新規追加が必要な場面も出てきます。
その際に迅速且つ正確に対応することが大切です。
プロジェクトやタスクには期限があるので、緊急なタスクが発生した場合には迅速に対応することが必要になります。
タスク管理ツール活用は、アラームや通知機能でイレギュラーにも対応しやすくなります。

注意点

タスク管理ツールには用途に応じて多くの機能がありますが、しっかり理解して使うことでメリットを発揮します。
逆を言えばメンバー全員がその機能を使いこなせないと効果が出にくいと言えます。
適切にタスク管理するためには、それぞれの機能を、内容を含めて理解してもらい正しく使ってもらう必要があります。
そのため使いこなすためには時間がかかることもあるため、運用開始まで十分なフォロー体制を整えることが大切です。
また、タスク管理ツールは多くの種類がリリースされており、それぞれで機能等に特徴がありますが、使う機能によって複数のタスク管理ツールを使うのではなく、なるべく一つに絞って運用することが望ましくなります。
機能が被る複数のツールを一度に利用すると、メンバーの作業量に影響がでることや一元管理しにくくなるというデメリットがあるからです。

タスク管理ツールの主な活用方法

タスク管理ツールは、プロジェクトだけではなく、さまざまな場面で活用できます。
ここでは、主な活用方法を紹介します。

営業での活用方法

営業でタスク管理ツールを活用する方法です。
営業でタスク管理ツールを活用するメリットとして、営業案件の進捗状況を管理しやすいことが上げられます。
これは営業する人も管理する人も同じく、メリットがあり成果に向けた業務を行うことが可能です。
使える機能として、「アポイントの状況確認」においてアポイント済、検討中、受注などを一目で管理できます。
また、蓄積された顧客の詳細や既存顧客、重要顧客の重要度などを他部署と情報共有できるという利点もあります。

人材採用での活用方法

人材採用でタスク管理ツールを活用する方法です。
応募者を1名ごとにタスク化して一覧できる形で管理すると効率よく管理できます。個人の履歴書情報や試験結果・面接結果をタスクに記載しておくと把握しやすくなります。ツールの機能を使い、面接官の評価を基に採用の優先度を付けることも可能です。
個人の採用面接の進捗状況も管理しやすくなります。
一次面接、二次面接、最終面接など、それぞれでグループ分けするなど視覚的に把握できるので効率よく管理することが可能です。

コンテンツ制作での活用方法

コンテンツ制作でタスク管理ツールを活用する方法です。製作工程をプロジェクトごとに管理できます。
企画案作成中、デザイン制作、公開待ち、公開など、視覚的に一度に確認可能です。
タスク管理ツールは優先度をラベルで優先度高、優先度中、優先度低など可視化できる機能があります。状況変化が起きた場合でも優先順位に応じて対処することが可能です。

タスク管理ツールの導入形態

タスク管理ツールには主に「クラウド型」「インストール型(オンプレミス型)」があり、それぞれで特徴が違うので自社に合わせて導入することが必要です。
ここではタスク管理ツールの導入形態をそれぞれ紹介します。

クラウド型

クラウド型は「オンライン上のツールにアクセス」して利用するのが特徴です。
オンライン上にあるためインターネット環境さえあれば、場所を問わずに利用できます。

デバイスのスペック等をあまり意識せずに利用できることや会社にあるPC以外でも利用可能なので、リモートワークでも導入しやすいという特徴があります。
現在リリースされているタスク管理ツールの多くは、クラウド型が一般的です。
また、インストール型(オンプレミス型)に比べると導入コストが低く済むという利点もありますが、機能面で細かいカスタマイズをしにくいという点があります。

インストール型(オンプレミス型)

インストール型(オンプレミス型)は、ツールをPCにインストールして利用するのが特徴です。
セットアップが完了していれば、インターネットに接続せずに運用が可能になります。
セキュリティ性が高いことや、回線状況にかかわらず動作が安定しやすいというのが特徴です。
また、機能面のカスタマイズを自社の業務に合わせて細かく実装できるのも大きな利点になります。
ただし、社外とはやり取りしにくいことや導入までの期間が長いこと、コストが高くなるという点に注意が必要です。

タスク管理ツールを比較・選定する際のポイント

タスク管理ツールは多くの種類がリリースされていますが、正しい選び方にはコツがあります。webベースのSaaSアプリケーションとして提供されるものも多く、場所を選ばず利用可能。それぞれに特徴があるので、自社の運用スタイルにマッチしているツールを選定することが必要です。
ここでは、タスク管理ツールを徹底比較。選定する際のポイントを紹介します。

初期費用や月額費用はいくら発生するか

タスク管理ツールを導入し運用を開始するには、そのためのリソースをしっかりと確保する必要があります。
その中でもコストに関することは、しっかりと検討材料として考慮することが大切です。
導入に当っての初期費用や月額費用がどのくらいか、無料プランやお試し無料期間を利用可能かなど、それぞれのツールで違うので比較します。
無料プランの場合でも、基本的な機能を利用できることも多いので、無料で導入してから必要であれば本格導入をする方法も可能です。
月額料金は利用ユーザー数ごとに料金が発生するものや、データ量や機能によって料金プランが用意されているサービスが一般的になります。
課金システムがサブスクリプションではなく、買い切りの場合もあるので運用のリソースバランスも考えて比較・選定することがポイントです。

ユーザビリティが良くストレスなく使えるか

タスク管理ツールはチーム内のメンバー全員が日々の業務で快適に使えるツールが理想的です。
機能面が多いことや操作が複雑であれば、効率的な運用が出来ないからです。
直感的かつ簡単に操作できることやITの専門知識がなくても日常的に使い方がわかるなど、出来るだけユーザビリティが良くストレスなく利用できることがポイントです。
導入前に無料トライアルを実施して現場の意見を参考にすると導入から運用がスムーズに行きます。

自社の業務に適した機能が搭載されているか

タスク管理ツールによって機能面に違いがある場合も多いので、比較・選定する際には注意が必要です。
業種やプロジェクト内容などで、運用する際に自社の業務に適した機能が搭載されているか確かめて選定することが大切です。

すでに使っている他のツールと連携しやすいか

タスク管理ツールのデータは他のツールと連携することで、さらに効果的な運用が可能です。
すでに使っている他の外部ツールと連携しやすいかもポイントになります。

サポート体制は充実しているか

タスク管理ツールを導入する際には、どのようなサポート体制になっているかを考慮することが重要です。
機能、操作でトラブルがあった場合には、それだけで業務に支障をきたす為できるだけ迅速な対処が必要になってきます。
サポートの内容やレスポンスの速さなど、できるだけ詳しく把握しておくことがポイントになります。

細かい権限設定が可能か

タスク管理ツールでは、利用ユーザーのアクションを細かく制限する必要があります。プロジェクトの追加や予算に関わるデータなどは管理者だけ権限を与える必要があります。
また、他のプロジェクトのタスクやデータの閲覧設定など、さまざまな権限設定は必要な機能になります。そのため、ツールの管理機能で細かい権限設定が可能かチェックしておくことがポイントです。

おすすめのタスク管理ツール12選

数あるタスク管理ツールですが、その評判はさまざま。ここではその多くのタスク管理ツールの中からおすすめを厳選し紹介していきます。

Backlog/株式会社ヌーラボ

Backlog(バックログ)は、シンプルで直感的に使えるデザインが特徴のタスク管理ツールです。
プロジェクト内で利用するチームメンバー全員がすぐに使いこなせるように設計されており導入から運用までスムーズに行うことができます。
モバイルデバイス等どのような端末でも最適化されているので、いつでもどこからでも管理可能です。
料金はユーザー数やプロジェクト数、機能でプラン分けされている仕組みです。
無料お試しプランも用意されています。

Trello/Atlassian Inc.

Trello(トレロ)は、タスク管理を活用してチームの生産性をアップさせる機能設計になっているタスク管理ツールです。
世界中の様々な企業が導入しており運用の効果には定評があります。
生産性をアップさせる特徴的な機能として、コード不要で作業を自動化できる機能があり大幅な効率化が見込めます。
料金は初期費用無料で月額料金が無料から最大$17.5が基本の月額料金です。
機能やユーザー数によって月額料金が加算される仕組みになっています。

Asana/asana Inc.

Asana(アサナ)は、世界中で 10 万を超える組織が利用する信用性の高いタスク管理ツールです。
小さなタスクからビジネスの全体像までを管理できるように設計されており、質の高いプロジェクトを実現可能なツールになっています。
ルーチン作業を自動化する機能も実装されているので効率よく業務を進めることが可能です。
料金は初期費用無料でユーザー数、昨日でプラン分けされている仕組みになっています。
機能が限定された無料プランもあります。

Group Task/ピーアールジャパン株式会社

Group Task(グループタスク)は、シンプルな画面デザインや操作性に特徴がある、タスク管理ツールです。
どのようなプロジェクトにも対応できる基本的な機能は全て兼ね備えており、チーム全体で業務を進めることができます。
オフィスでもテレワークでも十分に対応可能な設計もされているので、場面問わず運用可能です。
料金は機能や保有できるタスク数によって変わる仕組みになっています。
プランによって日額と月額が変わる料金体系なので、注意が必要です。

Jooto/株式会社PR TIMES

Jooto(ジョートー)は、カンバン方式のレイアウトに特徴があるタスク管理ツールです。
直感的に使える各機能やレイアウト、シンプルなUIに定評があります。
サポート体制もしっかりしており、個別の相談や電話サポート、オンラインセミナー等、タスク管理にかかわる手厚い相談窓口が用意されています。
料金は、ユーザー数やデータ量、機能でプラン分けされている仕組みです。
機能等に制限はありますが無料プランもあるので、おためししてからの導入も可能になっています

Wrike/Wrike Inc.

Wrike(ライク)は、あらゆる業務やプロジェクトにフィットできる高いカスタマイズ性があるタスク管理ツールです。
プロジェクトや部門の業務プロセスに合わせたワークフロー、ステータス変更にともなう様々な自動化設定などのカスタマイズができます。
広い範囲の業界・業種に対応できるのも特徴です。
料金は機能やオプションによってプランが変わり、ユーザー数で加算される仕組みになっています。
無料プランでもある程度の機能は利用可能なのでおためししてみるのも良いでしょう。

Redmine/ファーエンドテクノロジー株式会社

Redmine(レッドマイン)は、オープンソースのプロジェクト管理・課題管理ソフトウェアで、業務やプロジェクトにあわせたタスク管理ツールを開発できます。
導入から運用、サーバー設置まで自社で開発するオープンソース版とクラウド版である「My Redmine」から選択可能です。
自社開発が必要なため、導入までのハードルは高いですが、その分自社にあわせたタスク管理ツールにすることができます。
料金は、オープンソースで提供されているので無料です。
クラウド版であるMy Redmineは月額8,000円からになっています。

Todoist/Doist Inc.

Todoist(トゥードゥーイスト)は、タスクにかかわる様々な業務を中心にプロジェクトを効率的に進める機能が用意されたタスク管理ツールです。
全世界で利用されており、14年以上リリースされている信頼性の高いツールになっています。
直感的に利用できるようシンプルな操作にも定評があるので導入から運用までをスムーズに行えることが特徴です。
料金は機能でプラン分けされていてユーザー数ごとに料金が加算される仕組みになっています。
機能面やユーザー数などかなり限定されていますが、無料プランも用意されています。

Jira Software/Atlassian

Jira Software(ジラソフトウェア)は、ソフトウェア開発に関わるタスク管理に定評があるタスク管理ツールです。
ソフトウェア開発における追跡や状況確認など、スムーズに行えるような設計が特徴となっています。
同社が提供するナレッジマネジメントツールなどと連携することや他社ツールとの連携も可能です。
セキュリティ面にも定評があり、各権限も細かく設定することができます。
料金は、機能面やユーザー数、ストレージ容量でプラン分けされている仕組みです。

Microsoft ToDo/Microsoft

Microsoft ToDo(マイクロソフト トゥードゥ)は、ToDoリストを中心にして様々な他ツールと連携する事でタスク管理できるツールです。
他のMicrosoft製品との連携などを活用して、効率的にプロジェクトを進めることが可能になります。
シンプルなToDoリストで使い方はとても簡単なので、すぐに導入・運用が可能です。
また、モバイルデバイスで利用する際も使いやすいように最適化されています。
料金は、Microsoft ToDoのみ利用する場合は、無料でアプリをインストールできるようになっています。

ScheduleLook/Microsoft

ScheduleLook(スケジュールルック)は、「Microsoft Teams」をつかったチームでのスケジュールを共有して使うアドオンです。
Outlook予定表とリアルタイムで連携できることやアプリの切り替えをせずにタスク管理ができるので作業効率化が図れます。
外部スタッフなどMicrosoft Teamsを使っていない場合には使えないという点には注意が必要です。
料金はユーザー数500名まで月額17,500円になっていて、それ以降は1ユーザーごとに料金が加算される仕組みです。
30日間の無料トライアル期間も用意されています。

タスク管理ツール「TeamHack」/株式会社カタリストシステム

タスク管理ツール「TeamHack(チームハック)」は、プロジェクト等様々なタスク管理業務を1つで完結できるツールです。
共有ツールや作業時間計測ツールなど、タスク管理に関わる全ての機能が集約されています。
スタッフなどが入力する作業も操作性がシンプルなので、導入してからすぐに成果を求めた運用が可能です。
無料プランでも非常に多くの機能が使えてユーザー数も無制限で使えるメリットもあります。
有料プランの料金はストレージの容量によって2つのプランがあります。

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