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最終更新日

20200622

チャットツールとは?ビジネスにおけるメリットや導入のポイント

#マーケテック

プライベートシーンを中心に、国内ではLINEに代表されるコミュニケーションツールが一般的になってきていますが、ビジネスシーンにおいても業務効率の改善を目的にチャットツールの導入が増加しています。

そこでこの記事では、特にビジネス利用におけるチャットツールのメリットや導入のポイントの解説とともに、代表的なチャットツールもご紹介します。

チャットツールとは

チャットツールはPCやスマートフォンなどのデバイスによってリアルタイムで情報交換が可能なコミュニケーションツールです。メールなどと異なり、会話するような双方向のコミュニケーションが特徴で、1対1だけでなく複数人で利用することもできます。

特にビジネス用途に特化したチャットツールをビジネスチャットともいい、SNSのような操作性や利便性とともに、業務連絡や情報共有など、ビジネスの効率化を目的とした機能を備えています。またビジネスチャットではテキストベースのチャットが主なコミュニケーションの手段となりますが、音声や映像によるやりとりのほか、ウェブ会議や従業員ごとの作業の進捗状況を管理・共有するタスク管理なども可能です。こうした機能により、ビジネスチャットは社内外のより円滑なコミュニケーションや業務の効率化を目的に各企業で導入が進んでいます。

ビジネスにおけるチャットツールのメリット

チャットツールを導入することにより、ビジネスにおけるコミュニケーションのさまざまな課題解決の可能性が高まります。

グループチャットなどどこでも会議が行える

チャットツールはインターネット回線とデバイスさえあれば国内外問わずどんな場所からでもコミュニケーションが可能です。そこでチャットツールに搭載されている音声通話やビデオ通話機能を利用すればオフィス以外でグループチャットやWeb会議を行うことができます。

またスマートフォンの保有率がPCを上回ったことにより、チャットツールは商談や海外出張時の連絡手段のほか、現在注目を集めるテレワーク(リモートワーク)の円滑化にも貢献します。

メールよりも手軽なコミュニケーション

チャットツールは、これまでビジネスおいて主要な連絡手段のひとつとして用いられてきたメールよりも手軽で素早く利用することができます。メールの場合、送信の際にはメールアドレスをはじめ、件名、そして本文を入力しなければなりません。一方でチャットツールならSNSに近い感覚で登録されているメンバーやグループ名を選択して本文となるメッセージを入力するだけで送信が可能です。このため、外出先から社内への簡潔な連絡や報告を実現できます。

プロジェクトの管理の負担軽減

チャットツールでは情報共有やスケジュール管理、課題管理によってプロジェクト全体を管理することもできます。例えば、プロジェクトの管理者はチャットツールによって現場の濃い情報も入手することが可能です。一方、各担当者はプロジェクトの進捗をチャットに報告するためメンバー全員が状況を把握することができます。また、リアクションのないメンバーに対しては特定の相手に通知できるメンションによって、重要な連絡を逃すリスクを軽減できます。

チャットツール導入のポイント

チャットツールは提供するベンダーによって機能が多様化していますが、選択する際には用途に応じた機能や特徴に着目することでより効果的に運用できます。

目的

チャットツールを導入する際には、あらかじめ自社の課題を明確にし、目的を設定しておく必要があります。誰がどう使うかが不明瞭な場合、十分に活用されずツールは利用されなくなってしまうことも少なくありません。

チャットツールはあくまでもコミュニケーションを助ける手段のひとつであり、目的や役割があってこそ、その効果を発揮します。

使いやすさ

チャットツールは使いやすさも重要です。このため画面デザインや操作方法などを事前にチェックしておく必要があります。

また、導入の基準として、実績の豊富なツールを選ぶのもひとつの方法です。多くの企業が導入しているツールは利便性の高さを裏付けるものであり、サポートに関する情報も蓄積されているともいえます。

機能

チャットツールの導入では導入目的と利用シーンを想定し、必要な機能を見極めます。チャットツールには、無料版と有料版が用意されているのが一般的です。また、通常有料版ではより多くの機能がサポートされますが、自社の運用方法を十分検討し、コストに見合った導入を検討します。

利用人数

チャットツールは利用人数によっても料金が異なる場合があります。そこで導入規模においても、費用とのバランスが大切です。仮にごく小規模で導入する場合、機能同様、無料のツールでも十分な場合があります。

セキュリティ

チャットツールは複数の社員が同時に情報を共有するものです。このため、情報漏洩には十分注意しなくてはなりません。そこで、個人情報保護基準を遵守しているほか、通信を暗号化しているなど、セキュリティ対策が施されたツールを選ぶ必要があります。

代表的なチャットツール

ここまでのように、ビジネスツールとして利用が期待できるチャットツールですが、現在多くのベンダーからさまざまなツールがリリースされています。中でもビジネスチャットにおいて代表的なツールは次のようなものがあります。

LINE WORKS

コミュニケーションツールとして広く利用されるLINEのビジネスチャットツールです。ファイル送信や共有のほか、出欠確認やアンケート機能なども備えています。LINEのUIを踏襲しているため、ビジネスチャットツールを利用したことがなくても違和感なく操作できます。ビジネス用途でありながらスタンプによるハートウォーミングなやりとりも魅力です。

Slack

世界150カ国以上で利用されているアメリカ発祥のビジネスチャットツールです。Google DriveやDropboxといったフォルダ共有サービスや、カレンダーなど1,000種類以上の外部機能と多彩な連携ができ、カスタマイズ性が高いのも特徴です。1対1のコミュニケーションのほか、「チャンネル」というチャットルームを作成してグループチャットも行えます。

Chatwork

国内を中心にSlack同様に認知度の高い、日本発のビジネスチャットツールです。グループチャットやファイル共有などビジネスにおいて必要な機能を備えています。特に「タスク管理」機能は業務進行上大きな強みで、SNSに近いユーザー検索機能などとともに外部クライアントとのやり取りにも最適です。

Workplace by Facebook

Workplace by Facebookは、世界最大規模のSNSユーザー数を誇るFacebookの情報共有の仕組みをビジネスチャットツールとして提供するものです。ただし、Facebookアカウントとは連携していないため、IDを持たなくてもグループチャット、ビデオ通話などの機能を利用することができます。一方、さまざまな仕様はFacebookを踏襲していることから、Facebookユーザーであれば使い慣れた環境で操作が可能です。

InCircle

マニュアルを必要としない、簡素なデザインが特徴のビジネスチャットツールです。これにより利用者の年齢やITスキルに左右されることなく、全社的な業務効率化の実現します。またクライアント端末側のデータまですべて暗号化するなど、セキュリティ対策に強みを持つのが大きな特徴です。

Talknote

SNS感覚で情報交換が可能なビジネスチャットツールです。グループ機能、メッセージ機能、タスク機能の3つにより、社内のエンゲージメントを向上させるツールとして、コミュニケーションの円滑化に寄与します。

また独自の人工知能でモチベーション量を可視化するHR機能や、使いやすいインターフェイスも特徴です。

チャットツールについてのまとめ

・チャットツールはPCやスマートフォンなどのデバイスによってリアルタイムで情報交換が可能なコミュニケーションツールです。

・チャットツールを導入することにより、ビジネスにおけるコミュニケーションにさまざまなメリットをもたらします。

・チャットツール導入の際は、目的、使いやすさ、機能、利用人数、セキュリティなどがポイントとなります。

・代表的なチャットツールにはLINE WORKS、Slack、Chatwork、Workplace by Facebook、InCircle、Talknoteなどがあります。

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