適切なスケジュール管理で得られる効果
適切なスケジュール管理は、多くのメリットや効果があります。そのためには内容を適切に理解しスケジュールを管理することが大切です。ここでは、それぞれどのような効果があるのか紹介します。
その日やるべきことがわかる
適切なスケジュール管理を行うことで、その日に何を完了させるべきかがわかりやすくなる効果があります。やるべきことを把握せず曖昧なまま仕事を始めてしまうと、作業のやり直しなどで余計に時間が生じることもあるためです。
月単位や年単位などであげるべき成果や目標に向けて業務を行う場合には、進捗を計算しながら作業を行うことがベストですが、スケジュール管理がないと日によって作業量にばらつきが出てしまいます。適切なスケジュール管理をすることで進捗を確認しながら作業を進めることができ、その日やるべきことが明確になります。
作業を効率化し、残業を減らすことができる
スケジュール管理で1日の作業内容がはっきりしていると、優先順位を決めて仕事を進めやすくなります。やるべき作業内容がわかっていれば、一つの作業が完了した後も次にやることがわかっているので、業務間の移行に手間取らずに済みます。このことで時間の有効活用につながり、残業時間の削減につながります。
仕事の進捗状況を把握できる
定期的にスケジュールを確認することで、仕事の進捗状況がはっきりとわかります。
イレギュラーなどでスケジュール通りに進捗しない場合でも、認識することが可能なので修正がしやすくなります。また、対応漏れやダブルブッキングを防ぐことにも役立ちます。
適切な仕事量を見極められる
スケジュールを管理し把握することで、業務をこなすために必要な期間や時間がわかります。ある目標や成果に向けて作業を進める場合には、進捗状況を常に把握することが大切です。
自分やチームメンバーにとって適切な仕事量を把握するためにもスケジュール管理が必要になります。各々の適切な仕事量がわかっていないと、無理なスケジュールや作業の割り当てを組んでしまうことになります。
キャパシティを超えた仕事を引き受けるとミスや作業の非効率化にもつながるので、納期に間に合わず信頼を失う恐れがあります。スケジュール管理は自身の適切な仕事量を見極め、無理なく作業や業務を進めることに役立ちます。
スケジュール管理の流れ
スケジュール管理は最初に、必要なタスク等を適切に把握することが大切です。
ここではどのような流れでそれぞれ進めていけば良いかを紹介していきます。
スケジュール管理をする際は、まず現状の把握から始めることが大切です。
成果や目標などに向け、やるべき業務や必要な作業など全てを確認していきます。そうすることで、それぞれに付随するタスクが見極められるのでスケジュールを組みやすくなります。
さらに一つのタスクを分解し、細かい作業内容を確かめることで、完了までに必要な時間を予測しやすくなります。それぞれのタスクは、担当者についてもはっきりさせておくことが大切です。多くの業務や作業が、自分ひとりで完結すれば問題ありませんが、自分以外に作業を依頼することや協力しながら業務を行うことも考えられます。あらかじめ担当者がわかっていれば、スムーズにスケジュールをこなすことが可能です。
次に細分化したタスクごとに締め切りを設定し、それぞれ適切な日時設定ができているか確認します。それぞれの締め切りを設定することで仕事が延滞するリスクを減らすことができます。また、タスクごとに優先順位が見えてくるので、業務を行う順番がわかりやすくなります。
締め切りが早いものや作業量が多いものから優先して着手し、納期に間に合わせるように進めていきます。さらにタスクの内容に応じて締め切りの日付だけではなく、時間も設定しておくことで細かに業務を行うことが可能です。作業量が多いものは、締め切りまでに進捗確認の機会を設けることで、無理なく管理することが可能になります。
最後にタスクを済ませるまでに必要な時間を予測し、スケジュール通りに実行可能かを確認します。予測の際に無理せず現実的に遂行可能なスケジュールを立てることがポイントです。必要なゴールに向けて全体像を把握し、それぞれのタスクを確実にこなしていくことが大切です。自身が必ずできる作業時間を適切に組むことで、成果にむけての道筋も見えてきます。
また、チームでの仕事が必要な場合は、メンバーにも確認しながらスケジュールを調整すると良いでしょう。
スケジュール管理を上手に行うコツ
スケジュール管理を上手に行うにはポイントやコツがあります。
ここでは、特に大切なポイントやコツを項目別に紹介します。
- スケジュールの一元管理
- バッファを設ける
- 作業にかかる時間を測る
- 難易度の高いタスクは早めに取り組む
- 前日までに翌日のスケジュールを組む
スケジュールは一元管理する
スケジュール管理は複数のツールで行わず、一元管理することが大切です。紙のメモ帳やスマホアプリなど、複数の管理ツールを使っていると確認漏れが生じやすくなります。予定が急に入ったときなど、イレギュラーがあった場合にとりあえずメモをしてその後にツールに入力すると非効率だけではなく、入力忘れなどが起こる可能性があります。ツールとメモ帳を併用することは、かえってデメリットが大きくなる可能性もあります。
チームなどの複数社員でのプロジェクトの場合は、共通のタスク管理ツールを使う方法や、データを自身のスケジュール管理ツールに取り込んで管理する方法がベストです。自分だけではなく他の従業員のスケジュールも把握できるので、協力して仕事を進めやすくなります。
また、お互いのスケジュールや進捗状況を共有しておくことでスムーズな連携ができるようになります。社内情報の共有も一つの決まったツールのみで運用できれば、情報や進捗の共有漏れも起こりにくくなります。
バッファを設ける
スケジュールやタスクは”バッファ”を設けることが大切です。バッファとは、「余裕」「ゆとり」という意味になります。
全てがスケジュール通りに進めばいいですが、突発的なイレギュラーが起こる可能性はあります。トラブルなどが起こり予定通りにタスクを処理できないことも考慮しながら予定を立てておくことが必要です。また、余裕がある場合は前倒しで作業や業務を進めてバッファを設けることも大切です。
各作業にかかる時間を測っておく
日頃から各作業にどの程度の時間がかかるか計測しておくと、スケジュール管理の際に予測を立てやすくなります。
時間の計測は、次回のスケジュールを組む時に役立つことや仕事の効率を見直す際に役立ちます。自身の予想より多くの時間を取られている作業や業務があれば、原因を見極めて対処することで時間短縮や効率化が目指せます。
難易度が高いと想定できるタスクは早めに取り組む
スケジュールを考えるときは、難易度の高いタスクから先に着手できるようにスケジュールを組んでいくことがポイントです。
難しいものほど多くの作業量が必要となり、時間がかかってしまうため、後に回すと間に合わないなどのリスクがあるからです。難易度が高い業務を後回しにし放置するとさらにそのリスクが上がり、せっかくのスケジュール管理が上手く行かなくなります。
前日までに翌日のスケジュールを組む
スケジュールを組む際には前日までにスケジュールを立てておくことが大切です。
仕事の当日に予定を立てようとすると、調整がうまくいかずに連絡待ちなどの無駄な待機時間が生じる可能性があるからです。出勤直後から速やかに作業を進めることで、時間の効率化も図れます。
スケジュール管理ツールおすすめ5選
個人やチーム等でスケジュール管理を行う場合にはツールを使い一元管理するととても便利で効率よく行えます。
ここでは、スケジュール管理におすすめのツール5選を紹介していきます。
サイボウズOffice/サイボウズ株式会社
サイボウズOfficeは、約6万社が導入している信頼度の高いグループウエアです。
スマートフォンなどモバイルデバイスから使え、スケジュール管理や共有に使えます。中小企業など、比較的小規模グループに向けて設計されているのが特徴です。料金は1ユーザーあたり500円になっており、無料期間が設けられているので気軽に導入できるのもメリットです。
TeamOn（チームオン）/株式会社フレクションコンサルティング
TeamOnは、スケジュール共有やタスク管理などが使えるグループウエアです。
グループチャットやファイル共有など、チームの進捗を効率化させ、成果にむけて業務を進めるのに役立ちます。
非常に見やすくシンプルなUIに定評があり、導入後すぐに運用を開始できるのが特徴です。料金はアカウント数、ストレージ容量によって段階的にプランが用意されています。無料プランもあります。
Lifebear（ライフベア）/株式会社ライフベア
Lifebearは、手帳感覚でスケジュール管理ができるスケジュールツールアプリです。カレンダーやToDo、メモや日記など多彩な機能が使えます。
着せ替えテーマやスタンプなどが豊富に用意されており、UIを自分好みにカスタマイズ可能です。
基本機能は無料で利用可能になっており、有料プランに変更すると機能追加や広告非表示になります。
スケジュールの共有は可能ですが、グループウエアの機能は少ないので、個人のスケジュール管理におすすめです。
ScheduleLook（スケジュールルック）/株式会社ビービーシステム
ScheduleLookは、Office 365の機能である「Microsoft Teams」上でグループの予定表を共有できるアドオンツールです。
チームの個人がスケジュール管理を行うことでグループウェアとして利用できるようになります。オンライン会議機能や共同作業機能など、プロジェクトを効率的に行う機能が特徴です。料金はユーザー数500名まで月額17,500円になっており、501名からは段階的に1ユーザーの料金が加算されます。
eeasy（イージー）/株式会社Ｅ４
eeasyは、スケジュール調整に関わるあらゆる作業を自動化してくれる日程調整ツールです。G SuiteやMicrsoft 365とデータ連携して利用します。
日程調整に特化しているので、組織で行う業務に関わる日程調整をシンプルに効率良く行うことが可能です。料金は調整回数によって加算される仕組みとなっているので、低コストで日程調整を自動化することができます。また、オプションを追加するとグループで使える予約受付ページを追加することができます。