この記事では、会議室管理ツール・サービスについて解説します。
社内の会議やクライアントなど、来訪者で使われる会議室は、ビジネスチャンスを逃さないためにも重要な場所です。そのために会議室の利用をスムーズに行うために、会議室管理ツール・システムを使い適切に運用・管理することは重要です。
ここでは、会議室管理ツール・サービスとはどのようなものかと、おすすめの会議室管理ツール・サービスを紹介していきます。
会議室管理ツール・システムとは
会議室管理ツール・システムとは、会議室利用の予約やキャンセル、利用状況の管理ができるツール・システムのことです。多くのツールやサービスが、データを社内サーバーやクラウド上で管理でき、状況を共有できる仕組みになっています。
会議室管理ツール・システムを導入することで、手作業によるミスやキャンセル忘れを防ぐことが可能になるなど、会議室を効率的に運用することができます。
また、とりあえず会議室を押さえて、結局利用しない「カラ押さえ」がなくなるので、会議室が使われていないのに利用できないという非効率化もおきにくくなります。大切なクライアントや取引先との商談時に会議室の予約ミスなどで、ビジネスチャンスを逃すようなことも格段に少なくなるということです。
会議室管理ツール・システムの多くは、クラウド型を採用しているので社内はもちろんのこと、営業先など出先から会議室の利用状況を確認することや会議室の予約が可能になります。他に管理している会議室の状況を他ツールと連携できる機能や、一定時間予約した会議室の利用がない場合、会議室の利用が予定より大幅に早く終了している場合は自動キャンセル機能などでさらに効率的な会議室の運用が可能です。
会議室管理ツール・システムは、専用デバイスの導入が必要な場合もありますが、最近はシステムとアプリで予約・入退出を管理するサービスとアプリと専用のセンサー等を組み合わせて予約・入退出を管理するサービスが一般的になっています。他に、社内メール、社内掲示板、ワークフロー管理などのグループウェアと一体になった会議室管理ツール・システムもリリースされています。
おすすめの会議室管理ツール・システム10選
様々な会議室管理ツール・システムがリリースされていますが、それぞれで特徴や機能、コストに違いがあります。ここでは、おすすめの会議室管理ツール・システムを紹介します。
ResourceLook（リソースルック）
ResourceLookは、会議室管理や他の設備予約管理、来訪者管理ができる会議室管理ツールです。株式会社ビービーシステムが、システムの開発・提供をしています。
Office 365/Exchangeと連携させて利用・管理します。特徴として来訪者情報の管理も可能です。管理や予約、状況確認、入退出情報の入力はパソコンやタブレット端末から行います。無料トライアル終了後に、利用可否確認の後から有料になる仕組みです。料金は初期費用50,000円で、月額利用料金は会議室数によって変わります。
touch-mee（タッチミー）
touch-meeは、Office365、G Suiteの施設予約と連携して利用する会議室予約システムです。株式会社ISID-AOがシステムの開発・提供をしています。
特徴として、入退出の入力を会議室に貼り付けた「NFCシート」にモバイルデバイスをタッチすることで管理するシステムです。そのためシステム導入が容易であるというメリットがあります。料金は初期費用無料で、会議室1室につき月額3,500円です。
ACALL MEETING（アコールミーティング）
ACALL MEETINGは、OutlookやGoogleカレンダーと連携させ、予約や管理できる会議室予約システムです。ACALL株式会社がシステムの開発・提供をしています。
モバイルデバイスにQRコードを表示させ、入退出確認する仕組みです（タッチモニターによる手入力も可）。料金は見積りになりますが、受付1端末であれば無料でできるので、受付など来訪者管理で試してから本格導入を検討するということもできます。
RECEPTIONIST For Space（レセプショニスト）
RECEPTIONIST For Spaceは、会議室ばかりではなく、仮眠室や休憩室等あらゆるスペースの入退出が管理できる、管理システムです。株式会社RECEPTIONISTがシステムの開発・提供をしています。
利用しやすくシンプルなデザインのUIが特徴です。会議室予約などのスペース予約・管理機能の他にも、終了10分前通知機能やOutlookやGoogleカレンダーとの連携機能もシンプルに利用できます。
iMeeting®-R（アイミーティング アール）
iMeetingR-Rは会議室利用に関わる様々な管理・運用機能が充実した会議室予約システムです。NTTデータ ジェトロニクス株式会社がシステムの開発・提供をしています。
あらゆる会議室予約管理機能のほかにも、会議室にいながら利用延長申請や来客時にドリンクをオーダーできる機能などがあります。また、会議室だけではなく、コワーキングスペースサービスやレンタルオフィス・貸し会議室サービスなど、業種や環境にあわせてシステムをカスタマイズすることも可能です。
ebisumart（エビスマート）
ebisumartは、総合クラウドプラットフォームです。クラウドを介して、様々なビジネス活用が可能なサービスであり、会議室予約システムやグループウェアとしても利用できます。株式会社インターファクトリーがシステムの開発・提供をしています。
ECサイト等のマーケティングに強いツールなので、会議室予約システム単体として導入を考えている企業には向きませんが、総合的に導入して営業強化を図るときには良いサービスです。
BRoomHubs（ブルームハブス）
BRoomHubsは使いやすさを追求して作られたクラウド型会議室予約サービスです。株式会社アークシステムがシステムの開発・提供をしています。
予約機能や来訪者管理機能などの一般的な会議室予約サービスの機能ほか、会議室のデバイスにデジタルサイネージを表示することやSSO認証連携などが、アップグレードオプションとして用意されています。
ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）
ChoiceRESERVEは、来訪者のデータを蓄積し基幹システムや、セールスフォースから参照できることが特徴のクラウド型会議室予約システムです。株式会社リザーブリンクがシステムの開発・提供をしています。
会議室の来訪者データをマーケティングに活用できるよう、他ツールへの連携機能が充実しています。直感的に利用できるようなUI設計がされているので、導入後の社員への浸透も難しくありません。料金は2プラン用意されており、使える機能やオプションによってプラン分けされています。
RESERVA（レゼルバ）
RESERVAは、会議室予約を始めとした、予約受付・来訪者管理ツールです。株式会社コントロールテクノロジーがシステムの開発・提供をしています。
基本機能と予約件数100件以内であれば、ユーザー登録するだけで無料利用が可能なので、小規模利用の企業や店舗などでもおすすめです。
それ以上の機能や規模で利用する場合は有料になりますが、月額利用料金が2,000円からという低コストで使えるのが大きなメリットになります。プランは、予約可能件数や使える機能によって4つのプランから選択する仕組みです。