退職の予兆を見える化する「従業員サーベイ」の実施メリット

2021年7月27日更新

多くの企業では、従業員の予期せぬ突然の退社を経験しています。とはいえ退職に至る従業員には必ず理由があり予兆もあるものです。

そこでそれらを客観的に指標で計測し、「見える化」するのがアンケートの一種である「従業員サーベイ」です。従業員サーベイの実施には、アンケートの実施を効率化するクラウド人事労務ソフトを活用するのがおすすめです。この記事では、従業員の定着化に対する課題と従業員サーベイの実施メリットなどもあわせて解説します。

企業成長の課題となる従業員の退職

従業員が定着に至らず退職してしまうことは貴重な人材を失うことであり、企業にとって大きな課題となります。従業員が退職に至るケースは、モチベーションを下げてしまった従業員が突然退職してしまったり、長期休み明けに従業員が出社しなくなってしまうといった事態などさまざまです。

これらを防ぐには、できるかぎり退職の予兆を察知すること。しかしながら個々の退職の予兆を察知することは決して容易なことではありません。

一方で、その予兆に企業側がいち早く気がつき、原因を取り除くことができれば、突然の退社を事前に思いとどまらせることができるだけでなく、従業員にとってより働きやすい環境の構築につながります。

見えるSOSと見えないSOS

従業員が退職に至るまでの予兆は、それ自体が従業員自身のSOSでもあります。だからといって、企業側が従業員のすべてのSOSを察知できるとは限りません。これはSOSであることには変わりがなくても、そこには見えるSOSと見えないSOSという違いがあるからです。

見えるSOS

まず見えるSOSですが、こちらは欠勤や遅刻早退といった、勤怠関係の情報を正しく把握していれば察知することができます。

このため特定の従業員の欠勤が増えたり、遅刻・早退など勤怠が乱れたりしているのであればこれは見えるかたちでSOSを発信していると考えてよいでしょう。また、残業が多く、周囲と比較して働きすぎていたり、一方で仕事で明らかなミスが増えるといったケースも同様に見えるSOSと考えられます。

見えないSOS

見えるSOSに対し、見えないSOSは従業員自身の心情の変化など個々の内面に端を発するため、発見しにくくなかなか気づくことができません。

また見えないSOSの場合、退社に至る従業員は会社や仕事への愛着がなくなってやりがいを感じられなくなっていたり、職場の人間関係に悩んでいることもあります。さらには、職場以外でプライベートにトラブルを抱えていることもあります。

従業員のSOSは見えにくいもの

このように従業員のSOSには見えるSOSと見えないSOSがありますが、大抵は見えにくいものと考えなくてはなりません。

仮に従業員が常に退職のSOSを出してくれるのであれば、その企業と従業員の関係は比較的良好だといえます。もちろん、従業員が困ったときにはためらわずにSOSを発し、企業側がそれをキャッチしてフォローする関係性を全員と構築していることは理想です。しかし現実はそうではありません。

多くの従業員にとって、悩みは上司に相談しにくいものであり、評価や出世への影響を考えがちです。

このため、企業側としては多くの従業員はSOSを発してくれないことを前提にし、見えないSOSに気付く仕組みをつくっておかなければなりません。

見えないSOSとはエンゲージメントが低下している状態

見えないSOSを発している従業員の多くはエンゲージメントが低下している状態に陥っています。

このエンゲージメントとは仕事と仕事をしている人の関係がどういう状態であるかを示すものですが、大きくは「熱意」、「活力」、「没頭」の3つの要素が満たされているかかが基準となります。

つまり企業側が従業員のエンゲージメントの状態を正しく把握し「見える化」できれば、見えないSOSを察知できる可能性も高まるといえます。

従業員のエンゲージメントを見える化する方法が「従業員サーベイ」

エンゲージメントの程度を「見える化」するにはその状態を知る仕組みが整っていなければなりません。その手立てが「従業員サーベイ」です。

従業員のエンゲージメントは高い状態に越したことはありませんが、人によって違いがあります。、かつある日突然、著しく低い状態に陥るわけではなく、低いことそのものが退社に結びつくわけでもありません。このためエンゲージメントにおいては変化を察知することが大切になります。

その点、従業員サーベイならエンゲージメントの変化を把握するために必須となる継続的な定点観測をすることが可能です。

従業員サーベイでは従業員の満足度や愛着をアンケートによって調査し、収集したデータを企業と従業員の関係性を改善するために活用します。

なかでも人事・労務に関する手続きの自動化を目指すクラウド型ソフトウェア「SmartHR」による従業員サーベイは、組織や個人のエンゲージメントの状態や変化を見極めるために、効果的なアンケートの質問設計方法や、アンケートの実施・集計、原因の特定などができるとして注目を集めています。

SmartHRの従業員サーベイの特徴

SmartHRでは従業員サーベイの際、アンケートフォームの作成や配信、回収、集計、さらには分析まで、ひとつのサービスで簡単に実施できるよう設計しています。これにより、SmartHRならではの特徴的な従業員サーベイが可能です。

1.最初から信頼性の高い質問ができる

SmartHRでは全世界で標準化されているエンゲージメントの考え方である「ワークエンゲージメント」が従業員サーベイにおける考え方の基礎となっています。またこれは、慶應義塾大学商学部の山本勲教授との共同研究・開発によるものです。

2.手軽にアンケートの依頼・集計ができる

SmartHRの従業員サーベイはシステム本体と連動しているため、従業員データや部署情報などの取り込み作業は一切不要です。このため導入したその日か
ら運用でき、手間がかかりません。

3.スムーズな分析で課題が発見できる

SmartHRの従業員サーベイなら、部署や役職などをかけ合わせてクロス集計できることはもちろん、SmartHRが持つ人事労務の客観的なデータも組み合わせることができます。これにより課題を深堀りしたうえで原因を特定することが可能です。

SmartHRの従業員サーベイの利用イメージ

SmartHRの従業員サーベイはその特徴を活かすことでアンケートを通じ、さまざまな活用方法が想定できます。そこで、その一例をご紹介します。

エンゲージメント調査

従業員の職務や自己成長、また上司や同僚についてなど、エンゲージメント調査はSmartHRの従業員サーベイにおける代表的な利用方法です。またアンケートにはSmartHRの標準の質問を使用できるほか、結果は部署や性別、雇用形態などによって簡単に分析することができます。

不定期実施のアンケート

研修の感想や異動希望、福利厚生に関する要望など、不定期実施のアンケートにもSmartHRの従業員サーベイは活用できます。またアンケートはいつでもすぐ簡単に実施できるだけでなく、収集したデータは一元管理されるのですぐに見返すこともでき、従業員のリアクションが把握しやすくなっています。

従業員サーベイならSmartHR

ここまでのような機能や特徴はもちろん、SmartHRの従業員サーベイにはさらに多彩な機能が数多く備えられています。
このため、SmartHRなら従業員サーベイをよりスムーズに、そして有効活用することが可能です。
そこでSmartHRの従業員サーベイについてより詳細を知りたい方は、ぜひこちらから資料をダウンロードをおすすめします。