中規模・大規模組織向けグループウェア「Garoon（ガルーン）」とは

2020年11月12日更新

この記事では、サイボウズ株式会社が提供するGaroon（ガルーン）について解説します。

Garoonは、国内シェアナンバーワンを誇るグループウェア。企業内の情報共有と社員のコミュニケーション活性化に役立つ様々なアプリケーションを搭載しています。

サイボウズには「Office」というグループウェアの姉妹品もありますが、Garoonは従業員数万人規模の大手企業にも対応できる機能を装備。2002年の発売以来、中堅・大手を中心に5,400社におよぶ導入実績を誇る定番のビジネスツールです。ここではGaroonの特徴をわかりやすく解説していきます。

中規模・大規模組織向けグループウェア「Garoon（ガルーン）」とは

サイボウズGaroonは、掲示板や電子メール、アドレス帳、スケジュール管理、ファイル管理などビジネスに役立つさまざまなアプリをワンパッケージにまとめた定番のグループウェアです。高い実用性と使い勝手の良さで5,400社に及ぶ企業に利用されています。

用途に応じてパッケージ版とクラウド版が用意されています。電子メールやファイル管理など、便利で豊富な機能によって社内の情報共有やコミュニケーションが円滑に行えるだけでなく、海外の現地スタッフを交えたグローバルなプロジェクトにも対応できます。

Garoonの基本機能

サイボウズGaroonは、ビジネス環境の効率化に役立つさまざまな機能を標準装備した使いやすいグループウェアです。ここでは基本機能に焦点を当てて解説します。

ポータル

「ポータル(portal)」とは、インターネットやサイバービジネス用語では、ユーザーがインターネットを利用する際に必ずアクセスするWEBサイトのトップページや、拠点となるホームページを意味します。

Garoonの「ポータル」は、ユーザー宛のメールや更新通知、業務連絡など、ビジネスに直結する項目を一画面に集約。社内の各拠点の情報やプロジェクトごとの進捗状況など、様々な角度と視点で効率的に情報を管理できるほか、メールなどで発信もできます。

また個々のユーザーの使用頻度が高いコンテンツを「Myポータル」に登録して、自分専用のスタートページに設定したり、内外に散在するさまざまな情報を整理して社内ポータルを作成したりすることも可能。HTMLで簡易WEBサイトを構築することもできます。

スケジュール

Garoonの「スケジュール」は、チームやスタッフの業務予定を管理します。個人のスケジュールを登録できるだけでなく、プロジェクトスタッフ全員のスケジュールを登録して確認することも可能。会議室や応接室といった社内施設の予約にも活用できます。

またタイムゾーンにも対応できるので、時差のある海外拠点のスタッフとWEB会議のスケジュール調整も可能。さらに高機能のグループスケジューラーとして参加メンバー全員の予定と連絡事項を管理したり、予定変更の連絡と同時に出欠確認もできます。

スペース

「スペース」は、社内プロジェクトの情報を一画面に集約する機能です。掲示板で議論できる「ディスカッション」、チーム全員のタスクとスケジュールを共有できる「共有ToDo」、関係資料を一元的に管理して共有できる「ファイル共有」などを備えています。

「スペース」は「誰が、いつ、どこで何をするか」を可視化することで、チームによるプロジェクト進行を支援できる機能です。たとえば新製品開発や法人営業の対応など複数の部署の連携が必要な案件で、部署の枠を超えてチームの作業効率を高めます。

モバイル

「モバイル」は、スマートフォンやタブレット端末で「Garoon」の主要なアプリケーションを利用できる機能です。外出先からスケジュールを確認して調整したり、ワークフローの承認やファイルの閲覧などの社内業務をオフィスに戻らなくても処理できます。

モバイルでは、ブラウザを利用する「モバイルビュー」と専用アプリ「KUNAI」を用意。セキュリティポリシーに合わせて選択可能です。オプションの「セキュアアクセス」を利用すると、ユーザーごとにクライアント証明書を発行。アクセス端末を限定できます。

万一、社員の誰かがモバイル端末を紛失した場合は、その端末のクライアント証明書のみを無効にすることで、他のメンバーの端末に影響を与えずに情報漏洩を防止できます。

ワークフロー

「ワークフロー」は、利用頻度の高い事務処理や書類申請などの承認プロセスを電子化する機能です。申請経路の条件分岐や上司の設定など、日本独特の商習慣に合わせた承認プロセスのワークフローを詳細に設定可能。意思決定のスピードアップをはかります。

設定は全てノンプログラミング。複数の職務と組織を兼務するユーザーが多い場合は組織だけでなく役割に応じて分類できるロール機能や、アクセス権の細かい設定も可能です。それぞれの業務に必要な申請書のフォーム作成や承認経路の設定も簡単にできます。

Garoonの4つの特徴

企業向けのグループウェアとして国内トップシェアを誇るGaroonには、4つの大きな特徴があります。

特徴1：多彩な機能がワンパッケージ

サイボウズGaroonは、スケジュール管理・電子メール・掲示板・ワークフロー・ファイル管理など、社内の情報共有に欠かせない多彩な機能をワンパッケージに集約しています。企業規模や業務に合わせて最適なビジネス環境を迅速・安全・確実に構築できます。

特徴2：豊富なコミュニケーション機能

Garoonは、多様なビジネスシーンに対応できる豊富なコミュニケーション機能を装備しています。少人数向けの「メッセージ」、１対多数でやりとりできる「掲示板」をはじめ、スペース・スケジュール・ワークフロー・ファイルの各機能にコメントとメモ欄があります。

特徴3：充実の管理機能とスケーラビリティ

Garoonは、大規模組織での運用に欠かせない階層的なアクセス権の設定と、運用管理の権限委譲が可能です。また負荷の増大に対処できる高性能設計を採用し、数万のユーザーが同時にアクセスしてもレスポンスを維持できる高いスケーラビリティを実現しています。

特徴4：他社製品との連携もOK

近年の働き方改革やテレワークの普及により、グループウェアは社内情報共有だけなく、他社ツールとの連携も重要な機能です。GaroonはMicrosoft 365をはじめ、他社のさまざまな製品と連携可能なソリューションを提供しています。

まとめ

・サイボウズ株式会社のGaroonは国内シェアナンバーワンのグループウェアです。

・Garoonはビジネスを効率化するさまざまな機能を標準装備しています。

・Garoonは多彩な機能をワンパッケージで提供。他社製品との連携も可能です。