イベント会社はどこに依頼をすればよいのか、選び方とイベント進行の解説

2020年11月11日更新

この記事ではイベント会社について解説します。

イベントはコンサートやスポーツイベントなど一般向けに開催されるものから、セミナーや展示会などビジネス向けのイベントなど様々です。

それらイベントをクライアントから委託されてイベントを企画・制作し、運営していくのが「イベント会社」になります。

そこで、イベント会社とはどのようなものなのかについて説明し、主な分類やイベント会社の選び方を紹介します。

イベント会社とは

イベント会社とは、各種イベントの企画・制作から当日の運営までを総合的に請け負う会社のことです。

イベントには、展示会やコンサートなどの大規模のものから、ビジネスセミナーや記者発表会など中・小規模のイベントまで様々あります。

大規模なイベントは、企業や市区町村などのクライアントから総合広告代理店が引き受け、広告代理店からイベント会社に発注をするケースが案件が多いです。

イベントの全体プランニングや参加者を誘致するための広告や協賛社の募集については広告代理店がクライアントと打ち合わせながら進めていきますが、イベントの実施制作から当日の現場運営まではイベント会社が主導して進めていきます。

イベントにまつわる企画から当日の現場運営まで、実施会場への問い合わせや確保、当日に必要となる機材や運営スタッフの手配含め、　全体の制作業務を引き受けるのがイベント会社の役割です。

イベント会社の主な分類

大手イベント会社

大手イベント会社は、大規模のイベントを請け負うことが多く、各種デザインや空間プロデュースをはじめ、クオリティの高さに特徴があります。

様々な分野のイベントに携わることによって得た経験と実績があり、優秀なスタッフやクリエイターが多く在籍しているのも特徴でしょう。

規模の大きいイベントをはじめ、新商品の発表や発売のタイミングなど、一般生活者に対して価値を広くアピールするようなプロモーションの一環としてイベントを場合に大手イベント会社が採用されることが多いです。

また、イベントスタッフなどイベントに関わる人材を、自社で抱えていることも多いので、外部発注が少なく企画･制作においてスピーディーに対応できることも特徴といえます。

地域密着型のイベント会社

主に地域で行われるイベントに特化して請け負うことが多いのが地域密着型のイベント会社です。

請け負うイベントの内容は、地域で行われる夏祭りや町おこし等のイベントからその地域で行われる大規模なイベントまで多岐にわたります。

地域密着型のイベント会社は、地域性などの細かな部分まで特色を理解しているのが強みです。

そのため夏祭りや特産品をアピールするような地域に根付いたイベントには強いという特徴があるでしょう。

クライアントは、その地域の自治体や地元企業が多くなります。

また、企業などが地域に限定して商品をPRしたい時や、地域に向けたイベントを開催したい時などに使われるのが地域密着型のイベント会社です。

専門性の高いイベント会社

イベント会社の中には特化した分野など、専門性の高い分野のイベントを専門に扱うイベント会社があります。

イベントには規模の大小、イベントの内容、扱う分野に様々な種類がありますが、それぞれ企画から運営方法に違いがあります。

基本どのようなイベントでも扱うイベント会社も多い中、ある分野に特化して扱うのが専門性の高いイベント会社です。

ライブやコンサートなど、音楽系を専門に扱うイベント会社や、展示会や物産展などを専門に扱うイベント会社などがこれにあたります。

ライブなどは、音響や照明などの資材や道具、ステージの演出などが他のイベントと比べ特殊であるため、専門性の高いイベント会社が有利といえるでしょう。

また、総合的にイベントを取り扱いますが、ある専門分野が得意なプロデューサーやディレクターが多く、その結果として専門性が高いイベントの実績が増えるため、ある専門分野のイベントが特に強い、というイベント会社も多いです。

イベント会社の選び方

開催したいイベントの内容で決める

開催したいイベントの内容によって選ぶイベント会社は違ってきます。

それぞれのイベント会社によって、扱っているイベントの内容や専門性に違いがあるからです。

例えば、少人数のセミナーや会議などの小規模のイベントは扱わないイベント会社もあります。

また、地域性の高いイベントに特化したイベント会社などもあるので、その会社がどのようなイベントを主に扱うのかを把握したうえで、適切なイベント会社を選ぶことが大切です。

費用で決める

イベント会社の費用は、内容や期間、規模などによって、変わってきます。

また、イベント会社によってはクオリティの高さや賞の受賞歴などで、同じ内容でも費用が高い場合もあります。

そのためイベント会社を選ぶ時には費用とのバランスを考慮する必要があるでしょう。

大手のイベント会社などで、優秀なディレクターやクリエイターがイベントを手がける場合はどうしても費用は高くなる傾向にあります。

その分、開催するイベントの成功度やクオリティには期待出来ますが、かけられる予算によっては他のイベント会社を選ぶことも必要です。

担当者と密な連絡が取れるかどうかで選ぶ

担当者と密な連絡が取れるかどうかは、イベントの成功や目的、成果に大きくかかわります。

イベントは企画から当日の運営まで確認することが非常に多岐に渡るために、担当者と密に連絡が取れなければイベントがうまくいかない可能性があるからです。

イベントはクライアント側からある程度のコンセプトや目的をイベント会社に伝えた後は、基本的にイベント開催に必要な具体的な企画の作成や、イベントに係る関係各所への連絡についてはイベント会社に任せることになります。

クライアント側の意図や意向を形にし、実際に伝えるのはイベント会社の担当者になるので、密に連携、連絡を取れることが大切な要素ということです。

見積もりや問い合わせの段階で、実施する際の連絡体制や担当者の実績などを確認し、どのような対応をしてくれるかなどで判断して選ぶと良いでしょう。

イベント会社が何を得意としているかで選ぶ

開催するイベントがどのような内容かによっては、その内容が得意なイベント会社を選ぶと良い場合があります。

映像に関するイベントや音楽のイベントなどは、機材などに専門的なものが必要になる場合があり、知識や経験が重要な場面が出てきます。

イベント会社によっては、ある分野のイベントを専門的にしている会社やその分野を得意としている会社があります。

イベントの内容によって、そのイベント会社が何を得意としているかを基準に選ぶのも選択肢の一つです。

まとめ

• イベント会社とは、各種イベントの企画・制作から当日の現場運営までを総合的に請け負う会社のことです。
• 大手イベント会社は、大規模のイベントを請け負うことが多く、デザインや空間プロデュースなどイベントクオリティの高さに特徴があります。
• 祭や特産品を紹介するイベントなど、地域で行われるイベントに特化して請け負うことが多いのが地域密着型のイベント会社です。
• イベント会社の中には特化した分野など、専門性の高い分野のイベントを専門に扱うイベント会社があります。
• イベント会社の選び方にはイベントの内容や費用などでそれぞれ選び方があります。
• イベント会社は担当者との連絡が密に取れるか、どのようなイベントを得意としているかで選ぶのも大切です。