【無料版あり】シフト管理おすすめツール | 店舗経営者、店長向け

2022年2月28日更新

シフト管理を効率化して店舗の業績アップ

飲食店やショップなどの店舗では、効率化したシフト管理がとても重要になります。それはm最も重要である業績は、人員の配置や管理に密接に関係するからです。

飲食店やショップなどの店舗などでは、パートやアルバイトの人員が多くなり人数が多くなればなるほどシフト管理が複雑化してしまいます。そこで人員それぞれでシフトを管理するのではなく、複数人をまとめてシフト管理することが大切です。

シフト管理は、人員各々で管理してしまうと人員不足や配置する人員の不足などが起こってしまいます。それでは、店舗業務がスムーズに行かず、業績に影響してしまうので、店舗全体で捉えて必要な人員を必要な配置で行う必要が出てきます。また、人員が過多になれば余計な人件費がかかるため、この場合も業績に影響するということになります。つまり、店舗全体や業務を把握し、適切な配置と人数でまとめてシフト管理することが重要です。

人員の人数が多くなればなるほどシフト管理は複雑化します。それは、アルバイトやパートは、学生や主婦なども多くそれぞれで、働く時間や曜日などにバラつきがあるからです。管理側だけの都合でシフトを組むことは難しく、従業員各々の内容を把握してまとめて管理する必要がでてきます。

しかし、シフトをまとめて管理することが必要でも店舗経営者や店長の業務は、店舗全体を管理することです。シフト管理以外にも様々な業務も大切でありとても重要です。また、どれか一つおろそかになっても必要な売上や利益などの業績に影響するでしょう。

そのためにはシフト管理を効率化し、他の業務などの店舗全体を管理することに影響が出ないようにすることが大切です。

シフト管理を管理を効率化するためには、さまざまな方法があります。配置の種類やシフト管理する人数がそれほど多くなければ、エクセルやスプレッドシートを活用することが有効です。出勤の人数や配置、勤務時間などの管理も容易になるので効率的にシフト管理できます。関数やスクリプトを駆使すれば、ボタンの配置や給与計算、人事評価などの入力も可能です。シフト表の作成も可能なので手書きでシフト表を作成するよりもキレイで効率的なシフト表を作ることができます。

配置などが複雑な場合や管理する人数が多い場合には、SaaSなどをはじめとしたシフト管理システムを活用することが有効です。エクセルやスプレッドシートでシフト表を作成したりシフト管理したりする場合は、全て一から作成しなければいけませんが、シフト管理システムは必要な機能が最初から揃っています。そのため、人員データの入力だけでシフト管理ができてさらに効率よく、管理をすることが可能になります。

デメリットとしては、月額利用料などのコストがかかることや自身の店舗業態に合わせた細かなカスタマイズがしにくいとということです。しかし、多くのサービスがクラウドで利用できるのでデバイスとインターネット環境さえあれば、どこにいてもシフト管理が可能なことや他のシステムとデータ連携可能なこと、人員側がアクセスしがシフト希望を入力すると自動でシフト表を作成する機能など多くのメリットがあります。

業種や店舗の規模に合わせて適切な方法でシフト管理することで、効率的に業務全体を管理でき業績アップにもつながることが期待できます。

シフト管理の方法

エクセル

エクセルを活用すると、シフト表の作成やシフトを効率的に管理できます。一度フォーマットになるシフト管理を作成すれば、それをもとに毎月のシフト管理ができるので手書きなどのアナログな方法よりも大幅に効率化することが可能です。

さらに関数やスクリプトを使えば給与計算なども自動でおこなえるなどのメリットがあります。日付や曜日、時間などの入力も簡単におこなえるので、効率的にシフト管理をおこなうことが可能です。

シフト管理とシフト表を連動させることで、シフト表を印刷することなども容易になります。

スプレッドシート

スプレッドシートは、Google社が提供している無料で利用できる表計算アプリです。Googleアカウントがあれば誰でも使うことが可能です。

多くの機能や操作がエクセルと酷似しているので、普段エクセルを使っていれば違和感なく使えます。エクセルと同じく、関数やスクリプトを駆使して、自社なりのカスタマイズをすることも可能です。

また、インターネット環境があればどこでも作成したシフト管理にアクセス可能なこともメリットです。

さらに、従業員にアクセス権限を与えシフト希望を入力してもらうことで、ある程度自動でシフト表ができるという使い方もできます。

SaaS

SaaSとは、「Software as a Service」の略で、サービスやシステムとしてのソフトのことです。多くの場合はクラウド上にあるサービスやアプリケーションをブラウザなどを用いてインターネットでアクセスし使用します。

メリットとしてソフトの機能全てではなく必要な機能だけを活用できることやどこでもアクセスでき、デバイスに依存しないということがあげられます。また、データはクラウド上にあるため安全に管理可能です。

シフト管理システムでは、多くの場合このような機能・方式になっていることも多くなっています。あらかじめ基本の機能や様式が備わっており、管理者は従業員情報やシフト情報を入力するだけでシフト管理ができるので、効率的に管理することが可能です。

スマホアプリ

スマホアプリでは、管理側も従業員側もアプリを自身のデバイスにアプリをインストールして使用します。

多くのシフト管理アプリでは、従業員側から打刻情報を入力できる機能もあり、そのまま打刻データをサーバ上に蓄積していくため勤怠チェックや給与計算も効率的に行うことが可能です。また、シフト希望などをアプリを通しておこなうことが可能になるため、シフト管理をスムーズにおこなうことができます。

管理側もスマートフォンなどのデバイスでおこなうので、業務を効率的におこなうことが可能です。

シフト管理おすすめツール

シフト管理ツールは多くの種類がリリースされています。

導入には、自社に見合ったツールを探すことが大切になるので、機能やコストを把握し検討する必要があります。

多機能なシフト管理ツールは、効率的で成果を求めた運用が可能になりますが、不必要な機能や複雑な機能はかえって非効率です。

ここでは、おすすめツールの内容とポイント紹介していきます。

Cync UP（シンクアップ）/パーソルイノベーション株式会社

Cync UPは、誰でも直感的に使えることをコンセプトに設計されたシフト管理システムです。データの集約や分析を両立させるオールインワンのツールといえます。

人件費率・人時売上高 ・人時客数・過不足など店舗の状況把握に役立つ重要指標を分析・管理することが可能です。複数店舗をまとめて分析する機能もあるので、他店舗経営の経営者やエリアマネージャーなどの方にもおすすめできます。

シフト表作成画面はシンプルで作成しやすいように配慮されており、時間をかけずにシフト表を作成することが可能です。従業員にアプリをインストールしてもらうことで、シフト希望やヘルプ通知をアプリを通しておこなうこともできます。料金は、シフト管理する店舗数によって加算される仕組みで、基本月額料金が3,000円です。無料プランもあるのでお試しで導入することもできます。

oplus（オプラス）/Oplus株式会社

oplusは、自動シフト作成機能やスタッフリマインド機能に定評があるシフト管理システムです。

スタッフのシフト希望データをもとに条件設定するだけで自動でシフト表を作成してくれるのでシフト管理が効率的になります。スタッフ側にはアプリをインストールしてもらう必要がありますが、打刻やシフト希望提出をスマートフォンでおこなえるのでスタッフ側も便利です。

シンプルなUIになっており、操作は直感的に行うことが可能になっているのでスタッフに対して操作研修などをする必要もありません。

月間のシフト表はもちろんのこと、日別のシフト表やスタッフ配置表を出力し共有することもできるようになっています。メガホン機能によって決まった曜日や日付でメッセージを送信できるのでスタッフへのリマインド連絡する手間もなくなります。管理者はPC、スマートフォンのどちらでも管理画面にアクセス可能です。

料金は、機能によって基本のプランが決定する仕組みで利用ユーザー数によって料金が加算される仕組みです。100ユーザーまで無料ブランが用意されているので、おためしで導入することもできます。

ミツカルとは

『ミツカル』とは、デジタルシフトを検討する企業担当者と最新のデジタルツール・サービスを提供する企業をマッチングさせるプラットフォームです。

企業のデジタルシフトを検討する担当者にとって、「検索では見つからない最新のデジタルサービスが見つかる」、「導入に関しての疑問や資料の比較・選定ができる」などメリットがたくさんあります。

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