メール配信システムとは　主な機能と選ぶ際のポイント

2020年11月11日更新

この記事ではメール配信システムについて解説します。

インターネットのメール配信を活用したWebメールマーケティングは、企業規模や業種を問わず販売促進策として大きな成果をあげています。また学校や自治体などの緊急連絡手段としても導入が進められており、今後も幅広く普及すると見てよいでしょう。

そこで今回はメールマーケティングに欠かせないメール配信システムの種類や機能、選ぶポイントなどを解説します。メールマーケティングの導入を検討中の方はぜひ最後までお読みください。

メール配信システムとは

メール配信システムとは、Eメールやメールマガジン（メルマガ）を大量の送付先に一斉配信できるツールをいいます。

PCやスマートフォンの普及により、メールマーケティングは手軽で費用対効果の高いWebマーケティング施策として大きな注目を集めています。しかし一般的なメールアプリでは、ひとつのIPアドレスから大量のメールを一括送信することはできません。

メール配信システムは複数のIPアドレスに配信を分散することで大量の一斉配信を可能にしています。また悪質な迷惑メールを防止するドメイン認証や電子署名にも対応。プロバイダーに受信をブロックされることもありません。

さらに複数のコンテンツを顧客の年齢や性別などの属性ごとに振り分けて送信したり、Webショップで買い物をした顧客にフォローメールを自動送信したりすることも可能です。

オンプレミスタイプとクラウドタイプ

メール配信システムにはさまざまなバリエーションがありますが、利用形態としてはオンプレミスタイプとクラウドタイプの2種類に大別することができます。

オンプレミスタイプは、一般のソフトウエアと同様に、PCやサーバーにインストールするタイプ。オンプレミスタイプのメリットは、重要なデータを自社管理して情報漏洩リスクを回避できることと、カスタマイズ性の高さにあります。

オンプレミスタイプのメール配信システムは、パッケージソフトとしても販売されていますが、大手企業は安全性と利用目的への適合性を高めるためにシステム開発会社に外注したカスタムソフトを導入しています。

一方、クラウドタイプは専門企業が提供するサービスをインターネット経由で利用するシステムです。ハードもソフトも専門企業のシステムを利用するため、システムやデータの維持管理は不要。低コストで手軽に導入できるメリットがあります。

セキュリティ面ではオンプレミスタイプに劣るとされていますが、近年ではネットワークのセキュア対策や個人情報の取り扱いを厳格化することで、安全性を高めた運用を可能にしています。

大量配信タイプとセグメントタイプ

メール配信システムは配信の目的別に大量配信タイプとセグメントタイプに大別できます。

大量配信タイプは文字通り数千から万単位のメールを一斉配信できるシステムのこと。大量のメールを一度に配信するには手間も時間もかかりますが、大量配信タイプは複数のIPアドレスを確保して一気に配信することが可能です。

一方のセグメントタイプは、顧客のニーズや属性に合わせたメールを分別配信ができるシステムのこと。ECサイトの運営では顧客データと連携して見込客を割り出し、ピンポイントにメールを配信することで購入意欲を高める効果があります。

主な機能

メール配信サービスには、一般のメーラーとは違う独自の機能があります。

一斉配信

一般のメーラーでは大量のメールを一斉配信することはできません。特にauやdocomo、softbankなどの携帯キャリアやGmail、Yahoo!などのフリーメールの場合、一斉送信されたメールをスパムと判定。送受信をブロックします。

メール配信サービスでは、キャリアやフリー系のメアドへの一斉配信を可能にするため、配信用のIPアドレスを分散してIPブロックを防止したり、一定以上のメールは間隔をとって送信するなどの技術的な対応を行っています。

自動配信

自動配信もまたメール配信サービスの特徴的な機能のひとつ。あらかじめ設定した配信時間にメールを自動で配信します。個別の時間設定もできるので、相手の都合に配信時間を合わせることで、メールの開封率をアップさせる効果があります。

メールリスト管理

顧客数が増えると面倒になるのがメールリストの管理です。たとえば、メルマガ会員の登録や配信停止やメアドの変更などを手作業で行うと手間も時間もかかり、入力ミスも多くなります。

メール配信サービスでは、メルマガの登録・変更・配信停止は顧客側の入力操作を受けて自動的に変更されるため、管理者が手作業で変更する必要はありません。ミスによる誤送信や送信漏れを防止できるのも大きなメリットになります。

メールカスタマイズ

配信メールやメルマガを手軽に編集できるのもメール配信システムのメリット。HTMLメールのテンプレートを専用エディタで編集してカラーやレイアウトなどを簡単にカスタマイズすることができます。既存のメールの編集も容易です。

メール配信システムを選ぶポイント

メール配信システムは需要が多く、無料で使えるアプリもたくさんあります。有料のシステムも多くの場合、一定期間だけ無料で使える「お試し期間」があるので、導入を検討する際に利用してみるのも方法のひとつです。

選ぶ際には運用コストと一斉送信機能ばかりに着目しがちですが、すでに説明しているようにメール配信システムには「一斉配信」「自動配信」「メールリスト管理」「メールカスタマイズ」など、さまざまな機能があります。

また配信を予定しているのがメールかメルマガかによっても、必要な機能がちがってきます。メルマガの場合は、 デザイン性の高いメルマガを簡単に作成できるかどうか、登録申込と配信停止フォームの作成が可能かどうかも重要なポイントです。

そのほか配信先のリストを管理者が一括で登録できること。緊急メールをすぐに一斉送信できること。配信したメールが何件届いたか、届かなかった場合は原因を確認できるか。開封率やクリック率を検証できるかどうか、などをチェックしましょう。

まとめ

・メール配信システムとは、Eメールやメルマガを大量に一斉配信できるツールをいいます。

・メール配信システムはオンプレミスタイプとクラウドタイプの2種類に大別できます。

・メール配信システムには大量配信タイプとセグメントタイプに分類可能です。

・メール配信サービスには、一般のメーラーとは違う独自の機能が数多くあります。