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最終更新日

20210325

5W1Hの効果的な順番|上司に報告する際とプレゼン時でどう変わる?

#マーケテック

ビジネスにおいての伝達やコミュニケーションは、社内外問わず的確に相手に伝えることが重要です。5W1Hは、説得力をもって相手に伝えるためにあるフレームワークで、様々なシーンや相手で応用ができます。

また、プレゼンや営業資料、コンテンツ制作などマーケティングにおいても効果を発揮するでしょう。

この記事では、5W1Hを活用し効果的に相手に伝えるための内容を紹介していきます。

5W1Hの効果的な順番

5W1Hは、それぞれの要素を基礎に順番通りに構成することが大切です。また、ビジネスシーンや相手によって協調する項目を作ることや順番を変えると効果的です。ここでは、5W1Hの効果的な順番を紹介します。

5W1Hとは、ビジネスの基本となる伝達における構成のWho(だれが)When(いつ)、Where(どこで)、What(なにを)、Why(なぜ)、How(どのように)を示す用語です。これら6つの要素で構成することで、的確にコミュニケーションがとれ、必要なことを正確に伝えることができます。

伝達方法は、直接顔をあわせて伝達する場合やメールや社内メッセンジャーなどの伝達ツールがありますが、どのような伝達方法でも基本の構成は同じです。
基本は上記にあげた通りの順番で伝達したいことを構成して相手に伝えることが重要になります。

そもそも5W1Hとは?

ビジネスでは、様々なセクションがあり情報が伝わることで成果に結びつきます。成果のためには情報を正確に伝え、それが相手に間違いなく伝わることが重要です。

5W1Hは、その為の基礎となるフレームワークになり、社内におけるメールや会話、社内外のプレゼンテーションなどの場面でWhen(いつ)、Where(どこで)、Who(誰が)、What(何を)、Why(なぜ)、How(どのように)の順番でまとめ、整理して文章を構成します。

5W1Hの効果として、自身も相手も内容を把握しやすくなり、漏れや重複なく情報を伝達することが可能です。他の効果として、伝えた相手への認識のズレを察知することやマーケティング戦略や4P分析などと、あわせて利用しやすいという利点もあります。

5W1Hの効果的な順番

・上司へ報告する場合

上司へ報告する場合は、When→Where→Who→What→Why→Howの順番が相手に伝わりやすくなります。

この順番で伝わりやすいのは、新聞記事やインタビュー記事など多くの人が慣れ親しんだフォーマットだからです。伝達する内容や重要度によって、Who(誰が)が重要な場合はWhoを最初に持ってきても良いでしょう。

・プレゼンする場合

プレゼンなど相手に”共感”を得たい場合は、Why(なぜ)→How(どうやって)→What(何を)の順番で話すとよいでしょう。

マーケティングコンサルタントとして世界的に有名なサイモン・シネック氏がアメリカのプレゼンTV番組「TED Talks」で提唱しました。故スティーブジョブス氏など、多くの経営者が演説やプレゼンを行う時もこの順番に沿っています。
他のhen、Where、Whoの情報はWhatに補足の形で紹介するのがポイントです。

5W1Hを応用したフレームワーク

5W1Hは、様々な場面で活用できますが、基本的な構成を応用することで、より伝わる効果的なフレームワークもあります。ここではその種類と内容、効果的な場面を紹介します。

情報伝達において5W1Hの基礎的な構成を押さえるのはとても有効ですが、シチュエーションによってはさらに要素を付け加えて伝えるとより効果的な情報伝達が可能です。

また、マーケティング戦略として企画や分析、プレゼンにも役に立ちます。
主に5W1Hに「How Much/(いくら)」の要素を足した「5W2H」さらに「Whom/(だれに)」の要素を付け加えた「6W2H」がマーケティングの場面で力を発揮するでしょう。

5W1Hで内容や指数を正確に伝え、さらにその後のメリットをダイレクトにイメージしやすいので、マーケティングとうシチュエーションでより印象的に伝えることができるということです。

5W2H

5W1HにHow much(いくら)を追加したのが5W2Hです。Why→What→Who→When→Where→”How much”→Howの順番が一般的です。

ビジネス文書やプレゼンにはコストや利益を考慮することが必須になります。
さまざまなプロジェクトの企画書に向いている概念です。Whereの後にHow much(いくら)を追加することで、全体像をよりダイレクトに相手に伝達することができます。

6W2H

5W2Hから新たにWhom(誰に)を追加したのが6W2Hです。When→Wher→Who→”Whom”→What→Why→How→How muchの順番がマーケティングでは一般的です。

5W2HにWhom(誰に)を追加することにより、ビジネスにおけるターゲット層をより明確にしたものになります。さらにWhich(どちら)という比較対象を設定し、その優先順位を問う要素を加えた7W2Hも存在します。

5W1Hを効果的な順番で伝えるポイント

ビジネスやマーケティングに関わる伝達は5W1Hを用いると、効果的に相手に伝えることが可能です。特にプレゼンや報告書では、それぞれの要素を順序立てて組み立てることが大切になります。ここでは、効果的な順番で伝えるポイントを解説します。


5W1Hを用いて相手に伝えるためには、それぞれのシチュエーションで効果的な順番で文章を組み立てることが大切になります。そのためには思考を整理し、それぞれの要素を明確にすることがポイントです。

また、必要な資料や書類を分析することや、伝える際の要素に抜けや漏れがないか確認しておくことも必要です。相手により伝わりやすく印象に残すためには、重要な要素が何なのかを明確にして先に伝えることが必須です。
例をあげると場所が重要な場合は、Whoreからはじめると相手が興味関心をもって読んだり聞いたりしてもらいやすくなります。

思考を整理する

まず最初に必要な要素を紙に書き出してから、それぞれの単語や文章を5W1Hに分類してまとめます。紙に書き出すことにより、相手に伝えたいことや全体像が明確に見えてきます。

また、足りない要素や必要がない要素もわかりやすくなるので、相手が理解しやすい5W1Hを組み立てることが可能です。最近では、思考を整理することに効果的なデジタルツールもリリースされているので利用するのも良いでしょう。
以下におすすめのツールを紹介します。

XMind(エックスマインド)/株式会社デジカ

XMind(エックスマインド)は、株式会社デジカが運営する感覚的な操作でマインドマップを作成できるツールです。

思考の中にある、複雑な単語や文章、アイデアをまとめて視覚的に確認することが可能になります。プレゼンなどに使用できる「プレゼンテーションモード」や「ガントチャート」にも定評があります。料金は13,036円ですが、機能が制限された無料版もあります。

MindMeister(マインドマイスター)/MeisterCo.LTD.

MindMeister(マインドマイスター)は、MeisterCo.LTD.が運営する世界中で利用者がいるマインドマップ作成ツールです。

全てクラウドで管理されるので、通信環境とデバイスがあればどこでも操作可能という特徴があります。プロジェクトやプレゼンテーションなどさまざまなシチュエーションで利用できる見やすいUIには定評があります。料金は無料版から機能によってプランが4つに分かれており、サブスクリプション課金形式です。目安としてプロ版で月額915円です。

伝わりやすい資料や書類を分析する

次に相手に伝達するために必要な資料や書類を分析します。最初に紙に書き出した要素やツールを活用して表した要素に照らし合わせ、それぞれの資料や書類を照らし合わせてみます。

それぞれの要素がどう活用されているか、フレームワークにあてはめて自分なりに分析してみるとよいでしょう。分析の時に伝わりやすい文章の書き方をまねることで、コミュニケーション力が向上できます。

抜け漏れがないか確認する

文章を書いた後は、最初から注意深く読み直してみることが大切です。予め5W1Hにあわせたチェックリストを作っておき、使用していない5W1Hの項目があれば、抜けや漏れを埋めるようにします。

この時、頭の中で読み直すよりも音読した方がより正確に確認でき、相手に伝える際の予行にもなります。

重要な要素から先に伝える

5W1Hに準じた構成で相手に伝えていきます。相手にとって最も重要なことから触れていき興味を引いてから全体像や強調したいことを伝えていくことがポイントです。

たとえば場所が重要な場合には、Whereの項目からはじめていくということになります。

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