KPIとは？目標達成の進捗管理に欠かせない重要な定義の基礎知識

2021年3月29日2024年7月8日

この記事ではKPIについて解説します。KPIは業務の進捗管理に利用される分析評価指標のひとつ。BtoBやBtoCの一般的な業務はもちろん、近年では人事マネジメントや顧客の満足度といった定量的な計測が難しい分野の成果指標としても活用されています。

ここではKPIの基礎知識から導入のメリット、具体的な設定方法や注意点にいたるまで幅広く解説します。またKPIの達成に役立つツールも厳選して紹介。自社の業務に最適なKPIツールをお求めの方には必見の情報が満載です。どうぞ最後までお読みください。

そもそもKPIとは？

KPIとは、事業の目標値を達成する上で絶対に欠かせない分析評価の指標です。ここでは「そもそもKPIとは？」という基本的な定義をはじめ、KGIやKSFとの違いについても説明いたします。

KPIの定義

KPIの語源は、英語の「Key Performance Indicator」の頭文字をとった略語です。日本語では「重要業績評価指標」と訳されます。KPIは事業開始から終了にいたるまでの進捗状況を計測し、目標が計画どおり達成されているかどうかをたえず確認するための指標です。

目標達成に関する他の指標との違い

・KGI

KGIは、英語の「Key Goal Indicator」の略で、日本語では「重要目標達成指標」といいます。KPIは前述のように進行中の事業の達成度をたえず把握することを目的とした指標です。それに対しKGIは事業やプロジェクトの最終的な目標値を意味します。

・KFS

KFSは、英語の「Key Factor for Success」の略語で、日本語では「重要成功要因」と訳されます。KFSは文字通り事業やプロジェクトを成功(Success)させるための鍵となる重要な要因(Key Factor)をあらわします。

KFSと同じ意味の指標がCSFです。CSFは「Critical Success Factor」の略語で、日本語ではKSFと同じく「重要成功要因」と翻訳されます。CSFもKSFと同様に企業戦略を成功に導くために欠かせないマーケティング指標です。

KPI設定のメリットと注意点

KPIを事業の指標として設定することで、多くのメリットが得られます。一方で、KPIの設定や運用を誤れば効果的な進捗管理や目標達成はできません。そこで本項ではKPI設定のメリットと注意点について解説します。

メリット

組織と、それに紐づく個人が達成すべき目標が明確化する

事業計画を実行に移す際にKPIを事前に設定することで、組織をはじめタスクやプロセスに紐づけられた各従業員にいたるまで、取り組むべき目標が明確化されて浸透します。社員やチームひとりひとりがやるべきことを自覚できれば自主的に行動しやすくなるというメリットがあります。

また事業の進捗状況をたえず把握できれば、目標を達成するために何をすべきかをすばやく判断してPDCAサイクルに反映するなど、業務の進展と改善をスピーディにこなしやすくなるのもメリットです。

KPIのもうひとつのメリットは、業務の優先順位が明確になること。KPIを正しく設定すれば、「誰が何をどうするか」だけでなく「何を先に行うべきか」がわかりやすくなり、業務の効率化とリソースの最適化を図ることが可能です。

同時に「今は何を後回しにできるか」も明確になるため、結果として生産性が高まります。さらに各自が目標達成に向けて取り組むべき課題も明確になり、改善への対応もしやすくなります。

従業員が公平に評価されやすい

KPIは基本的に数値として計測できる指標です。KPIを設定すれば業務の達成率や進捗状況が定量的な目標として数値化されるため、評価基準を統一しやすくなるというメリットがあります。

生産性向上につながる

KPIの導入によって達成率や評価基準が明確になると従業員の意識も統一され、組織のモチベーションアップにつながります。また目標や課題をKPIによって可視化することで、改善すべき課題や目標が社内で共有できるようになり、他の社員も問題解決に協力しやすくなるメリットがあります

注意点

多く設定しすぎない

KPIの設定でよくある間違いが、評価指標を増やしすぎること。ある程度以上のプロジェクトになると部署ごとにKPIを設定するなど指標のセグメントを細分化しすぎる傾向があります

KPIに多くの要素を盛り込めば、それだけ緻密な分析評価ができるように思われがちですが、指標が多すぎると測定と分析に手間がかかる上に、どの指標を重視すべきかわからなくなり、かえって混乱を招きます。

KPIは事業目標を効率的に達成するための指標です。組織全体で評価基準を体系的に統一し、最も重要な項目だけに絞り込むこと。タスクやプロセスごとに優先順位をつけて設定することが重要です。

高すぎる設定にしない

KPIを設定する際に業績アップを意識するあまり、高すぎる目標値を設定してしまいがちになります。そうすると現場のモチベーション低下をまねき、かえって業績が悪化するケースも少なくありません。

KPIを達成するコツは、実現可能なレベルの目標値を設定すること。またKGIの目標値を絶対不可侵とせず、KPIの分析結果によって適宜見直しができる柔軟な環境づくりを行うことも大切です。

KPIを設定する方法

KPIをビジネスに応用する場合、重要なのは目標を達成することだけではありません。KPIのデータを組織や各部署のスタッフが共有することで、全体の情報として共有し、業務の効率化と公正な評価を実現することが重要です。KPIはそのための指標として設定することを心がけましょう。そこで最後にKPIを設定する方法について具体的に解説します。

KGIを細分化し、KPIツリーを作成する

KPIを設定するためにまず最初に行う作業は、KGI(事業の最終目標)を設定すること。数値化したKGIをKFSの要素ごとに細分化してKPIを作成します。

具体例としてECサイトの売上アップをめざす場合、KGIには売上額の目標値を設定。KFSは売上アップの手段として「広告の出稿」「SEO対策」「SNSのマーケティング運用」などの必須要素をリストアップします。それらの要素ごとに最適なKPIを設定します。

たとえばKFSが「SNSのマーケティング運用」であれば、KPIは「SNSからの目標流入数」を設定します。さらにそれを細分化して「新規顧客数」と「リピート顧客数」というKPIを下請けの形で設定しましょう。

KFSを「売上目標」にする場合は、その下にKPIを細分化して「成約率」「顧客単価」「コンバージョン率」などに枝分かれします。それぞれに第2層のKPIを設定しましょう。

KPIとKGIの関係を図式化すると、ひとつのKGIから複数のKPIに枝分かれする構成になります。KPIも項目によってさらに細分化したKPIに枝分かれします。それを図式化したフレームワークが「KPIツリー」です。

KPIツリーは1つのKGIを頂点として、複数のKPIに枝分かれする構成が基本。KPIツリーを作成することで事業目標の全体像をわかりやすく「見える化」することが可能になります。

SMARTを意識する

「SMART」は、KPIを正しく設定する際に重視すべき5つのポイントを頭文字にしたもの。

Sは「Specific（明確性）」。目標を定性的なスローガンなどではなく、明確で具体的な数値にします。

「M」は「Measurable（計測性）」。すなわちKPIは定性的なスローガンやあいまいな理念などではなく、計測可能な数値目標にすること。

Aは「Achievable（達成可能性）」。努力次第で達成できる現実的な目標を設定すること。

Rは「Relevant（関連性）」。KPIの数値目標は、KGIや各従業員の目標とどう関連しているのかをチーム全員が包括的に理解しなればいけません。

Tは「Time-bound（適時性）」。KPIをだらだら続けるのではなく、きちんと期限を定めて実行することをあらわします。

KPI管理におすすめのツール4選

この記事ではKPIマネジメントの達成に役立つおおすめツールを4つ厳選して紹介します。

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