給与計算ソフトとは　主な機能と導入のメリットを紹介

2020年11月11日更新

この記事では、給与計算ソフトについて解説します。

勤怠管理や給与計算を手作業で行うのはとても手間であり、給料に関わることなのでミスが許されない作業です。特に従業員が多い事業所などでは、コストも多くかかります。また、税率や各種保険料の変更や年末調整に伴う作業量も悩みの種です。

しかし、給与計算ソフトを活用すると、これらの作業を効率化でき、コストの削減も可能になります。ここでは、給与計算ソフトについて内容と機能、種類別の特徴などを紹介していきます。

給与計算ソフトとは

給与計算ソフトとは入力された企業情報・従業員情報をもとに、自動で「給与計算」「給与明細書の作成」「年末調整」などを、自動で行ってくれるソフトのことです。

基本給や時間外労働の賃金、各種手当て等、各個人で細かい設定も可能になっています。

給与計算ソフトは、「クラウド型」「オンプレミス型」「ソフト型」があり、それぞれで特徴が違います。

利用料金は、月額で費用がかかる場合や、導入時に費用が発生する場合があり、給与計算ソフトによって様々です。

無料で使える給与計算ソフトもありますが、登録できる従業員の人数に限りがある場合や、機能が制限されている場合があります。

給与計算は手作業で計算すると時間を要することや、計算ミスなどの可能性がありますが、給与計算ソフトを活用するとミスが少なく、効率的に給与計算を行うことが可能です。

主な機能

給与計算ソフトは、給与計算の他にも様々な機能があります。その中から、主な機能を解説します。

自動計算

給与計算ソフトは従業員の給与に関わる計算を全て自動で行ってくれます。給与計算ソフトのメインとなる機能です。

従業員の勤怠情報をもとに、社会保険料や労働保険などの各種保険料、所得税などの計算も全て可能となります。

ソフトによっては、予算など予めデータを設定し、各個人の賞与を自動計算する機能など、細かいカスタマイズが可能です。

勤怠データ管理

給与計算ソフトは給与に関することばかりではなく、シフト管理や出勤情報など勤怠データを管理することも可能です。

給与計算ソフトを活用しない場合、シフトなどの勤怠管理は別のツールにて作業しなければなりません。

給与計算ソフトを使えば、これらの情報の一元管理が可能であり、従業員もPCやスマートフォンで個人の勤怠データを確認することが可能です。

給与明細閲覧

給与計算ソフトは、給与明細をオンラインで閲覧することもできます。

後述するクラウド型の給与計算ソフトを活用すると、従業員は給与明細をオンラインで確認が可能です。

ペーパーレスになるため、給与明細を出力する必要がなくなるというメリットもあります。必要であれば、各従業員がダウンロードすることもできるので、事務作業の大幅な効率化も可能です。

バージョンアップ対応

給与計算ソフトは、税率の変更や社会保険料の変更などがあっても、バージョンアップで対応し、全て自動で計算してくれます。給与計算には、所得税の源泉徴収や各種保険の計算が必要です。

特に税率の変更や保険料の変更がある場合には、給与計算ソフトを活用しない場合は手作業で修正が必要になります。計算が複雑になる場合があるので、変更には多くの時間を費やす場合が多いです。

給与計算ソフトは、これらの変更をバージョンアップで対応してくれるので、自動的に変更後の税率や保険料で計算してくれる機能があります。ほとんどのバージョンアップ対応は、自動更新してくれるので、作業が発生しません。

タイプ別で見るメリット

給与計算ソフトは、「クラウド型」「オンプレミス型」「ソフト型」があります。ここでは、種類別に特徴を解説いたします。

クラウド型

アプリケーション、データ共にオンライン上のサーバにアクセスして管理するのが、クラウド型の給与計算ソフトです。

入力や閲覧など全て、ブラウザ等でアクセスしサーバ上で処理するので、デバイス側のスペックにほぼ依存しないというメリットがあります。

また、従業員がアクセスしてシフトや勤怠入力、給与明細など、勤怠情報含めたデータを外部からPCやスマートフォンを使って行うことが出来ます。

全てオンライン上にあるため、バージョンアップなどの更新は自動的に行われるので、作業効率が良いのもメリットでしょう。

データはサーバ上に保存されているので、バックアップの必要もなく必要であれば勤怠や給料に関わるデータを細かくダウンロードすることも可能です。

比較的大規模の会社など、多くの従業員を抱える場合には特に向いています。導入のコストは、ほとんどが月額制で登録する従業員の数や利用できる機能によって月額料金が変わることが多いです。

最近は、勤怠入力にスマートフォン・PCだけではなく、ICカードや指静脈等の生体認証に対応しているサービスも多くなっています。

オンプレミス型

勤怠管理するデバイスにソフトを導入し、データを社内ネットワークのサーバに蓄積していくのがオンプレミス型の給与計算ソフトです。

ネットワーク部分をVPNで構築しサーバ部分をホスティングするサービスもあります。社内のネットワークやサーバを使うことで、高いセキュリティを保てるのがメリットです。

また、細かいカスタマイズなども可能なことが多く、多くの機能をつけることができます。

導入費用や月額利用料・管理コストが高額になることや、システム自体が複雑になる場合があるため、ある程度の知識を持つ人材を要する場合もあるのがデメリットです。

クラウド型や後述するソフト型で運用できない場合には、検討する価値がある方法と言えます

ソフト型

勤怠管理するデバイスにソフトを導入して運用するのが、ソフト型の給与計算ソフトです。

導入時にコストがかかりますが、他の方式と比べてランニングコストが安いというメリットがあります。

勤怠情報は、タイムカードと直接連携させる場合やタイムカードの情報をエクスポートして連携する場合が多いです。

比較的小規模の事業所など、勤怠管理する従業員の人数が少ない場合には、ソフト型が適しているでしょう。

クラウド型やオンプレミス型のように、従業員が勤怠データにアクセスして確認することができないというデメリットがあります。

まとめ

・給与計算ソフトとは勤怠情報から自動で「給与計算」「給与明細書の作成」「年末調整」などを、自動で行ってくれるソフトのことです。

・給与計算ソフトの主な機能に「自動計算」「勤怠データ管理」「給与明細閲覧」「バージョンアップ対応」があります。

・給与計算ソフトには、”クラウド型”と”オンプレミス型””ソフト型”があり、それぞれで特徴が違います。

・クラウド型・オンプレミス型の給与計算ソフトでは、従業員がネットワークにアクセスして、給与明細や勤怠データの閲覧・確認が可能です。

・給与計算ソフトは、税率の変更や保険料の変更などがあった場合、バージョンアップで自動的に対応してくれます。

・クラウド型の給与計算ソフトはオンライン上のサーバにアプリケーションがあり、データもサーバに蓄積していきます。

・オンプレミス型の給与計算ソフトは、セキュリティが高くカスタマイズ性が高いという特徴があります。

・ソフト型の給与計算ソフトは比較的小規模の事業所に向いていてランニングコストが安いという特徴があります。