SFAとは　機能やメリット、注意点について

2022年11月26日更新

近年は労働環境の改善が重要な課題とされ、各企業でもさまざまな取り組みを行う企業が少なくありません。こうした改善活動の一環として、企業における営業部門の業務改善を考えた場合、解決方法のひとつとしてSFAの導入が選択肢となります。

そこでこの記事では、SFAがどんなものなのかをはじめとして、類似したツールであるCRMとの違いやSFAの基本的な機能、導入のメリットのほか、注意点などについても解説します。

SFAとは

SFA（Sales Force Automation）とはITシステムによって企業の営業部門に徹底した支援を行うことにより業務の効率化を図る営業支援ツールです。

営業活動では従来から個人の能力に依るところが大きい傾向があることから、一元管理が難しく問題点も発見しにくいため、これまで部門全体で施策を共有することが困難とされてきました。

そこでこのような問題の解決策として、営業部門全員の営業活動や顧客情報を定量的なデータとして管理蓄積し、分析を行うことで営業部門全体の作業を効率化することにより、最終的には売上の向上に結びつけることを目的とするのがSFAです。

SFAとCRMの違い

SFAと類似したツールにはCRM（Customer Relationship Management）があり、しばしば混同されがちです。確かに、どちらも企業の売上や利益を最大化することを目的とし、営業活動をサポートするという点において双方に共通点は少なくありません。このため、ツールの中にはSFAとCRMを総括的にカバーしたものもみられます。

しかしながら、厳密にはSFAは営業活動や営業担当者のみを主眼をおいて情報を蓄積するのに対し、CRMはマーケティングやカスタマサポートといった複数の部門で用いられるツールで、どちらかといえばCRMは部門間で情報を共有することで顧客への効果的なアプローチを目指しています。

これらのことから双方を比較した場合には、SFAは営業部門のためのもの、CRMは顧客のためのものと理解するとよいでしょう。

SFAの基本的な機能

SFAは営業プロセスの一部を自動化することにより業務効率を向上させるツールです。具体的には次のような機能により、営業部門の負担の軽減や業務の効率化を図ります。

案件の管理

SFAには取引先企業をはじめ、担当者や提案商品・サービス、商談進捗状況、受注見込の確度、受注予定日、受注見込額などが記録できる機能があります。これにより各案件の情報を適切に管理し商品やサービスの受注を目指します。

顧客の管理

顧客情報の管理はSFAの中でも中心的な機能です。具体的には顧客名称や所在地、電話番号、担当者、役職、過去の商談履歴、名刺情報などもSFAによって管理することができます。適切な顧客情報の管理は顧客ごとの最適な対応を可能にするとともに、営業担当者のセールスが重複するといった問題も未然に防ぐことにつながります。

商談の管理

SFAでは案件や顧客の管理とともに商談の内容についても管理することができます。商談の管理では営業担当者と顧客の間での詳細なやりとりが記録され、より効率のよい営業プロセスに導かれます。

営業活動履歴の管理

営業担当者がどのような活動を行ったのかを記録する機能です。顧客のもとにどれくらい訪問し、顧客が自社の商品やサービスにどれだけ興味を持っていつから利用しているのかといった情報を蓄積することで、より具体的な提案の作成に活用されます。

売上予測・実績の確認

SFAでは蓄積されたデータをもとに、各案件別に営業担当者、あるいは部署ごとの売上のほか、顧客別、商品・サービス別といったように多角的に売上予測を行います。同時にデータを集計し、グラフやチャートによって実績を確認することもできるのSFAの機能です。

SFA導入のメリット

ここまでのようなSFAの持つ各機能は多くの企業で関心を持たれ、導入が進んでいます。これにより、もたらされるメリットもさまざまです。

業務効率化

営業活動履歴を管理できるSFAを活用すれば営業日報の作成や情報確認の簡略化が可能です。またスケジュール機能や通知機能によって営業担当者の行動内容も明確にすることもできます。

このためSFAを導入すれば報告書の作成などに割いていた時間を削減し、本来行うべき顧客訪問や新規顧客の開拓といった生産的な活動に割り当てることが可能になります。

営業活動の可視化

SFAは営業部門の管理者が活用することで営業活動全体を把握することができます。

従来の営業部門では情報が属人的に管理されることが多く、組織的な営業活動が行われることはあまりありませんでした。しかしSFAを導入すれば各営業担当者の活動内容が可視化され、管理者はその都度個々に適切なアドバイスが可能になります。

ノウハウの共有

営業担当者それぞれの訪問記録や提案内容、商談情報などの顧客情報を管理することができるSFAなら、過去の類似した案件の成功事例など、営業に関するノウハウを共有することができます。これにより、ビジネスチャンスの拡大や営業力の向上に結びつくことも少なくありません。

また、こうした情報を共有することは営業情報を企業に帰属させることにつながり、営業担当者の異動や退職などに伴う情報損失のリスクが軽減されます。

SFA導入の注意点

SFAの導入の際にはさまざまなメリットをもたらす一方で、注意点も踏まえておかなければなりません。これにより、より効果的な運用が実現します。

自社に適したツールかどうかを確認しておく

SFAは導入しようとするツールが自社や解決しようとする課題に対して適切なものでなければなりません。そこで事前に営業担当者が操作しやすいUIを備えているのかをはじめ、使いこなせる難易度なのか、また課題解決に必要な機能が揃っているかなどを確認しておく必要があります。

SFAの利用自体がゴールではない

SFAを導入した場合、社内や部署内に定着させるためには日常的に各種情報を入力していくことは欠かせない作業です。しかしながら、日々の情報入力作業が目的となってしまっては本来のゴールである課題を解決することはできません。

このため、SFAの導入にあたっては、設定された目標に対する営業活動の内容を評価を行い、改善点を把握して営業活動をアップデートしていくといった、継続的なPDCAサイクルが重要になります。

導入の目的を社内で共有する

SFAの導入によって営業活動を可視化するためには営業担当者の協力が欠かせません。情報入力が目的でないとはいえ、正確なデータが得られなければSFAを活用することはできず、導入の効果は見込めなくなってしまいます。

このような事態に陥らないためには、社内でSFAの導入による課題解決の効果を周知し、共有しておくことが大切です。

SFAについてのまとめ

・SFAは業務の効率化を図る営業支援ツールです。

・SFAとCRM双方の違いは、SFAは営業部門のためのもの、CRMは顧客のためのものという点です。

・SFAの基本的な機能には案件の管理、顧客の管理、商談の管理、営業活動履歴の管理、売上予測・実績の確認などがあります。

・SFA導入のメリットは業務効率化、営業活動の可視化、ノウハウの共有などができる点です。

・SFA導入の際の注意点としては自社に適したツールかどうかや利用自体がゴールではないこと、導入の目的を社内で共有する必要があることなどが挙げられます。