オンラインイベントを運営するには？企画から開催までの流れと注意点

2021年7月13日更新

この記事では「オンラインイベント」について解説します。新型コロナウイルスの影響によりテレワークが普及する中で注目されるオンラインイベント。PCやスマホで気軽に参加できる一方で、運営側にとっては対応が難しい部分もあります。

そこで今回はオンラインイベントの運営に欠かせない知識を多角的に解説するとともに、オンラインイベント開催におすすめのツールと支援会社5選を紹介いたします。企業のイベント担当者には見逃せない情報が満載です。ぜひ最後までお読みください。

オンラインイベント運営の基礎知識

「オンラインイベント」とは、インターネットを利用してさまざまなイベントをWeb上で行うこと。新型コロナウイルスの感染拡大の影響により、会場に参加者を集めるリアルイベントが困難になったことから、オンライン上の開催が人気となっています。

オンラインイベントの主な種類

インターネットを利用したオンラインイベントにはセミナーや新人研修などの社内イベントをはじめ、各種展示・発表会から新人歓迎会の宅飲みにいたるまでさまざまなタイプがあります。それらを運営側の視点で分類すると、以下の2つに大別できます。

視聴中心型イベント

「視聴中心型イベント」とは、1人または数人の講演者が大勢のオーディエンスを相手に情報を発信するタイプのイベントです。具体例としては、ウェビナー(Webとセミナーを合わせた造語)や音楽教室の発表会、企業の社員総会や株主総会などがあります。

視聴中心型イベントは基本的に上意下達型の一方向発信がメイン。用途に応じてライブ配信・アーカイブ配信・オンデマンド配信などの方法を選択できるため、大勢が気軽に参加することが可能です。

参加型イベント

参加型イベントとは、バーチャル会議や合同セッションのように参加者全員が意見交換できる双方向タイプのイベントのこと。参加型イベントは不特定多数の人が同時参加するため、トラブル防止のルールやガイドラインを設けるのが基本です。

参加型のファンミーティングでは互いに見ず知らずの参加者が気さくに意見や情報を交換して盛り上がることができます。注意点としては、参加者が増えると通信環境を逼迫すること。また開催者には参加者をまとめる司会としてのスキルが必要です。

オンラインイベントを開催するメリット

オンラインイベントには運営者側と参加者側の双方にメリットがあります。

運営者側のメリット

費用を抑えやすい

迂遠医者にとってイベントをオンライン化する最大のメリットは開催費用を抑えやすいこと。会場や設備機器のレンタル費用やブースの制作費用、パーティを伴う場合のケータリングの配や費用などは一切不要。スタッフの交通費なども削減できます。

日程を調整しやすい

オンライン開催のイベントは日程を調整しやすいこともメリット。リアルイベントと違って会場の空きスケジュールに合わせる必要はありません。参加者もライブ配信以外のイベントであれば自分の好きな時間に参加できます。

遠隔地に住むユーザーの参加を期待できる

オンラインイベントはオフラインと違って会場に出向く必要がありません。インターネットさえつながれば海外や地方の人たちの参加も可能。また子育てや介護で外出もままならない方もオンラインなら手の空いた時間に参加できます。

オンラインイベントの参加者側のメリットの第一は、なんといっても参加しやすいこと。わざわざ会場に出かける必要がないので時間や交通費がかからず、ライブ配信以外は時間にしばられることもないので、参加のハードルが大きく下がります。

またビデオチャットを使って世界中の人々と会話を楽しむことも可能。通信事情によっては人数に制約がありますが、たとえばオンライン飲み会ツールで複数のグループを巡回して盛り上がる、といったオンラインならではの幅広いコミュニケーションも可能です。

オンラインイベントの注意点

オンラインイベントでは主催者側はもちろん参加者側にも安定したインターネット環境が必要です。通信トラブルが起きると映像や音声にタイムラグが生じたり、フリーズしたりすることがあります。

また運営者と参加者の間でITリテラシーやスキルに差があると双方向のコミュニケーションを取りにくい場合も。Web会議システムなどの専用ツールを用いる場合は、参加者全員が背景の設定や画面の共有などの操作に慣れておく必要があります。

オンラインイベントの流れと運営時のポイント

オンラインイベントを成功させるには運営時の対応はもちろん重要ですが、企画の提案段階から配信終了後のフォローアップまで重要なポイントがいくつもあります。そこで最後にオンラインイベントの流れと運営時のポイントについて解説します。

オンラインイベント開催までの流れ

STEP1：企画

オンラインイベントを企画する場合、最も参加してほしい参加者＝視聴者のターゲット層を細かく決めることがポイント。オンラインでは誰でも自由に参加できますが、不特定多数の集客をねらうよりもターゲットを限定した企画にするほうが集客効果が高まります。

どんな人に何を訴えたいかを明確にすれば、イベントの規模や内容、開催日時を決めやすくなります。外部の講師やファシリテーターなどを招聘する場合は早めにアポをとり、スケジュールを確保しておきましょう。

STEP2：開催当日までの準備

イベントの内容が決まったら当日の開催に向けた準備に入ります。まず集客のためにWebサイトやSNSにイベントの詳細を記載するなどの広報活動を行い、参加者を募集しましょう。

専用の配信ツールを利用する場合は入念にリハーサルを行い、スタッフの役割分担に問題がないか、インターネットの配信環境はきちんと整えられているかどうかを確認しましょう。

準備ができたらテスト配信を行い、PCやスマートフォンなど異なるデバイスに画面が対応できているかをチェック。参加者視点での表示や使い勝手などを把握しておくと良いでしょう。イベント参加方法の案内も忘れずに告知しましょう。

STEP3：開催当日の運営・進行

万全に準備したつもりでも、本番では想定外のトラブルが起きてしまうもの。何があっても冷静に対処するように心がけましょう。特に配信機材のトラブルは命取りになりかねません。できれば予備の機材も用意しておくと良いでしょう。

オンラインイベントはオフラインと違って参加者の反応がわかりづらいデメリットがあります。配信中は運営側で積極的にムードを盛り上げていきましょう。配信終了後はアンケートを募り、参加者の生の声を集めましょう。

アンケートはイベント配信の終了時にアンケートを依頼すると回収率が向上します。そうして参加者からフィードバックを得てPDCAサイクルを回し、次のイベントやアクションに取り込むことが大切です。

オンラインイベントを運営するときのポイント

開催当日のオンライン配信は1人でも可能ですが、トラブルや顧客のクレームといった緊急時の対応を考えるなら2人以上のスタッフで行うのがベスト。事前にリハーサルを行い、緊急時の連携や役割分担などをあらかじめ打ち合わせして決めておきましょう。

なるべくアーカイブを残す

オンラインイベントではライブで参加できる人は限られます。そこで当日配信したイベントをアーカイブの動画コンテンツとして残せば、参加できなかった人たちも自由に視聴できるようになります。

配信URLをイベント当日にも送付する

アーカイブの配信URLはイベント前だけでなく、配信当日にも送付して参加者にリマインドするのがおすすめです。URLの送付に合わせて配信方法や注意点なども添えておくと良いでしょう。

オンラインイベント運営におすすめのツール・支援会社5選

オンラインイベントを開催したいけれど経験も実績もないので躊躇している、という方も多いのではないでしょうか。ここではオンラインイベントの開催と運営を多角的にサポートしてくれるツールと支援会社をご紹介します。

オンラインイベント管理用ツール

「オンラインイベント管理用ツール」とは、イベントの開催や運用に関する情報を一括管理できるツールのこと。個人情報管理や参加費などの決済機能などさまざまな機能が選択可能。イベント内容や運営方法に照らして最適なツールを選びましょう。

EventHub(イベントハブ)/株式会社EventHub

「EventHub」は株式会社EventHubが提供するビジネス用のオンラインイベントツールです。中小規模のビジネスウェビナーから、世界規模のプレゼンテーションまで幅広い種類のオンラインイベントを効率的に開催することが可能です。

チケットの販売や決済、アンケート配布などオンラインイベントに必須な機能を自由に選択して利用可能。イベント後のフォローまでワンストップで実行できます。料金は個別に見積りが必要です。

EventRegist（イベントレジスト）/イベントレジスト株式会社

「EventRegist」はイベントレジスト株式会社が運営するイベント・マーケティング・プラットフォームです。リアルを含むイベントの告知や参加費などの決済、関連情報の管理など、イベント運営に関する作業効率を飛躍的に向上することができます。

料金プランは無料の「Basic」から法人向けの「Enterprise」まで4タイプから選択可能。一般的なイベント開催に必要な基本機能は無料。ビジネスイベントに必須の機能は有料でカスタマイズできます。ぜひ資料をダウンロードの上、ご確認ください。

オンラインイベント支援会社

「オンラインイベント支援会社」とは、その名の通りオンラインイベントの運営をサポートする会社です。オンラインイベントの開催経験がない場合や、イベントの成功率を高めたい場合に実績豊富な支援会社に委託すると効率的に実現できます。

株式会社ガイアックス

株式会社ガイアックスは東京都千代田区に本社を置く資本金1億円のIT企業です。ガイアックスのオンラインイベント企画・配信サービスは、オンライン配信によるイベント運営を一気通貫で実現するイベント専門の支援サービスです。

セミナーやカンファレンスなどのオンライン配信には高い技術と企画力が必要です。ガイアックスは企画段階から専門スタッフが設計を担当。スタジオ配信によるオンラインイベントはもちろん、オフラインとオンラインのハイブリッド配信にも対応できます。

料金は個別に見積りが必要です。

株式会社スペースマーケット

株式会社スペースマーケットは東京都新宿区に本社を置くベンチャー企業で、貸し会議室などのレンタルスペースを簡単に貸し借りできる「スペースマーケット」を運営しています。

2020年から新たにオンラインでのイベント支援サービスをスタート。デジタル配信に強いパートナー企業と連携し、オンラインイベントの企画から配信までをワンストップでサポートします。リアルとオンラインを組み合わせたイベントの実施も可能です。

料金の詳細はイベントによって異なりますので、お問い合わせのうえご確認ください。

株式会社イベック

東京都港区赤坂に本社を置く株式会社イベックは、株式会社ベクトルの完全子会社で、PRイベント等の企画運営を専門に行う会社です。PRイベントの実施・制作実績は年間300件以上。その豊富なノウハウで各種イベントをプロデュースします。

プロモーションイベントでは参加者のリアルな体験価値（エクスペリエンス）を創出。体験者の情報発信を効率的にサポートします。料金は個別に見積りが必要です。

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