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最終更新日

20200929

社員同士のコミュニケーションを密にする、おすすめの社内情報共有ツール

#セールステック

オンラインストレージ「セキュアSAMBA pro」

エンゲージメント経営コンサルティング「TUNAG」

情報共有ツール「Qast」

この記事では、社内情報共有ツールについて解説します。

新型コロナウイルス感染症対策や「働き方改革」の推進によって、リモートワークの導入が進む一方で、分散した社員のコミュニケーション手段と情報共有のあり方が新たな課題となっています。

そこでここでは、自宅やサテライトオフィスで働く社員と社内スタッフとのシームレスな情報共有を可能にする、社内情報共有ツールに着目。「社内情報共有ツールとはなにか」という基本事項の解説とともに、おすすめの社内情報共有ツールについて解説します。

リモートワークの社員を含む情報共有システムの構築を検討中の方は、ぜひこの記事をお読みになり、よりよいビジネスの参考にしていただければ幸いです。

社内情報共有ツールとは


社内情報共有ツールとは、会社の業務に関わる情報を集約してデータベース化することで、社内の情報共有とコミュニケーションの利便性を高めるツールです。情報が共有できない会社では、担当社員が替わるたびに同じ質問や試行錯誤をくり返す弊害が生じます。

社内情報共有ツールで共有される情報は、業務のノウハウや自社商品のナレッジ(知識)、顧客データなど多岐にわたります。それらを単に集積するだけではなく最新バージョンへの更新や、閲覧しやすいように整理するなどの管理作業が簡単にできることも重要です。

集積した情報は、百科事典サイトの「Wikipedia」のように社員が自由に検索できるデータベースにします。このような社内ストック型の情報共有ツールを「社内Wiki」と呼ぶこともあります。「社内Wiki」は情報の検索と閲覧だけでなく投稿や編集も可能です。

また社内情報には同じ業務に関わるチームやメンバー間のやりとりも含まれますので、社内のメンバーだけが使える社内SNSやチャットのようなコミュニケーションツールとのシームレスな連動も必要です。

社内情報共有ツールと社内チャットツールをうまく併用すれば、重要なナレッジやノウハウの共有を推進できるだけでなく、リモートワークの社員も含めた社内コミュニケーションの活性化にもつながるため、導入する企業が増えています。

おすすめの社内Wikiツール

Qast(キャスト)

「Qast」は、業務上のナレッジを蓄積整理して参照できる社内Wiki型の情報共有ツールです。

ナレッジの入力は、「Q&A方式」と「Wiki(メモ)方式」の2タイプ。重要な情報を簡単操作で一カ所にストックし、いつでも誰でも検索可能な状態に整理します。チャットツールのSlackと連携すれば、投稿内容がQastにも自動で蓄積。毎日のコミュニケーションの中に含まれる貴重なナレッジを書き移さずに自動保存できて、簡単に参照可能です。

Confluence(コンフルエンス)

Confluenceは、多彩な機能を誇る社内Wiki型のナレッジ管理ツールです。保存するコンテンツは、様々なフォーマットに対応。ブログやワープロ感覚でページ単位で作成できます。蓄積保存したコンテンツは、検索しやすいように階層構造で管理します。

Confluenceは、豊富な基本機能に加えて数多くのアドオン機能を好みで追加することも可能。上級者はマクロを使用して動的コンテンツを組み込み、他のページの要約を一覧表示させるといった改変もできます。

Docbase(ドックベース)

DocBaseは大企業からプロジェクトチームまでさまざまな組織形態に対応できる社内Wikiツールです。ドキュメント作成エディタは無駄な機能を抑えて気軽に投稿できるシンプル設計。外部メンバーとの情報共有もできるので、リモートワークにも対応できます。

セキュリティ面ではSAML2.0のシングルサインオンに対応し、アカウントの不正利用を防ぐため2段階認証を設定。メンバーのパスワードが漏洩しても被害を最小限に食い止めることが可能です

おすすめの社内SNS・チャットツール

ChatWork(チャットワーク)


Chatworkは仕事に必要なコミュニケーションの効率化を支援するビジネス用のチャットツールです。一般向けのチャットと同様に誰でも簡単に利用可能。グループチャットを形成すれば、社内外のメンバー限定でリアルタイムにチャットできます。

メッセージは全てキーワード検索が可能。タスク管理機能を使えば自分のタスクや他の人に依頼したタスクを期限ごとに確認できます。そのほかチャットでやりとりしたファイルの管理機能やビデオ通話機能も備えるなど多角的な運用が可能です。

Talknote(トークノート)

Talknoteはチャット形式の社内コミュニケーションツールです。シンプル設計のUIは使いやすく、メールよりもスピーディーかつ効率的な情報共有が可能。SNS感覚で「既読」と「未読」の確認も可能。良い投稿には「いいね!」もできます。

メッセージは社名と氏名で検索可能。部署やチームでグループを作り、社内外のメンバーともシームレスにコミュニケーションがとれます。タスク管理もチーム単位で行えば、業務の抜けや遅延を減らせます。セキュリティも万全。安心して業務に利用可能です。

TSUNAG(ツナグ)

TSUNAGは社内情報を円滑に共有し、コミュニケーションの活性化を支援するビジネス用のSNSツールです。PCやタブレット、スマートフォンからアクセスできる専用プラットフォームを構築。情報の伝達効率をアップし、エンゲージメント経営を推進します。

TSUNAGの導入で、離れた現場や自宅のスタッフとも同時に情報共有ができ、業務内容や企業理念もスピーディに浸透し、社員のモチベーションを高めます。チャットで相談や報告をリアルタイムにできるほか、ペーパーレス化で負荷を軽減。環境改善にも役立ちます。

おすすめのデータ共有ツール

Dropbox(ドロップボックス)

Dropboxは保存共有したいファイルをサーバー内に自動バックアップしたり、複数のPC間で同期できる多機能型のストレージサービスです。オフラインとオンライン、PCとスマートフォンといった異なるデバイスや環境下のデータも保存可能です。

さらに他のユーザーと共有して自動で同期しながら互いに編集しあうこともできます。個人ユースからビジネスまで幅広く対応。特定のメンバーが共同管理できる専用のフォルダーを作成したり、同期を制限するサブフォルダを作成したりすることも可能です。

セキュアSAMBA(セキュアサンバ)

セキュアSAMBAはビジネスユースに特化したオンラインストレージサービスです。操作は簡単で、アップロードやダウンロードはドラッグ&ドロップで可能。管理作業もブラウザ上で完結できます。

アクセス制限はフォルダ単位でユーザー・グループごとに3段階の権限を設定可能。IPアドレスや端末認証によるアクセス制限も利用できます。接続記録や編集履歴など各種ログも閲覧可能。通信は全てSSLにより暗号化。高セキュアな環境で安全に利用可能です。

Qiita Team(キータチーム)

「Qiita Team」は社内の情報共有がスムーズにできるクラウド型のデータストレージサービスです。記事はプレーンテキスト、議事録や日報はテンプレートで書式を統一。シンプルで使いやすいインターフェースで情報共有を効率化して生産性を高めます。

投稿保存した記事はフィードで共有。カテゴリーや階層などの面倒な分類や管理は不要で、検索も簡単です。記事にはコメント欄があるので議論やコミュニケーションにも活用できます。SNSのようなメンションを使って特定の相手に記事を届けることも可能です。

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